5 шагов, которые помогут вам эффективно определить роли в проекте

2 декабря 2021 г.

Определение ролей в проекте может помочь вам уложиться в сроки, создать ответственность и делегировать задачи. Определенные роли в проекте описывают, кто за какие задачи отвечает, и дают возможность членам команды принимать решения. Если вы являетесь менеджером проектов или рассматриваете возможность карьерного роста в управлении проектами, понимание того, как определять роли и делегировать задачи, может помочь вам добиться успеха. В этой статье мы обсудим, что такое роли в проекте, почему это хорошая идея, чтобы определить их, и шаги, которые вы можете использовать для этого.

Что такое проектные роли?

Создание проектных ролей означает разделение обязанностей между членами команды. Процесс назначения задач может помочь в организации проекта и определении сроков выполнения задачи. У каждого человека есть задача и график выполнения задачи, а сумма задач приводит к завершенному проекту. Часто есть один человек, наблюдающий за всем проектом, но отдельные лица по-прежнему несут ответственность за свою часть проекта.

Зачем определять роли в проекте?

Распределение ролей может помочь сформировать ожидания относительно успеха проекта. Вот несколько причин, по которым вы можете определить роли проекта:

Делегация

Распределение ролей является частью делегирования обязанностей. Когда менеджер распределяет роли, это заставляет их думать о проекте и о том, кто и в каких областях может руководить. Хороший метод управления — дать возможность членам вашей команды принимать решения. Делегирование — это один из способов побудить членов команды проявлять инициативу, определяя их роль в проекте и возлагая на них полную ответственность за эту часть проекта.

Право собственности на проект

Назначение ролей в проекте дает человеку право собственности на эту часть более крупного проекта. Каждый человек несет ответственность за качественное и своевременное выполнение своих задач. Такая подотчетность может помочь руководителям групп выявлять и решать проблемы, которые могут возникнуть, например, задержки или нехватку ресурсов. Собственность также расширяет возможности людей, предоставляя им право принимать решения, связанные с их задачами.

Организация

Определение ролей и назначение задач может создать структуру проекта, что упрощает совместную работу или решение проблем. Если у кого-то есть вопрос относительно аспекта проекта, он знает, кто за него отвечает. Кроме того, каждый человек, которому назначена задача, может организовать свою часть проекта. При необходимости они могут планировать встречи, устанавливать временные рамки и предоставлять отчеты о ходе работы руководителю группы.

Бюджетный контроль

Поскольку это требует предварительного планирования, определение ролей может помочь создать стабильный бюджет для проекта. Каждый человек знает свои обязанности и бюджетные расходы, связанные с этим аспектом проекта. Если их часть проекта начинает выходить за рамки бюджета, они могут решить эту проблему.

Оценка эффективности

Определив роли, вы можете легко увидеть, кто является лучшим исполнителем в организации. Например, члены команды, которые постоянно выполняют проекты вовремя и в рамках бюджета, могут значительно повысить ценность вашей организации. Со временем, назначая роли в проектах, вы можете увидеть закономерности, касающиеся производительности отдельных лиц, которые могут помочь вам при предоставлении отзывов членам вашей команды.

Установить сроки

Когда люди определяют роли, это помогает им понять свои сроки и то, как их работа связана с более крупным проектом. Иногда работа над одним элементом проекта не может быть начата, пока кто-то не выполнит связанную с ним задачу. Сроки гарантируют, что команда сможет выполнить эти типы последовательных задач с минимальными трудностями.

Как определить роли проекта

Вот несколько шагов, которые помогут вам определить роли проекта:

1. Определите роли

Вот несколько стандартных ролей для большинства проектов:

• Руководители проекта: лицо или люди, ответственные за общий проект. В более крупных проектах менеджер проекта, скорее всего, наблюдает за руководителями команд. В небольших проектах менеджер может напрямую контролировать членов команды проекта.

• Лидеры групп: в более крупных проектах руководители групп наблюдают за выполнением группой определенной задачи. Например, если компания запускает новый веб-сайт, руководитель группы может контролировать дизайнеров UX для веб-сайта.

• Члены команды: это лица, выполняющие работу над проектом. Руководитель группы может назначать членам команды отдельные задачи или роли.

Второй частью этого шага является определение ролей, специфичных для отдельного проекта. Например, если у вас есть проект по обновлению веб-сайта компании, у вас может быть руководитель группы UX, руководитель группы интеграции программного обеспечения и руководитель группы переноса данных.

2. Определите навыки

Когда у вас появится представление о различных ролях, необходимых для завершения проекта, следующим шагом будет определение навыков, необходимых для каждой из этих ролей. Для более технических ролей могут потребоваться люди с опытом, необходимым для выполнения задачи. На руководящие должности может понадобиться кто-то с эффективными коммуникативными и организационными навыками.

3. Оцените нагрузку

Оценка рабочей нагрузки, связанной с ролью и ее задачами, может помочь вам определить размер команды и способ развертывания ваших ресурсов. Иногда задача может быть завершена в короткие сроки, поэтому большая команда может помочь вам быстро выполнить каждую задачу. Оценка рабочей нагрузки и подготовка членов команды к успеху могут помочь проекту уложиться в график.

4. Распределите роли

Как только у вас появится представление о задачах и навыках, связанных с каждой ролью, пора начинать собирать команды. Один из способов начать этот шаг — сначала выбрать руководителей своей команды, а затем попросить их помочь вам выбрать членов команды. Лидеры групп могут уже работать в роли лидера, поэтому они могут иметь некоторое представление о том, кто подходит для каждой задачи. Это также дает каждому руководителю некоторую ответственность за свою команду, что может помочь мотивировать их.

5. Установите ожидания

Ожидания сообщают членам команды, чего вы от них хотите. Если у вас есть проект, достаточно большой для руководителей групп, вы можете установить ожидания для своих руководителей, а затем позволить руководителям устанавливать ожидания для своих команд. Устанавливая ожидания, постарайтесь:

• Установите отчетность: Коммуникация имеет решающее значение в проекте, и настройка параметров для регулярной отчетности может помочь избежать путаницы. Рекомендуется создать документ для отслеживания, который люди смогут обновлять в соответствии с ходом выполнения своей задачи.

• Сформулируйте обязанности: Представление целей в виде контрольного списка или аналогичного документа может помочь вам четко изложить обязанности каждого члена.

• Определите ресурсы. Рекомендуется составить централизованный список ресурсов проекта, чтобы каждый мог обращаться к одной и той же информации во время работы.