3 примера использования Power Automate (включая преимущества)

14 апреля 2022 г.

Power Automate, ранее Microsoft Flow, — это веб-служба Microsoft, которая автоматизирует рабочий процесс с помощью различных приложений и служб, помогает синхронизировать файлы и управлять системой автоматического оповещения. Использование этой программы может помочь вам улучшить общий рабочий процесс. Понимание нескольких примеров Power Automate может помочь вам автоматизировать различные задачи для максимальной эффективности. В этой статье мы даем определение Power Automate, обсуждаем, кто может использовать эту программу, выделяем ее преимущества и демонстрируем несколько примеров Power Automate.

Что такое Power Automate?

Power Automate — это служба, которая предоставляет пользователям несколько инструментов автоматизации для улучшения рабочего процесса. Он создает простой интерфейс, не требующий опыта программирования, а это означает, что многие пользователи могут сразу приступить к автоматизации задач. Пользователи создают процесс автоматизации или поток для различных задач и могут автоматически запускать его в зависимости от условий или запускать его вручную несколькими нажатиями клавиш. Power Automate может выполнять множество отдельных функций, в том числе:

• Создание настраиваемых процессов автоматизации: вы можете использовать этот сервис для создания автоматических задач, которые оптимизируют ваш рабочий процесс. Например, вы можете автоматизировать сбор и сопоставление данных, чтобы сосредоточиться на анализе этих данных вручную.

• Отправка автоматических оповещений. Вы также можете создавать автоматические оповещения, чтобы информировать вас об определенных обстоятельствах. Например, вы можете создать будильник, когда наполовину закончите задачу, чтобы вы знали, что вы делаете успехи.

• Извлечение данных: Power Automate позволяет извлекать данные из многих источников, когда вам это нужно. Например, вы можете сделать автоматическую задачу для отображения пользовательских данных, включая имена пользователей, в электронные таблицы при подготовке отчетов.

• Перемещение сохраненных данных: вы можете использовать Power Automate при синхронизации или переносе данных между носителями. Этот шаг может включать в себя отправку облачной информации на физический носитель или наоборот и обмен данными между несколькими источниками хранения.

• Планирование просроченного завершения события: Power Automate может оповещать вас о прохождении сроков выполнения для событий и планировать время завершения. Эта опция помогает специалистам не отвлекаться от работы и предупреждает их о новых рабочих обязанностях.

Power Automate позволяет вам выполнять все эти задачи из веб-среды, что означает, что вы работаете с программой, не загружая обширные программные пакеты. Это также означает, что вы можете синхронизировать несколько рабочих компьютеров со своей учетной записью Power Automate, предоставляя многим сотрудникам доступ к этой службе. Это преимущество помогает вам создать более обширную автоматизацию и помогает вашей команде синхронизировать любые общие задачи автоматизации.

Кто может использовать Power Automate?

Сотрудники из многих отраслей могут использовать Power Automate в своих повседневных задачах, в том числе:

ИТ-бизнес

Многие ИТ-компании могут использовать Power Automate при отслеживании должностных обязанностей. Например, ИТ-специалист может вводить свои ежедневные задачи в Power Automate и настраивать автоматические оповещения о том, когда начинать каждый проект. Power Automate также может помочь ИТ-компаниям настроить автоматизированные методы сбора данных, такие как устранение неполадок в системе с помощью нескольких шагов и процессов. ИТ-компании также могут синхронизировать эту систему с несколькими компьютерами, в том числе с любыми домашними техниками, которые оказывают диагностическую помощь различным клиентам.

Банковские фирмы

Банки, кредиторы и другие финансовые компании могут использовать Power Automate для решения многих важных задач. Например, они могут автоматически отслеживать текущие счета своих клиентов и отправлять автоматическое оповещение о превышении кредитного лимита. Кредиторы могут использовать Power Automate при отправке просроченных уведомлений своим заемщикам. Финансовые компании также могут настроить задачи автоматического сбора данных для Power Automate, чтобы собирать соответствующие финансовые данные при создании презентаций.

Розничные и производственные компании

Производственные и розничные фирмы могут использовать Power Automate для решения многих задач. Например, оба могут использовать эту систему для отслеживания запасов и настройки предупреждений, которые предупреждают их, когда запасы достигают определенного порога. Они также могут создавать автоматический сбор данных для отзывов клиентов, компилируя эту информацию и выявляя любые полезные отзывы.

Страховые и медицинские фирмы

Power Automate может хорошо работать для страховых и медицинских компаний, синхронизируя важные общие данные между этими группами. Например, больницы могут настроить автоматическую подачу претензий, что поможет страховым компаниям более эффективно их обрабатывать. Они также могут планировать оповещения для пациентов, включая уведомления о пополнении запасов лекарств. Страховые компании могут создавать автоматизированные задачи по сбору данных, которые собирают информацию о претензиях, сортируют основную информацию и решают, в какой отдел отправить претензию. Эти шаги помогают сделать обработку претензий более плавной и свести к минимуму осложнения, такие как случайное отклонение претензии.

Преимущества использования Power Automate

Использование Power Automate предоставляет множество преимуществ, в том числе:

Повышает эффективность работы

Автоматизация задач помогает повысить эффективность работы и улучшить общие расходы компании. Например, вы можете автоматизировать трудоемкие задачи, такие как отправка уведомлений о доступности продуктов клиентам, на отправку которых персоналу может уйти час или больше вручную. Это может помочь им более эффективно сосредоточиться на творческой работе, такой как мозговой штурм по бюджетным решениям или определение новых маркетинговых стратегий. Вы можете настроить автоматические оповещения, чтобы без промедления отправлять их сотням клиентов, информируя их о новых продуктах, распродажах и деловых мероприятиях. Повышение эффективности работы помогает компании тратить меньше ресурсов, которые в противном случае она могла бы использовать для выполнения этих задач.

Предоставляет оповещения

Оповещения Power Automate позволяют узнать, когда в бизнесе происходят важные события или обстоятельства. Это может помочь вам лучше планировать проекты. Например, вы можете автоматизировать оповещения, которые предупреждают вас, когда у вас заканчиваются важные производственные материалы. Затем вы можете заказать дополнительные материалы или автоматизировать задачу, чтобы сделать заказ за вас. Задачи автоматического оформления заказов позволяют утверждать или корректировать любые заказы, которые вы можете сделать, например отложить заказ на несколько дней или увеличить количество заказов на материалы перед совершением покупки.

Минимизирует время сбора данных

Сбор данных предоставляет компаниям необработанную информацию, которая помогает им планировать важные бизнес-факторы, такие как материальные бюджеты и повышение заработной платы. Использование Power Automate минимизирует время сбора данных, создавая автоматические процессы, которые собирают их для вас. Например, вы можете использовать Power Automate для сбора квартальных данных о продажах, а не тратить часы на это самостоятельно. Это увеличенное время сбора данных сокращает чрезмерные затраты рабочего времени и может помочь вашей команде сэкономить время и деньги на различных проектах. Это также помогает собирать эту информацию на общих носителях, чтобы облегчить доступ и использование всеми сотрудниками.

3 примера Power Automate для бизнеса

Используйте эти мощные примеры автоматизации при изучении этого уникального инструмента:

Отправка автоматических писем

В этом примере Эдвард использует Power Automate для создания автоматических маркетинговых электронных писем:

Эдвард открывает Power Automate и выбирает «SharePoint Connector» в меню задач. В этом меню он выбирает «Триггеры SharePoint» и выбирает свой почтовый клиент. Затем он может написать электронное письмо, которое он хочет отправить автоматически, щелкнув «Содержимое электронной почты» и сохранив его в SharePoint. Открывая новую задачу, он выбирает «Автоматически запускать поток». Затем он выбирает сохраненный контент из нового меню и завершает задачи, планируя время доставки электронной почты. Он выбирает «Ежедневно» и указывает время доставки важных ежедневных маркетинговых писем.

Развертывание уникальных списков

В этом примере Сара использует Power Automate для создания списков и обмена ими:

Сара создает несколько сайтов для своего проекта веб-дизайна, и ей нужно поделиться списками и библиотеками, чтобы воспроизвести структуру сайта и оптимизировать дизайн. Она начинает с создания новой задачи, выбирая инициализацию переменной. В новом меню она вводит имя сайта, тип и значение. Значение включает URL-адрес базового сайта. Затем она выбирает действие «Отправить HTTP-запрос в SharePoint», выбирает «Получить» в меню «Метод» и повторяет это действие со всеми новыми сайтами. Это действие собирает информацию о библиотеке первого сайта и реплицирует ее для новых сайтов Сары.

Перенос информации о презентации

В этом примере Терри использует Power Automate для переноса информации из слайд-шоу в список:

Терри создает новый процесс автоматизации и устанавливает для него значение «Запуск потока вручную». Затем она выбирает «Список строк, присутствующих в таблице (Excel Online Business)». В этом меню она выбирает файл, из которого нужно извлечь информацию, выбирает расположение библиотеки документов и место для обмена данными. Затем Терри может загрузить нужный файл слайд-шоу в место назначения OneDrive в разделе местоположения и выбрать «Применить к каждому (условию)» перед выполнением действия «Создать элемент (SharePoint)». Этот шаг заполняет правильную информацию из выбранного файла в новый список SharePoint.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.