29 вопросов на собеседовании для помощника руководителя
17 марта 2021 г.
При подаче заявки на должность помощника руководителя вы, вероятно, примете участие в одном или нескольких раундах собеседований с вашим потенциальным работодателем. Вопросы на собеседовании помощника руководителя касаются как ваших навыков и способностей, так и того, как вы ведете себя в определенных ситуациях. Понимание вопросов, с которыми вы, скорее всего, столкнетесь на собеседовании, настроит вас на успех. В этой статье мы обсудим некоторые из наиболее распространенных вопросов на собеседовании с помощником руководителя, в том числе почему их задают и как на них отвечать.
Вопросы для собеседования с операционным помощником
При собеседовании на должность исполнительного помощника ожидайте некоторых вопросов о ваших технических способностях и о том, как вы ведете себя в качестве помощника. Общие рабочие вопросы на собеседовании помощника руководителя включают:
Насколько вам комфортно работать с компьютером?
Какие административные компьютерные программы вы знаете?
Какие навыки, по вашему мнению, являются наиболее важными для помощника руководителя?
Что вы обычно делаете в течение дня на вашей нынешней должности помощника руководителя?
Есть ли у вас опыт курирования и создания отчетов?
Расскажите мне о времени, когда вы сотрудничали с другими над проектом.
Что вы знаете о нашей компании, и как ваши навыки хорошо применимы в нашем офисе?
Расскажите мне о времени, когда вы лучше всего продемонстрировали свои таланты в качестве помощника руководителя.
Какие, по вашему мнению, самые важные навыки, которыми вы обладаете для планирования мероприятия?
Лучшие помощники руководителя могут предвидеть потребности своего руководителя. Что в вашем наборе навыков позволяет вам узнать, что вам нужно, когда вам нужно сделать, не спрашивая?
Насколько важны для вас лидерские качества в качестве помощника руководителя? Какие навыки наиболее важны?
Вы хорошо работаете под давлением?
Ситуационные вопросы на собеседовании помощника руководителя
Вы должны ожидать, что менеджер по найму задаст некоторые из этих общих ситуационных вопросов на собеседовании с вашим помощником руководителя, чтобы убедиться, что ваши инстинкты и навыки подходят для этой роли:
Расскажите о случае, когда вам приходилось принимать трудное решение в условиях многозадачности и расстановки приоритетов.
Чем вы больше всего гордитесь в качестве помощника руководителя?
Как вы управляете расстановкой приоритетов, работая помощником у нескольких человек?
Как вы обрабатываете конфликтующие запросы?
Что бы вы сделали, если бы другой сотрудник без надлежащего допуска попросил показать конфиденциальные документы?
Расскажите мне о случае, когда вы и ваш коллега не пришли к единому мнению относительно решения. Как вы разрешили ситуацию?
Опишите свою процедуру организации встречи для вашего босса, начиная с планирования и заканчивая выполнением.
Иногда, занимая должность помощника руководителя, вы можете взаимодействовать с трудными личностями. Как вы относитесь к разным личностям?
Как вы управляете задачами в проекте, который идет не так, как вы изначально планировали?
Вы работаете в сжатые сроки и вам нужна дополнительная помощь в выполнении задания, но вы не можете поделиться конфиденциальной информацией. Как вы справляетесь с этой ситуацией?
Как бы вы отреагировали, если бы проект задерживался, а ваш руководитель попросил вас поработать на выходных?
Расскажите о случае, когда вас попросили поработать с помощником руководителя из другой компании. Как прошло сотрудничество?
Вопросы для собеседования с помощником руководителя с примерами ответов
Вот некоторые из наиболее распространенных и важных вопросов для помощника руководителя, почему их задает интервьюер и примеры ответов:
Как вы считаете, какие ваши самые ценные навыки в качестве помощника руководителя?
Этот вопрос позволяет вам продемонстрировать свои знания о том, что должен делать помощник руководителя, и позволяет связать эти знания с навыками, которыми вы обладаете. Отвечая на вопрос, выберите два или три навыка, которые, по вашему мнению, важны для помощника руководителя. Объясните, что это за навыки, почему они важны для помощника руководителя и как вы развили эти навыки или использовали их профессионально.
Пример: «Я думаю, что мой самый сильный навык — это умение принимать решения. На моей предыдущей должности я помогал руководителю строительного проекта, и в одном проекте подрядчик связался со мной по поводу непредвиденной проблемы на строительной площадке. Я знал, что мои обязанности в моя роль как исполнительного помощника заключалась в том, чтобы делать звонки в ситуациях, когда менеджер проекта был недоступен. Поэтому я оценил проблему, обсудил два варианта, которые подрядчик должен был решить, и просмотрел записи руководителя проекта о подобных обстоятельствах. Я выбрал вариант, который позволили бригаде вернуться к работе в тот же день, а не ждать следующего дня, когда будет доступен менеджер проекта. Проект продолжился и был завершен в соответствии с графиком».
Подробнее: Навыки помощника руководителя: определения и примеры
Вы предпочитаете использовать многозадачность на работе?
Этот вопрос дает возможность продемонстрировать свой опыт одновременного балансирования множества проектов, задач и сроков. Вы можете указать, что предпочитаете сосредотачиваться на одной задаче за раз и как эффективно расставлять приоритеты задач по срокам и сложности.
Пример: «Несмотря на то, что при необходимости я могу выполнять несколько задач одновременно, я предпочитаю сосредотачиваться на одной задаче за раз. Это позволяет мне уделять все свое внимание самым срочным проектам и добиваться большего, вместо того чтобы выполнять небольшие части всех моих проектов. На моей прежней должности у меня часто было несколько важных проектов, которые нужно было завершить или над которыми нужно было работать каждый день. Каждое утро я начинал с проверки соответствующих сроков, а затем расставлял приоритеты для каждого из них. система привела к удовлетворению моего руководителя и неизменно положительным отзывам о работе».
Какие из ваших навыков лучше всего позволяют вам четко и эффективно доносить потребности компании до внешних подрядчиков?
Используйте это как возможность продемонстрировать свои навыки межличностного общения. Поскольку роль, которая часто требует взаимодействия с людьми за пределами компании, это важнейший талант для помощника руководителя. Подчеркните свои коммуникативные навыки и используйте примеры из предыдущей работы, чтобы показать, как вы использовали их в профессиональной среде для получения положительных результатов. Сам ответ служит примером ваших коммуникативных навыков, поэтому убедитесь, что вы отвечаете тем тоном и стилем, которые описываете.
Пример: «Я считаю себя очень представительным и обнаружил, что это чрезвычайно полезный навык при взаимодействии с подрядчиками и другими внешними специалистами. На моей последней должности я планировал все техническое обслуживание на объекте с привлечением внешних подрядчиков. профессиональный тон во всех звонках и, как результат, построение долгосрочных отношений с эффективными профессионалами, чтобы обеспечить конкурентоспособные цены на все проекты.
Я также очень решителен, когда того требует ситуация. На моей предыдущей должности подрядчик, с которым у нас были давние отношения, начал выполнять работу некачественно. Я обсудил наши опасения и изложил ожидания от работы, а когда результаты продолжали падать ниже ожиданий, я расторг контракт. Я установил новые профессиональные отношения с другой компанией, которая могла бы соответствовать высоким стандартам моей организации».
Расскажите мне о случае, когда вы обнаружили проблему и самостоятельно предприняли действия, чтобы исправить ситуацию.
Этот вопрос дает возможность продемонстрировать пример из вашей предыдущей работы, когда вы проявили инициативу и добились положительных результатов для своего работодателя. Выберите случай, когда ваши действия в ответ на проблему были независимыми, и объясните детали, приведшие к решению, что вы решили сделать и какой положительный результат получили ваши действия.
Пример: «На моей предыдущей должности я провел встречу между моим руководителем и потенциальным клиентом, который предлагал потенциально выгодное партнерство. В день презентации, когда прибыли клиенты, они привели с собой дополнительных сотрудников, которых у нас не было». К сожалению, помещение, которое у нас было для презентации, было недостаточно большим, а наш большой конференц-зал не был оборудован необходимыми технологиями для презентации, которую планировала компания.
Я связался с нашим техническим отделом и попросил, чтобы они немедленно подготовили большую комнату. Им понадобилось примерно 30 минут, поэтому я быстро и незаметно сообщил своему руководителю о задержке. Он смог продлить свою первую встречу в своем офисе, что дало время для работы технической команде. Подготовив большую комнату, мы смогли разместить всех и провели презентацию, которая произвела впечатление на клиента, что привело к соглашению с клиентом».
Расскажите мне о случае, когда вам приходилось отвечать клиенту или коллеге, сохраняя конфиденциальность информации. Как вы справились с ситуацией?
Работодатель может захотеть знать, что он может доверять вам конфиденциальную информацию, поэтому вы можете использовать этот вопрос, чтобы показать, что вы понимаете эту ответственность и цените конфиденциальность. Отвечая на вопрос, дайте более общую информацию в вашем примере, чтобы сохранить конфиденциальность с вашим предыдущим работодателем и продемонстрировать, что вы уважаете эту конфиденциальность даже за пределами рабочего места.
Пример: «Обработка личной информации в качестве помощника руководителя требует большой осторожности, и я всегда принимаю дополнительные меры предосторожности, чтобы защитить конфиденциальность моего работодателя. На моей прежней должности мне нужно было привлечь сотрудника без надлежащего допуска в чрезвычайной ситуации. Прежде чем связаться с ними, я ненадолго встретился со своим боссом, чтобы обсудить, что, если что, было разрешено делиться с сотрудником, чтобы убедиться, что не было недопонимания или чрезмерного обмена.
Хотя ограничения, установленные для взаимодействия, были очень строгими из-за конфиденциального характера информации, я использовал рекомендации, предоставленные моим работодателем, чтобы донести до сотрудника как срочность ситуации, так и то, что необходимо было сделать, не нарушая никаких границ конфиденциальности. “