6 элементов плана выполнения проекта (с передовым опытом)

План выполнения проекта может быть ценным инструментом для эффективной реализации и выполнения крупной рабочей задачи. Создание плана выполнения проекта может помочь вам определить необходимые задачи, ресурсы и результаты для успешного выполнения проекта. Понимание элементов этих планов может помочь вам обеспечить достижение вашей командой целей и ожиданий акционеров. В этой статье мы рассмотрим, что такое план выполнения проекта, элементы, которые необходимо включить в него, и рекомендации, которые помогут вам создать план для вашей команды.

Что такое план выполнения проекта?

План выполнения проекта (PEP) — ​​это документ, который определяет и описывает, как команда намерена выполнить большую рабочую задачу. Обычно в нем описываются конкретные целевые цели проекта, а также то, как и когда команда намеревается их достичь. Этот документ направляет работу и управление проектом и устанавливает соответствующие условия и шаги, которые необходимо выполнить, чтобы выполнить требования контракта. Ключевые участники проекта создают этот план вместе с руководителем проекта и обновляют его по мере изменения или увеличения своих задач.

6 элементов плана выполнения проекта

План выполнения проекта может иметь различные элементы, которые позволяют создать окончательный и действенный план реализации и выполнения. При создании плана выполнения проекта учитывайте следующие элементы:

1. Объем проекта

Определение масштаба является важным аспектом плана выполнения проекта. Определение масштаба включает в себя идентификацию и формулировку целей проекта в четких и конкретных терминах. Определение содержания проекта может предоставить заинтересованным сторонам краткую информацию о целях и задачах проекта. Создание определения содержания включает определение общей цели проекта и детализацию всех задействованных элементов. Сюда могут входить:

• Описание работы проекта: Описание работы проекта может иллюстрировать роли и обязанности отдельных членов команды и выделять важные элементы, которые могут повлиять на конечный результат проекта.

• Ограничения и границы. Объем может включать ограничения и границы доступных ресурсов или информации и пояснять, как это может повлиять на результат проекта.

• Временная шкала и вехи. Команда может также включить в определение области временную шкалу и вехи проекта, чтобы убедиться, что они соблюдают соответствующие сроки, и информировать заинтересованные стороны о продолжительности отдельных задач.

• Окончательные результаты: команда может включить окончательные результаты в определение содержания. Это могут быть отчеты, продукты, услуги или новые разработки программного обеспечения, и они определяют, что клиенты или заинтересованные стороны получают после выполнения задачи.

• Критерии успеха: Объем может также включать описание того, как команда планирует измерять успех проекта и отдельных участников проекта. Это гарантирует, что каждый имеет полное представление о своих ожиданиях и получает признание за важные достижения.

2. Качество и технические стандарты

Масштаб проекта помогает создавать четкие результаты задач, и одним из важных элементов выполнения этих процессов являются их технические характеристики и характеристики качества. Определение этих стандартов может помочь в успешном завершении проекта. Некоторые параметры технических и качественных спецификаций могут включать:

• Четкие и согласованные определения. Определение соответствующих терминов и понятий может помочь всем членам команды понять, как эффективно выполнять необходимые процессы.

• Стандарты и планы с привязкой ко времени: может быть полезно добавить в процесс конкретные временные рамки, чтобы все участники знали, когда ожидать конкретной корректировки или развития.

• Описания, включающие числа и измерения. Во избежание путаницы рассмотрите возможность использования описательного языка, включающего поддающиеся измерению стандарты качества, которые помогут упростить идентификацию элементов и процессов.

• Достижимые цели: Это может помочь команде оставаться мотивированной и приверженной, если они чувствуют, что их цели и стандарты эффективности достижимы. Рассмотрите возможность попросить членов команды высказать свои ожидания и учесть их при создании PEP.

3. Цели

PEP может также включать формулировки целей, в которых описывается, что команда надеется реализовать и завершить в результате проекта. Это может включать ожидаемые результаты, вехи и жизненный цикл крупных рабочих задач. Заявление о цели может объяснить цель, которой служит проект, почему команда планирует его выполнить и какие выгоды, по их мнению, принесет проект. Он также может определить конкретные риски или проблемы и указать, как команда планирует их преодолеть или свести к минимуму.

4. Распределение ресурсов

Документ PEP может также включать в себя список ресурсов и места, где они распределены. В то время как определение содержания, характеристики качества и цели проекта показывают, как команда планирует завершить проект и что он может дать, описание ресурсов определяет, что требуется команде для того, чтобы привести план реализации в действие. Ресурсы проекта могут включать в себя капитал, людей и материальные блага, необходимые для выполнения крупной рабочей задачи. Правильно распределенные ресурсы могут гарантировать, что команда достигнет желаемых стандартов качества и поставленных целей.

5. График проекта

Планирование — неотъемлемая часть PEP, которая помогает команде пройти все этапы проекта. Некоторые менеджеры проектов могут решить разделить общие задачи на более мелкие части. Они также могут устанавливать вехи и сроки, чтобы отметить достижения команды на протяжении всего процесса.

Из-за потенциальных изменений в поставках сырья, планировании преподавателей или требованиях по времени может быть полезно подготовить сотрудников и заинтересованные стороны к изменениям и исключениям из графика. Руководитель проекта может вносить коррективы в цели или стандарты, чтобы гарантировать, что завершение проекта соответствует графику. Иногда может потребоваться ускорение производительности, чтобы уложиться в сроки, что может привести к тому, что члены команды будут работать над задачами одновременно.

6. Организационные компоненты

Организационные соображения могут быть важным аспектом успеха вашего PEP, поскольку они могут помочь установить точные детали. Некоторые организационные аспекты, которые следует учитывать, включают:

• Основные сведения о персонале. У менеджера проекта и других важных членов команды могут быть разные роли. Рассмотрите возможность выделения уникальных обязанностей ключевых членов команды, чтобы все были хорошо информированы о том, кто отвечает за какой процесс.

• Роли, принимающие решения: определение того, кто имеет право принимать определенные решения, может помочь команде работать слаженно и позволить членам команды определить, к кому обращаться, если у них есть вопрос или проблема.

• Методы: Организация проекта может включать различные методы, в том числе методы координации и отчетности о результатах, а также методы мониторинга проекта.

• Подход к командному участию: Дополнительным организационным элементом является определение того, как делегировать труд и энергию команды. Подумайте, есть ли разные группы членов команды, выполняющие отдельные задачи, или вся команда работает вместе для выполнения одной задачи за раз.

Лучшие практики для создания плана выполнения проекта

Когда вы создаете PEP со своей командой, включение ключевых преимуществ и стратегий может помочь вам быть эффективным и действенным. Учтите следующие рекомендации при создании собственного плана выполнения проекта:

• Ищите обратную связь. Прежде чем принять решение о написании плана выполнения проекта, подумайте о том, чтобы обратиться к клиентам или заинтересованным сторонам за отзывами о ваших идеях. Вы можете использовать эту информацию, чтобы оценить жизнеспособность вашего проекта и учесть их мнения относительно целей и результатов.

• Работайте в обратном направлении от ваших конечных целей. Заявления о целях являются неотъемлемым аспектом документа PEP. Подумайте о том, чтобы определить эти цели на ранней стадии процесса, а затем создать задачи и этапы в соответствии с вашими целевыми конечными целями. Вы также можете установить четкие системы подотчетности и признания, чтобы гарантировать, что все члены команды выполняют свои обязанности.

• Набросайте планы для небольших индивидуальных задач. В дополнение к созданию PEP для разработки общего проекта рассмотрите возможность создания планов для небольших задач и выполнения этапов. Это может помочь вам определить, каким членам команды делегировать задачи в соответствии с их уровнем навыков и опытом.

• Предложите членам команды написать свои собственные рассказы для проекта. Некоторые руководители команд требуют, чтобы все члены команды написали меморандум, в котором изложено их индивидуальное видение проекта и его процессов. Это позволяет каждому подчеркнуть, какие цели и инициативы они считают важными, и может создать среду, в которой все сотрудники чувствуют себя комфортно, внося свой вклад.

• Сосредоточьтесь на энтузиазме, чтобы стимулировать импульс. Интеграция акцента на командный энтузиазм и приверженность может помочь вам создать эффективного PEP. Сосредоточение внимания на основных вехах и успехе команды может помочь обеспечить завершение проекта, помогая членам команды почувствовать мотивацию для достижения своих целей и выполнения в срок.