6 административных KPI (с примерами и советами)

2 сентября 2021 г.

Ключевые показатели эффективности, или KPI, — это метрики, которые руководство может написать, чтобы убедиться, что они согласовывают индивидуальные цели сотрудников с целями компании. Для административных специалистов может быть важнее включить измерения, относящиеся к качеству работы и поддержки, а не к конкретным количествам, например, к целям продаж. Понимание деталей административных KPI и того, как они могут способствовать успеху профессионала и офиса, может помочь вам при разработке их для вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое административные KPI, подробно расскажем о шести распространенных их типах с примерами и поделимся советами, которые вы можете использовать при настройке своих собственных.

Что такое административные KPI?

Ключевые административные показатели эффективности — это измерения, которые компании используют для измерения количества и качества услуг, предоставляемых профессиональными административными работниками. Обычно в соответствии с целями сотрудников менеджеры могут назначать их, чтобы гарантировать, что результаты работы членов административной команды способствуют успеху и росту организации. Поскольку KPI могут быть измеримыми величинами, менеджеры могут отслеживать проценты, отношения и периоды времени для оценки производительности.

6 административных KPI

В зависимости от отрасли и индивидуальных обязанностей администратора менеджеры могут назначать и измерять различные типы KPI. Некоторые из распространенных, которые вы можете ожидать для разных ролей, включают:

1. KPI координации

Координационные KPI могут измерять организационные навыки административного специалиста и его способность координировать мероприятия, встречи или поездки. В таких ролях, как помощник руководителя, они часто помогают управлять календарем руководителя, бронировать поездки и планировать встречи с руководителями. Рассмотрите ключевые показатели эффективности, которые гарантируют, что встречи запланированы на время, что есть достаточно времени на подготовку и что они предоставляют необходимые детали, такие как маршруты поездок. Некоторые ключевые показатели эффективности координации, которые вы можете назначить, включают:

• Демонстрация понимания и важности рассмотрения всего расписания

• Сбор и передача необходимой информации для участников и повесток дня

• Составление туристических маршрутов

• Координация проезда и проживания для конференций

• Планирование встреч с указанием времени между ними для обеспечения оперативности

2. KPI коммуникации

Коммуникационные KPI могут помочь определить эффективность и частоту общения административных специалистов. Эти цели могут относиться как к общению с руководителями, так и к общению с коллегами. Рассмотрим показатели эффективности, которые измеряют качество письменного и устного общения, оперативность и способность упростить сложные или трудные темы. Некоторые KPI, которые следует учитывать, включают:

• Написание четких и конкретных писем

• Вычитка и редактирование письменных информационных материалов

• Тщательно записывайте телефонные разговоры или сообщения

• Подготовка эффективных ежедневных отчетов или обновлений

• Предоставление полезной информации

• Доставлять сообщения быстро и четко

3. Поддержка ключевых показателей эффективности

Ключевые показатели эффективности поддержки могут показать, насколько хорошо административные специалисты поддерживают потребности и цели своих менеджеров. Часто это могут быть руководители, офис-менеджеры или основные специалисты в офисе, такие как врачи или юристы. Поскольку эти лидеры часто сосредотачиваются на стратегии и выполнении своих задач, административные специалисты могут помочь, организовав и передав информацию или выполнив основные задачи, такие как заказ расходных материалов и запись сообщений. Некоторые KPI в этой категории могут включать:

• Организация ежедневных совещаний для обсуждения приоритетов и совещаний на день

• Документирование ежедневных достижений и списков дел в конце дня

• Обеспечение менеджера отчетами и информацией, необходимой для выполнения работы

• Повышение производительности менеджера за счет посещения совещаний и ведения заметок

• Обеспечение легкого доступа к информации о компании и сотрудниках

4. KPI мотивации

KPI мотивации могут быть показателями того, насколько проактивным и самомотивированным является административный профессионал. Хотя эти профессионалы часто сотрудничают и общаются, они часто работают независимо, создавая свои собственные приоритеты и ища возможности для обучения. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на своих повседневных задачах, он может создать благоприятную рабочую среду, стимулирующую рост с помощью мотивационных KPI. Некоторые из них, которые вы могли бы включить, могут быть:

• Постановка четких и измеримых личных целей

• Предложение творческих решений того, как они могут помочь своему менеджеру

• Поиск возможностей для обучения, таких как классы или семинары

• Изучение разных направлений бизнеса

• Предложение способов более эффективного выполнения своих обязанностей

• Упреждающее изучение и изучение новых технологий и процессов

5. KPI совместной работы

Ключевые показатели эффективности совместной работы показывают, насколько хорошо администраторы могут работать с другими людьми и командами. Поскольку они часто посещают собрания, отвечают на телефонные звонки и согласовывают графики, сильные навыки совместной работы могут гарантировать, что они смогут внести свой вклад в благоприятную рабочую среду. Рассмотрите возможность включения этих показателей эффективности, которые побуждают их к открытому общению с командами и узнают, с кем они могут работать, чтобы эффективно выполнять свои обязанности. Некоторые ключевые показатели эффективности совместной работы включают в себя:

• Демонстрация готовности сотрудничать с другими

• Демонстрация понимания различных команд

• Поддержание позитивных рабочих отношений

• Демонстрация сетевых навыков для знакомства с людьми в офисе

• Помощь новым сотрудникам в изучении процессов и технологий

6. Выполнение ключевых показателей эффективности

Ключевые показатели производительности собраний могут быть сосредоточены на том, насколько хорошо административный персонал организует собрания. Это также могут быть конкретные цели того, как они могут писать и отправлять повестки дня или как они участвуют во время встреч. Вы также можете поощрять их к пониманию контекста встреч, проводя исследования или узнавая, как взаимодействуют разные профессионалы в офисе. Некоторые KPI для совещаний могут включать:

• Понимание того, что важно для ведения заметок

• Сбор пунктов повестки дня и обмен информацией с командами перед собраниями

• Ограничение конфликтов собраний, чтобы все участники были доступны

• Обеспечение конференц-зала необходимыми ресурсами и технологиями

• Организация совещаний со своим руководителем для обсуждения действий

Советы по настройке административных KPI

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при создании KPI для административных специалистов:

• Сделайте их измеримыми: для количественной оценки KPI вы можете создать процент, соотношение или временные рамки для выполнения. Например, вы можете включить координаты путешествия правильно в 95% случаев или поделиться повесткой дня за 24 часа до встречи.

• Будьте конкретны: хотя многие ключевые показатели эффективности включают в себя несколько разных задач, подумайте о том, чтобы изменить их в соответствии с конкретными обязанностями профессионала. Например, одним из KPI может быть планирование еженедельных совещаний с финансовой командой.

• Просмотрите ожидаемые результаты: поделитесь тем, что вы ожидаете от каждого ключевого показателя эффективности, и убедитесь, что администратор понимает, что может помочь им работать лучше. Если одной из мер является составление подробных повесток дня для каждой встречи, предоставление примеров может показать им модели, которые они могут использовать при написании своих собственных.