5 этапов управления жизненным циклом данных (плюс преимущества)

Компании могут использовать управление жизненным циклом данных, чтобы обеспечить безопасность данных, находящихся в их информационных системах. Этот процесс включает в себя различные этапы сбора, хранения и архивирования ценных данных. Если на вашем рабочем месте обрабатываются различные типы данных, изучение практики управления жизненным циклом данных может помочь вам хранить и защищать информацию. В этой статье мы обсудим, что такое управление жизненным циклом данных, предоставим список преимуществ и объясним различные этапы этого процесса.

Что такое управление жизненным циклом данных?

Управление жизненным циклом данных представляет собой структуру шагов, которые помогают компаниям собирать, хранить и сохранять данные, найденные в информационных системах. Использование управления жизненным циклом данных дает компаниям больший контроль над созданием, хранением и удалением данных. Это помогает компаниям отслеживать свои данные, а также защищать их и архивировать для будущего использования. Это также позволяет компаниям удалять устаревшие данные и заменять их новыми данными.

Преимущества управления жизненным циклом данных

Вот несколько преимуществ управления жизненным циклом данных:

• Соответствует отраслевым требованиям: использование управления жизненным циклом данных помогает компаниям выполнять требования безопасности данных в своей отрасли. Например, компании в финансовой сфере часто должны соблюдать определенные требования для защиты финансовых данных своих клиентов.

• Обеспечивает безопасность данных: управление жизненным циклом данных включает протоколы безопасности и процедуры резервного копирования, которые снижают вероятность потери или кражи данных. Это особенно полезно для компаний, которые обрабатывают конфиденциальную информацию, такую ​​как информация о клиентах и ​​финансовые данные.

• Очищает место для хранения: поскольку последний этап жизненного цикла включает регулярное удаление устаревшей информации, у вас может быть место для новых данных и обновленной информации. Наличие большего места для хранения также может помочь информационной системе работать лучше.

• Повышает эффективность ИТ. Управление жизненным циклом данных повышает эффективность ИТ компании, поскольку оно обновляет данные и упрощает доступ к информации для пользователей.

• Отслеживает ценные данные: поскольку система управления жизненным циклом данных архивирует данные в течение определенного периода времени перед их безвозвратным удалением, вы можете иметь доступ к ценной информации даже после замены ее более актуальными данными.

• Идентифицирует устаревшую информацию: процессы управления жизненным циклом данных помогают организациям выявлять устаревшую информацию, отслеживая содержание информации и данные создания данных. Например, если у компании есть документ, которому шесть месяцев, компания может заархивировать эти данные, чтобы освободить место для новой информации.

5 этапов управления жизненным циклом данных

Управление жизненным циклом данных обрабатывает информацию от создания данных до их удаления. Компании могут использовать этот процесс для мониторинга и записи больших объемов данных. Вот различные этапы управления жизненным циклом данных:

1. Создание

Первый этап включает в себя сбор и создание данных. Создаваемые ими данные могут принимать различные формы, включая изображения, файлы или документы. Вот три способа, которыми компания может создавать данные:

• Ввод данных: компании вручную вводят данные в систему управления, например, вводят информацию в документ или вводят данные в график или диаграмму.

• Сбор данных: компании получают данные из различных информационных систем по всей организации, например, от разных отделов или пользователей.

• Сбор данных: компании получают уже существующие данные, созданные другой организацией.

2. Хранение

Второй этап включает в себя хранение и защиту данных после их создания. На этом этапе компании используют различные процедуры резервного копирования для защиты данных, что обеспечивает защиту от потери данных или кражи информации. Часто в информационные системы встроены процедуры резервного копирования, или компании могут вручную загружать программное обеспечение для резервного копирования. У компаний также есть процесс восстановления в случае потери или кражи данных, который обычно включает загрузку и восстановление информации.

3. Использование

Как только компания использует надлежащие процедуры защиты данных, пользователи могут получить доступ к данным, чтобы помочь в бизнес-операциях и деятельности. Они могут просматривать данные в информационных системах, вносить изменения и сохранять обновленные данные. Пользователи также могут сделать данные доступными для других отделов своей компании или организаций за пределами своей компании, поскольку они знают, что информация имеет надежную защиту и протоколы резервного копирования.

Синтез данных происходит на этом этапе, когда информационная система использует индуктивные рассуждения для проверки данных. Это включает в себя использование программного обеспечения для сравнения различных типов данных для обеспечения точности. Например, пользователь может обратиться к инвестиционному портфелю, чтобы проверить информацию о подобном инвестиционном портфеле.

4. Архивный

Этот этап включает в себя копирование данных в информационной системе, чтобы компании могли хранить их и обращаться к ним в будущем. Архивирование данных дает компаниям запись устаревших данных и позволяет им загружать более старую информацию. Как правило, компании помечают свои данные как активные, что означает, что компании в настоящее время используют и обновляют данные. Если данные устарели, они удаляют данные из всех активных сред, таких как база данных или информационная система. Когда компании архивируют данные, они не могут вносить в них изменения или получать к ним регулярный доступ.

Если им нужен доступ к заархивированным данным, они могут восстановить их в среду, в которой они были ранее активны. Например, если компания больше не использует финансовый документ, она может заархивировать его, чтобы сохранить запись о нем. Если им необходимо получить доступ к документу, они могут использовать ту же базу данных или сервер, например, для его повторной загрузки.

5. Разрушение

Заключительный этап включает удаление архивных данных, чтобы у компаний было больше места для архивирования информации. Этот этап, который иногда называют очисткой данных, включает в себя удаление копии каждой части архивных данных в зависимости от того, как компания решит удалить свои данные. Вот объяснение того, как компании могут удалять данные:

• На основе объема: компании могут удалять свои архивные данные, как только объем хранимых ими архивов достигает определенного объема. Например, компания может принять решение об удалении данных после того, как в их хранилище будет храниться более 100 фрагментов заархивированных данных.

• По времени: компании могут выбрать определенный период времени для удаления архивных данных. Например, компания может удалить свои архивные файлы через шесть месяцев.

Важно обеспечить надлежащую очистку данных компаниями. Если компании не очищают данные должным образом, могут остаться следы информации, которая больше не защищена. Чтобы гарантировать правильное удаление данных, пользователи могут регулярно проверять свои архивы, чтобы убедиться в отсутствии следов удаленных данных.