5 шагов, чтобы закончить письмо (с примерами)

Есть много шагов, чтобы написать письмо, и один простой, но важный шаг — написание заключительного предложения и подпись в конце. Завершение письма коллеге, работодателю или другу — важная часть любого письма, будь оно официальным или неформальным. В этой статье мы обсудим, почему полезно закончить письмо, как закончить письмо за пять шагов, а также примеры закрытия предложений и подписей для разных получателей писем.

Почему важно закончить письмо?

Важно закончить письмо, потому что закрытие — это ваша последняя возможность связаться с получателем. Заключительное предложение и подпись, или короткая прощальная фраза, помогают определить уровень формальности отношений с вашим читателем и дать получателю понять, что вы закончили свое письмо.

Как закончить письмо за 5 шагов

Правильное завершение письма — важный шаг в процессе написания письма, потому что оно может дать читателю положительные эмоции о вас и о том, что вы написали в письме. Вот список из пяти шагов, которым вы можете следовать, чтобы эффективно закончить свое письмо:

1. Знайте свою аудиторию

Понимание вашей аудитории является ключевым фактором в определении того, как вы закончите свое письмо. Если вы обращаетесь к работодателю или к кому-то, кого вы никогда раньше не встречали, подумайте о том, чтобы написать формальное заключительное предложение и подписать его. Если вы пишете кому-то, с кем вам комфортно или с кем у вас сложились отношения, например, коллеге или другу, вы можете закончить неформальным завершением и подписать.

2. Выберите заключительное предложение

Заключительное предложение — это последнее предложение в письме перед подписью. Заключительные предложения позволяют вам попросить читателя ответить и дать вам возможность поблагодарить их за уделенное время. Подобно подписям, они могут быть формальными или неформальными, поэтому решите, к какой категории относится ваш получатель, прежде чем писать заключительное предложение.

3. Выберите выход

Подпись — это последние слова, которые увидит получатель вашего письма, поэтому выбор правильной подписи для читателя имеет решающее значение. Различные фразы имеют подтекст, который может определить отношение читателя к адресату.

Чтобы правильно отформатировать подпись, сделайте первую букву первого слова в подписи заглавной, а второе слово напишите строчными буквами, а затем запятую. Постарайтесь оставить место для вашей письменной или машинописной подписи после подписания.

Вот список примеров подписания:

• С уважением,

• Заботиться,

• С уважением,

Когда вы заканчиваете письмо другу или давнему коллеге, идеальной может быть прощальная фраза, такая как «Береги себя» или «Ваш друг». Напротив, если вы отправляете официальное письмо работодателю или учителю, рассмотрите возможность использования таких фраз, как «С уважением» или «С уважением», чтобы соответствовать официальному тону письма.

4. Подпишите свое имя

После вашей подписи ваше письмо официально заканчивается вашей подписью. Если получатель получает печатную копию, оставьте две-три пустые строки под подписью и введите свое полное имя. После того, как вы распечатаете письмо, подпишите свое имя в пространстве между подписью и введенным именем.

Если читатель получает письмо по электронной почте, оставьте хотя бы одну пустую строку между подписью и вашим именем. Вы также можете указать свою контактную информацию под своим именем, чтобы получатель мог связаться с вами в случае необходимости.

5. Проверьте свое письмо

Прежде чем распечатать или отправить письмо, рассмотрите возможность его корректировки. Вы можете решить проверить правильность написания, заглавных букв и пунктуации. Кроме того, вы можете прочитать свое письмо вслух, чтобы убедиться, что все идет естественно и звучит так, как вы задумали. После проверки письма вы можете отправить его по электронной почте или по почте получателю.

Примеры закрывающих предложений

Есть различные заключительные предложения, которые вы можете выбрать, в зависимости от вашей аудитории. Вот несколько примеров заключительных предложений, которые можно использовать в письме:

Примеры призыва к действию

Когда вы призываете к действию или отправляете открытые инструкции, вы можете использовать одно из следующих заключительных предложений:

• Мы с нетерпением ждем возможности запланировать встречу с вами в ближайшие недели.

• Я с нетерпением жду вашего мнения по этому вопросу.

• Заранее спасибо за то, что поделились своими мыслями по теме.

Примеры выражения благодарности

Чтобы выразить благодарность или признательность получателю, рассмотрите возможность использования одного из следующих заключительных предложений:

• Еще раз спасибо за ваше время и внимание.

• Спасибо за внимание к этому вопросу.

• Всегда приятно иметь с вами дело.

Примеры, включающие приглашение продолжить обсуждение

Если в конце вашего письма содержится приглашение продолжить обсуждение в общую или конкретную дату и время в будущем, рассмотрите возможность использования одного из следующих заключительных предложений:

• Мы с нетерпением ждем нашей встречи 16 июля.

• Я очень хочу построить крепкие отношения в ближайшие месяцы.

• Жду вашего ответа с интересом.

Примеры неофициальных писем

Неформальные заключительные предложения — отличный способ закончить письмо небрежным тоном. Использование знаков препинания для выражения волнения, например восклицательного знака, допустимо для случайных писем. Вы можете использовать одно из следующих неофициальных заключительных предложений, заканчивая письмо другу, члену семьи или близкому коллеге:

• Надеюсь услышать тебя позже.

• Мы надеемся, что у вас все хорошо!

• Я не могу дождаться, чтобы услышать от вас!

Типы подписей

Некоторые подписи больше подходят для работодателей или преподавателей, а некоторые больше подходят для друзей или членов семьи. Вот список различных подписей, которые вы можете использовать, в зависимости от вашей аудитории:

Примеры формального подписания

Вот примеры формальных подписей и когда их лучше использовать:

• С уважением: Эта подпись свидетельствует о профессионализме и уважении к читателю.

• Уважительно: это хороший способ закончить письмо людям, с которыми вы официально не встречались или мало разговаривали. Это делает письмо формальным и демонстрирует уважение к получателю.

• С уважением: многие люди используют эту подпись как в официальных, так и в неофициальных письмах. Это показывает искренность и может быть хорошим выбором, если вы не знаете получателя и хотели бы использовать обычную и вежливую прощальную фразу.

• Лучшее: этот знак показывает читателю, что вы желаете ему всего наилучшего. Обычно это считается вежливым, и вы можете использовать его как с друзьями, так и с деловыми контактами.

Неофициальные примеры подписания

Вот несколько примеров неформальных, неформальных жестов и когда их использовать:

• С уважением: обычно вы можете отправить этот знак другу или члену семьи.

• Будьте осторожны: эта подпись — полуформальный способ закончить ваше письмо. Это показывает, что вы желаете читателю наилучшего, и вы можете использовать его для получателей, с которыми вы встречались хотя бы один раз раньше.

• Cheers: Лучше всего использовать этот знак с кем-то, с кем вы очень хорошо знакомы, например, с коллегой, с которым вы проводили время вне работы, или с другом.

• Тепло: эта подпись выражает доброту, и вы можете использовать ее, если вы разговаривали с получателем хотя бы один или два раза перед отправкой письма.