4 типа шаблонов внутренней электронной почты

Компании часто создают шаблоны электронной почты, которые сотрудники могут использовать для общения со своими коллегами и руководителями. Эти шаблоны позволяют создавать четкие и лаконичные сообщения, которые можно отправить быстрее, чем если бы вы создавали электронное письмо с нуля. Изучение того, как создать внутренний шаблон электронной почты, может помочь вам улучшить общение между сотрудниками в вашей организации. В этой статье мы обсудим, что такое внутренний шаблон электронной почты, рассмотрим четыре различных типа, объясним, как его создать, и приведем примеры внутренних шаблонов электронной почты, которые можно использовать в качестве руководства.

Что такое внутренний шаблон электронной почты?

Внутренний шаблон электронной почты — это схема, которую вы можете использовать для создания быстрого сообщения коллегам, руководителям или всем, с кем вам нужно общаться в вашей организации. Обычно в компании есть несколько типов шаблонов, которые сотрудники могут использовать в зависимости от цели их общения. Обычно шаблоны имеют один дизайн, который содержит заголовки и заполнители, позволяющие заполнять различные типы контента. Основная цель этих шаблонов — помочь вам эффективно создавать электронные письма.

Почему у компании должны быть внутренние шаблоны электронной почты

Вот некоторые преимущества, которые компания может получить от использования внутренних шаблонов электронной почты:

• Вовлеченность персонала: сотрудники могут чувствовать себя более обязанными взаимодействовать с коллегами, если они могут использовать шаблон, который они легко могут отправить.

• Гибкость: как правило, файлы меньшего размера и менее компактные легче загрузить, поэтому вы можете создать шаблон, который персоналу будет легко загрузить на большее количество устройств, таких как мобильное устройство или настольный компьютер, создав шаблон, который позволяет для краткой информации.

• Более быстрое общение: Наличие внутреннего шаблона электронной почты позволяет ускорить общение, поскольку люди могут выбрать шаблон в зависимости от своих потребностей в обмене сообщениями, а затем заполнить соответствующую информацию.

Типы шаблонов электронной почты

Вот четыре различных типа шаблонов электронной почты, которые может использовать компания:

Шаблон электронного письма с новостной рассылкой

Шаблон электронного письма с информационным бюллетенем помогает отделам внутренних коммуникаций делиться с персоналом информацией об обновлениях компании, признаниях сотрудников, изменениях политики или предстоящих событиях. В шаблоне у вас может быть специальное место для каждой темы. Например, вы можете начать свое электронное письмо с содержания о поощрении сотрудников, затем следовать изменениям политики и закончить письмо информацией о предстоящем обучении сотрудников.

Шаблон оповещения по электронной почте

ИТ-специалисты или сотрудники службы безопасности часто используют шаблон оповещения по электронной почте, чтобы сообщить сотрудникам срочную информацию. Важно, чтобы этот шаблон электронной почты содержал информацию, которую легко понять персоналу, поскольку такие сообщения часто содержат конфиденциальную информацию. Как правило, эти электронные письма содержат только информацию, относящуюся к предупреждению, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на важной информации. Вот несколько причин, по которым компания может использовать шаблон оповещения по электронной почте:

• Предупреждение о безопасности

• ИТ-проблемы

• Проблема безопасности

Шаблон письма о корпоративном мероприятии

При использовании этого шаблона сотрудники могут предоставить подробную информацию о мероприятии компании, таком как обучение или конференция. Он помогает членам компании получать информацию о времени, дате, цели и месте проведения мероприятия. В своем шаблоне оставьте место для краткого описания мероприятия и того, что сотрудники могут принести с собой для успешного завершения мероприятия.

Шаблон электронного сообщения о внутренних изменениях

Этот шаблон электронной почты позволяет руководству информировать персонал о внутренних изменениях. Они могут использовать этот шаблон, чтобы рассказать об организационных изменениях, таких как слияние компаний или передача руководства, обновлении правил и информации о плане безопасности. Как правило, внутренние шаблоны электронных писем об изменениях содержат заголовок, краткую сводку изменений и призыв к действию для персонала в отношении изменения.

Как сделать внутренний шаблон электронной почты

Вы можете форматировать информацию в своем письме по-разному, в зависимости от цели сообщения. Используйте эти шаги, чтобы помочь вам при создании внутреннего шаблона электронной почты:

1. Включите соответствующую строку темы

Строка темы вашего шаблона должна содержать краткую информацию о сообщении. Полезно иметь шаблон для каждой внутренней строки темы электронной почты. Постарайтесь включить ключевую информацию о сообщении в строку темы, например, название проекта или дату события. Вот несколько примеров шаблонов тем электронной почты:

• [Company’s name] Смена руководства

• Общекорпоративное обучение по [date] в [time]

• [Company’s name] [Month] Новостная рассылка

2. Добавьте приветствие

Чтобы открыть письмо, вставьте профессиональное приветствие. Вы можете указать имя каждого сотрудника, или вы можете добавить фразу типа «Кого это может касаться» или «Уважаемый [job title].” Некоторые системы электронной почты позволяют персонализировать приветствие по электронной почте для каждого сотрудника.

3. Включите информацию о цели электронного письма

После приветствия включите от одного до трех предложений с указанием цели письма. Вы можете указать контекст электронного письма или указать, почему информация, содержащаяся в электронном письме, важна. Вот несколько примеров того, как вы можете отформатировать этот раздел шаблона:

• Я обращаюсь к вам сегодня по поводу изменения в [department]. Мы считаем, что это изменение может помочь [reason] а также [reason]. Это изменение вступит в силу [date].

• Мы рады пригласить вас на [type of training] конференция по [date] в [time]. Эта конференция состоится в [location]. Цель этого тренинга состоит в том, чтобы [description of training’s purpose].

• Я обращаюсь, чтобы предупредить вас о [description of alert]. Эта информация важна, поскольку [reason].

4. Создайте призыв к действию

Если ваше электронное письмо содержит важную информацию, вы можете включить призыв к действию, который просит сотрудников выполнить задачу, например ответить на электронное письмо или заполнить опрос. Создание призыва к действию поможет вам определить, получил ли каждый сотрудник электронное письмо. Вот несколько примеров призыва к действию в шаблоне электронной почты:

• Пожалуйста, ответьте на это письмо по [date] чтобы я мог убедиться, что вы получили это письмо.

• Пожалуйста, сообщите отделу кадров, что вы получили это письмо по [date] а также [time].

• После просмотра этого письма заполните прилагаемый опрос [date].

5. Включите дополнительную информацию

Добавьте любые дополнительные сведения, которые могут понадобиться персоналу в отношении цели электронного письма. Постарайтесь включить конкретные детали, чтобы сотрудники имели лучшее представление о том, как информация в электронном письме влияет на них. Вот несколько примеров тем, которые вы можете включить в этот раздел:

• Материалы, которые сотрудники могут принести на мероприятие

• Подробная информация о том, как смена руководства может повлиять на отдел

• Как изменения политики влияют на персонал

6. Добавьте закрытие

Чтобы закончить шаблон электронного письма, добавьте заключительную часть, в которой благодарит читателя за уделенное время и называет ваше имя и должность. Вы также можете включить предложение, которое приглашает сотрудников обращаться к вам с вопросами или для получения дополнительной информации о содержании электронного письма. Вот несколько примеров того, как вы можете отформатировать закрытие:

• Спасибо, что уделили время просмотру этого письма. Пожалуйста, обращайтесь ко мне с дополнительными вопросами о содержании этого сообщения.

• Если у вас есть вопросы относительно [information], пожалуйста, свяжитесь со мной. Спасибо, что уделили время просмотру этого письма.

• Свяжитесь со мной, чтобы задать дополнительные вопросы или получить дополнительную информацию о [topic]. Спасибо за уделенное время.

Примеры шаблонов внутренней электронной почты

Вот несколько шаблонов для различных типов внутренних писем:

Шаблон электронного письма с новостной рассылкой

Вот внутренний шаблон электронной почты для информационного бюллетеня сотрудников:

Тема: [Company’s name] Информационный бюллетень для [Date]

дорогая [Staff member’s name],

В этом электронном письме мы предоставляем информацию об обновлениях отдела кадров, освещаем эффективность сотрудников и сообщаем подробности о предстоящих событиях компании в течение месяца. [date].

Для начала мы хотели бы предложить поощрение сотрудников за этот месяц, чтобы [Employee name] для [recognition details]. [Employee name] предлагает ценные [skill] а также [skill] которые помогают им добиться успеха в своей должности.

Недавно мы внесли изменения, касающиеся [topic]. Изменения касаются [description of change] и вступит в силу [date].

Наконец, мы хотели бы включить информацию о предстоящем событии, касающемся [topic]. Цель этого мероприятия состоит в том, чтобы [description of purpose] и состоится на [date] в [time of event].

Пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами относительно содержания этого письма. Спасибо за ваше время, и мы надеемся, что у вас есть замечательный месяц.

Искренне,
[Full name]
[Job title]

Шаблон оповещения по электронной почте

Вот внутренний шаблон электронной почты для оповещения по электронной почте:

Тема: [Company’s name] Озабоченность по безопасности на рабочем месте в отношении [Topic]

дорогая [Staff member’s name],

Я обращаюсь к вам, чтобы предупредить вас о [topic]. Важно принять к сведению это предупреждение, чтобы вы могли [reason].

Чтобы я мог убедиться, что вы получили это письмо своевременно, пожалуйста, ответьте по адресу [date].

Это предупреждение может повлиять на ваш отдел из-за [reason]. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этого предупреждения или вам нужна помощь, ответьте на это письмо. Спасибо за уделенное время.

Искренне,
[Full name]
[Job title]

Шаблон письма о корпоративном мероприятии

Вот внутренний шаблон электронной почты для объявления о событии компании:

Тема: [Company’s name] Событие на [Date] в [Location]

дорогая [Staff member’s name],

Мы хотели бы пригласить вас принять участие [Name of event]. Мероприятие состоится на [date] в [time]. Мероприятие в [Location]. Целью этого мероприятия является [brief description of event’s purpose].

Пожалуйста, ответьте на это письмо по [date] так что я могу зарезервировать место для вас на мероприятии.

Важно отметить, что это событие события [mandatory/not mandatory] для присутствия сотрудников. Если вы планируете прийти, возьмите с собой [description of materials].

Если у вас есть вопросы или вы хотите получить дополнительную информацию о мероприятии, пожалуйста, свяжитесь со мной. Спасибо за уделенное время.

С наилучшими пожеланиями,
[Full name]
[Job title]

Шаблон электронного сообщения о внутренних изменениях

Вот шаблон внутреннего письма об изменениях:

Тема: [Company’s name] Обновление относительно [Topic]

дорогая [Staff member’s name],

Я обращаюсь к вам сегодня, чтобы сообщить вам о недавнем изменении в [description of change]. Цель этого изменения состоит в том, чтобы [brief description of purpose]. Это изменение вступит в силу [date].

После просмотра этого письма, пожалуйста, ответьте в течение [date] чтобы я мог убедиться, что вы получили это письмо своевременно.

Мы считаем, что это изменение положительно повлияет на ваш отдел, поскольку [reason] а также [reason].

Благодарим вас за просмотр этого письма. Пожалуйста, обращайтесь ко мне с вопросами об этом изменении.

Искренне,
[Full name]
[Job title]