5 этапов управления проектами (плюс советы для успеха)
8 сентября 2021 г.
Хотя можно завершить проекты самостоятельно, работа в команде часто дает лучшие и более быстрые результаты. Многим командам для эффективной работы требуется план управления проектом. При работе над командным проектом в вашей компании вы можете выполнить несколько ключевых шагов, чтобы обеспечить максимально возможное качество работы. Если вы планируете проект, это руководство поможет вам понять пять основных шагов управления проектом.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — это систематический процесс, используемый для выполнения заданий внутри организации. Каждый проект должен следовать определенному плану, который был сформулирован руководителем проекта. Менеджер проекта часто отвечает за разработку или координацию разработки плана проекта, а также за наблюдение за его выполнением на протяжении всего процесса.
Каждый проект нуждается в лидере, плане и контроле для обеспечения завершения. Руководители проектов должны проанализировать всю доступную информацию по проекту и разработать подробный план выполнения каждого шага проекта.
Связанный: Понимание процессов и этапов управления проектами
Пять шагов управления проектами
Существует пять основных шагов управления проектом, которым должен следовать почти каждый план проекта. Хотя каждый этап сопряжен со своим собственным набором задач и результатов, при выполнении этих шагов в правильном порядке и с использованием правильных ресурсов у этих шагов больше шансов на успех проекта.
Вот пять основных шагов управления проектами:
Инициация проекта
Планирование проекта
Выполнение проекта
Измерение проекта
Завершение проекта
1. Инициация проекта
Первым этапом жизненного цикла проекта является инициация проекта. На этом этапе вы задумываете проект и собираете ресурсы, необходимые для его завершения.
Определение проекта дает ему объем и цели, которые должны быть достигнуты командой. Короче говоря, он описывает проект, включая его конечные цели и результаты. Например, компания, производящая компьютеры, готовится к следующему году продаж. Члены команды высшего руководства определяют, что необходим новый компьютер со средним ценовым диапазоном и хорошей прибылью. Они назначают менеджера проекта, который должен наметить спецификации и определить ресурсы. Ресурсы включают в себя поиск команды, которая может завершить проект.
Связанный: Руководство по управлению содержанием проекта
2. Планирование проекта
Когда у вас есть все необходимые ресурсы, они могут работать с командой над планированием проекта. Команда анализирует потребности проекта и определяет шаги для их достижения. Он должен быть изложен таким образом, чтобы всем было понятно, как должен проходить проект от начала до конца. После завершения проект переходит в фазу исполнения.
Разные проекты требуют разного уровня планирования. Например, длительный проект, который длится много месяцев, может потребовать нескольких дней планирования, прежде чем фактически приступить к работе. Пока ваша команда работает над проектом, вам может быть полезно проводить еженедельные встречи для обсуждения прогресса и любых возможных неудач.
3. Реализация проекта
После завершения этапа планирования проект переходит к этапу реализации проекта. На этом этапе управления проектом команда начинает работать над потребностями проекта, следуя предоставленному плану. Пока команда работает, менеджер проекта следит за их прогрессом. Они также стараются получить больше ресурсов по мере необходимости и ограничивают отвлекающие факторы из внешних источников.
На этапе выполнения вам также может понадобиться следить за соблюдением плана проекта. Если возникает проблема, работайте со своей командой, чтобы оценить проблему. Если проблема не может быть решена или вызовет задержку, вам, вероятно, придется соответствующим образом скорректировать план и помочь команде двигаться вперед.
4. Измерение проекта
Четвертый этап проектного цикла – фаза измерения проекта. На этом этапе основное внимание уделяется оценке проделанной работы и определению правильности ее выполнения. Вы и ваша команда сравните работу с планом и постараетесь увидеть, что вы уже сделали, а что еще нужно сделать.
Этот этап часто включает в себя достаточное количество тестов. Возможно, вам придется тщательно протестировать каждый результат, чтобы увидеть, работает ли он, и выявить возможные проблемы. На этом этапе вы должны внедрить меры обеспечения качества. Если продукт не проходит разработанные вами тесты, ваша команда должна переоценить его и приступить к решению любых проблем, возникших во время тестирования.
Нередко обнаруживается, что вашему проекту может потребоваться повторить этот этап. Иногда конечный продукт не соответствует стандартам вашей организации и нуждается в корректировке. Чтобы сделать все правильно, может потребоваться несколько циклов, но это также может привести к разработке новых интересных продуктов, о которых ваша команда раньше и не подозревала.
5. Завершение проекта
Когда конечный продукт будет одобрен, ваша команда может перейти к заключительной фазе проекта. В конце большинства проектов требуется обширная документация и методы управления информацией. Заинтересованным сторонам нужны учебные материалы, маркетинговые материалы и спецификации дизайна для продукта или услуги, которые они запросили. Команда встречается, чтобы планировать, создавать и дорабатывать эти детали.
На заключительном этапе вашей команде также может быть полезно обсудить то, что они узнали. Проекты часто требуют творческого мышления и экспериментов, которые могут научить вашу команду новым методам работы. Встречаясь, чтобы обсудить, что вы получили от проекта, члены команды могут подготовиться к будущим проектам и улучшить общее качество своей работы.
В некоторых случаях члены команды обнаруживают новые навыки, которые они могут использовать для запуска других проектов и создания большего количества продуктов для компании. Это может привести к разработке нескольких продуктов, которые особенно хорошо работают вместе.
Советы по управлению проектами
Как руководитель проекта, важно, чтобы каждый шаг проекта был организованным и активным. Вашей команде нужно, чтобы вы эффективно руководили проектом, чтобы они могли продолжать добиваться эффективного прогресса и выпускать высококачественный продукт.
Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:
Оставайтесь гибкими. Одна из лучших вещей, которую вы можете сделать, — это оставаться гибким на протяжении всего проекта. Многие проекты будут сталкиваться с проблемами, которые потребуют от вас гибкости для поиска правильных решений. Некоторые методы управления проектами предназначены для обеспечения гибкости за счет ограничения процесса планирования. Команда может быстро адаптироваться к изменениям в проекте, если у вас более короткие периоды планирования. Проекты, которые вы в конечном итоге корректируете, также могут привести к неожиданным улучшениям в дизайне конечного продукта. Будучи гибким, можно взять проект, который сбился с пути, и превратить его в возможность для чего-то лучшего.
Инвестируйте в правильное программное обеспечение и инструменты. Вашей команде также потребуются правильные инструменты и программное обеспечение для работы. Эти инструменты позволят вам эффективно завершить процесс выполнения. Существует множество доступных программных платформ для управления проектами, которые содержат все системы, необходимые для проектов, включая системы связи, управления информацией и планирования. Ваша команда часто может выполнять всю свою работу из одной системы. Если вы не уверены в том, какие инструменты подходят для проекта, проконсультируйтесь со своей командой. Члены команды могут уже иметь набор инструментов, которые им нравятся, и могут предложить соответствующие рекомендации.
Общайтесь с заинтересованными сторонами. Заинтересованные стороны — это люди, которые имеют личную заинтересованность и влияние на проект. В их число часто входят команда проекта, высшее руководство, клиенты и все, кто связан с завершением проекта. Это общение является жизненно важным шагом на этапах планирования и выполнения.
Связанный: 10 навыков общения для успеха в карьере
Как менеджер проекта, вы отвечаете за общение с заинтересованными сторонами, чтобы все были в курсе. Вам нужно понять требования клиента и объяснить их своей команде в доступной форме. Это помогает проекту оставаться в рамках бюджета и в срок.
Управление проектами является важным процессом в организации. Если вам поручено управление проектом, воспользуйтесь этими советами, чтобы все прошло гладко. Ключом к управлению проектами является способность понимать, как должен быть структурирован ваш проект. Это позволяет вам координировать усилия всей команды, чтобы обеспечить достижение вашей цели. Имея четкое представление о пяти основных этапах управления проектами, вы сможете эффективно управлять любым проектом.