4 типа данных в Microsoft Excel (с использованием и советами)

11 марта 2022 г.

Если вы используете Microsoft Excel в своей профессиональной деятельности, вы можете обрабатывать разные типы данных для разных проектов. Для каждого типа могут потребоваться разные формулы и команды. Изучение различных типов данных в Excel может помочь вам понять, как и когда их использовать для ваших собственных профессиональных электронных таблиц. В этой статье мы рассмотрим, что такое типы данных Excel, различные типы и несколько советов, которые вы можете использовать.

Что такое типы данных Excel?

Типы данных Excel — это четыре различных типа значений в Microsoft Excel. Четыре типа данных: текст, число, логика и ошибка. Вы можете выполнять разные функции с каждым типом, поэтому важно знать, какие из них использовать и когда их использовать. Вы также можете учесть, что некоторые типы данных могут измениться при экспорте данных в электронную таблицу.

4 типа данных Excel

Вот список из четырех типов данных, которые вы можете найти в Microsoft Excel, с информацией о том, как вы можете их использовать:

1. Числовые данные

Данные в эту категорию включают любые числа. Они могут включать большие числа или небольшие доли, а также количественные или качественные данные. Важно помнить разницу между количественными и качественными числовыми значениями, потому что некоторые числа могут не отражать количество чего-либо. Например, вы можете ввести число, представляющее финансовый доход, в одну ячейку и число, представляющее дату, в другую. Оба считаются числовыми данными, но могут вводиться в электронную таблицу по-разному. Убедитесь, что вы используете соответствующие символы и форматы, чтобы Excel правильно считывал ваши числовые данные.

Примеры числовых данных могут включать:

• Денежные итоги

• Целые числа

• Проценты

• Десятичные

• Даты

• раз

• Целые числа

• Телефонные номера

2. Текстовые данные

Этот тип данных включает в себя такие символы, как буквы, цифры и специальные символы. Основное различие между числовыми данными и текстовыми данными заключается в том, что вы можете использовать вычисления с числовыми данными, но не с текстовыми данными. Поскольку эти два типа данных могут пересекаться, вы можете вручную изменить формат ячейки, чтобы убедиться, что она работает так, как вы хотите. Вы также можете использовать текстовые данные для маркировки столбцов или строк, чтобы отслеживать различные категории. Например, вы можете пометить строку «Доход», а столбец «Январь 2022 года».

Excel может классифицировать цифры, которые он не распознает как текстовые данные по умолчанию, поэтому важно отформатировать данные, чтобы они соответствовали нужному типу. Примеры текстовых данных могут включать:

• Слова

• Предложения

• Даты

• раз

• Адреса

3. Логические данные

Данные этого типа либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ, как правило, в результате проверки или сравнения. Это означает, что вы можете использовать функцию, чтобы определить, соответствуют ли данные в вашей электронной таблице различным критериям. Например, вы можете использовать свою электронную таблицу, чтобы установить цели продаж и измерить, соответствуют ли ваши показатели продаж. Вы можете проводить эти тесты, используя логические функции для различных сценариев. Четыре логические функции:

• И: функция И может помочь вам определить, соответствуют ли ваши данные нескольким условиям. Например, вы можете использовать эту функцию, чтобы проверить, превышают ли данные в одной ячейке определенную сумму, а данные в другой ячейке также превышают другую сумму.

• ИЛИ: Вы можете использовать эту функцию, чтобы определить, соответствует ли хотя бы один из ваших аргументов вашим условиям. Если ни один из данных не соответствует вашим условиям, Excel выдает значение ЛОЖЬ.

• XOR: эта функция означает «Исключающее ИЛИ», что означает, что только один аргумент может быть ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, вы можете использовать эту функцию, чтобы гарантировать, что только одна из ваших ячеек содержит определенное значение.

• НЕТ: вы можете использовать эту функцию, если хотите отфильтровать аргументы, которые не соответствуют вашим условиям. Это помечает каждый аргумент как ИСТИНА, чтобы вы могли оценить возможные закономерности в данных, которые не соответствуют вашим условиям.

4. Данные об ошибках

Этот тип данных возникает, когда Excel распознает ошибку или недостающую информацию при обработке вашей записи. Например, если вы попытаетесь запустить функцию для ячейки, содержащей текстовые данные, Excel выдаст значение ошибки #ЗНАЧ!. Это поможет вам определить, в чем проблема, чтобы вы могли исправить ее и получить желаемый результат. Символ «#» в начале каждого значения ошибки может помочь вам легко распознать эти случаи. Знание различных значений ошибок может помочь вам понять, как устранять различные ошибки или добавлять соответствующую информацию. Эти значения:

• #ИМЯ?: Это значение может отображаться, если в формуле есть значение без кавычек или с отсутствующей начальной или конечной кавычкой. Он также может заполняться, если в формуле есть опечатка.

• #DIV/0: это значение ошибки может возникнуть, если вы попытаетесь разделить число на ноль. Поскольку результатом является неопределенное число, Excel использует #DIV/0 для обозначения того, где вы можете попробовать другое уравнение.

• #ССЫЛКА!: Недопустимое значение ошибки ссылки на ячейку может возникнуть, если вы удалите или вставите элементы в ячейку или диапазон ячеек, где вы ранее вводили формулу. Чтобы устранить эту проблему, вы можете отменить предыдущее действие и поместить новые данные в ячейку или диапазон ячеек, не содержащий формулы.

• #ЧИСЛО!: #ЧИСЛО! значение может появиться, если вы введете недопустимую формулу или функцию. Он также может появиться, если итоговая сумма, которую выдает формула или функция, слишком велика для Excel, чтобы представить ее в ячейке.

• #N/A: Вы можете ввести это значение ошибки, если хотите указать области, в которые вы можете ввести значение позже. Excel также может автоматически заполнять это значение, если импортированные данные содержат пустые или нечитаемые ячейки.

• #ЗНАЧ!: Эта ошибка указывает на то, что аргумент или оператор в функции или формуле недействителен. Например, если вы попытаетесь вычислить сумму диапазона ячеек, где одна ячейка содержит буквы алфавита, вы можете получить ошибку #ЗНАЧ! результат.

• #NULL!: Если вы ссылаетесь на пересечение между диапазоном ячеек в функции, вы можете увидеть это значение ошибки, потому что эти ячейки на самом деле не пересекаются. Он также может появиться, если в диапазоне ячеек для функции отсутствуют разделительные запятые.

Советы по использованию типов данных Excel

Вот список советов, которые помогут вам при использовании различных типов данных Excel:

Используйте функцию ТЕКСТ Excel

Эта функция позволяет форматировать данные в ячейке как текстовые данные. Это может помочь вам сохранить свой формат в ситуации, когда Excel может изменить его на формат по умолчанию. Например, если вы хотите отображать даты с помощью чисел и буквенных символов, вы можете установить для ячеек текст, чтобы Excel не преобразовывал их в формат даты по умолчанию. Это также может помочь вам отображать количественные числа, начинающиеся с одного или нескольких нулей, поскольку Excel удаляет их для числовых данных.

Чтобы использовать эту функцию, выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите изменить, а затем введите следующую формулу в строку формул:

=Текст(Значение, format_text)

Ограничение числовых данных до 15 цифр

Microsoft Excel позволяет вводить большие числа, но ограничивает числа, содержащие более 15 цифр, не включая запятые и десятичные точки. Он редактирует числа за пределами этого диапазона, заменяя любую цифру за пределом нулем. Важно вести отдельный учет любых числовых данных, для точности которых требуется более 15 цифр. Вы также можете адаптироваться к этому ограничению, используя текст. Например, если вы хотите ввести число в миллиардах, тогда как для его записи потребуется более 15 цифр, вы можете вместо этого использовать букву B, чтобы обозначить, что число исчисляется миллиардами.

Проверка данных после экспорта

Когда вы экспортируете данные в электронную таблицу, Excel может иногда возвращать настройки в зависимости от того, что, по его мнению, представляют определенные значения. Например, формат значения ошибки может войти в новую электронную таблицу как текст. Сверка новой электронной таблицы со старой может помочь вам определить отсутствующие или измененные форматы, чтобы вы могли их исправить.

Поиск знака числа

Если вы хотите проверить свою электронную таблицу на наличие значений ошибок, вы можете нажать «Ctrl + F» на клавиатуре и выполнить поиск по символу «#». Поскольку все значения ошибок начинаются с цифры или знака решетки, вы можете найти их таким образом. Это может помочь вам исправить отсутствующие или неправильные записи, чтобы обеспечить точность ваших функций.

Определить отображение числовых данных

Важно определить, как вы хотите отображать числовые данные, такие как даты, проценты или дроби. Например, если вы введете 2/8, Excel может уменьшить дробь до 1/4. Если вы хотите сохранить несокращенную дробь, вы можете изменить настройки для этой ячейки в меню «Формат». Решение о том, как вы хотите отображать определенные числа, прежде чем вводить все свои данные, может помочь обеспечить единообразие и организованность вашей электронной таблицы.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или продуктов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.