21 совет, который поможет вам лучше общаться на работе

9 марта 2021 г.

Коммуникация является неотъемлемой частью рабочего места, что делает ее ценным навыком для профессионалов из разных отраслей и должностей. Изучая, как улучшить ваше общение на работе, вы можете улучшить свои отношения на рабочем месте и свой вклад в свою работу. В этой статье мы исследуем, почему важно иметь хорошее общение на работе, и перечислим 21 совет, как улучшить ваше общение на рабочем месте.

Почему важно иметь хорошие коммуникативные навыки на работе?

Наличие хороших коммуникативных навыков на работе помогает повысить производительность и эффективность в команде. Эффективное общение на рабочем месте также помогает вам поддерживать позитивные профессиональные отношения с коллегами и начальством, побуждая вас просить о ясности и использовать соответствующие каналы связи. В целом, хорошее общение на рабочем месте способствует формированию позитивной корпоративной культуры и способности достигать целей компании.

Советы, как лучше общаться на работе

Вы можете использовать следующие советы, чтобы сделать ваше устное и письменное общение с коллегами более эффективным:

Дайте себе достаточно времени, чтобы попрактиковаться в презентациях или составить важные документы.

Независимо от того, должны ли вы сделать презентацию или написать отчет, вы должны дать себе достаточно времени, чтобы спланировать, как вы хотите представить и обсудить материалы, что повлияет на ясность вашей статьи и общее сообщение. При подготовке к презентации подумайте о целях презентации и информации, которую необходимо включить. Это может помочь вам разработать план презентации, на который можно ссылаться во время практики.

При написании отчета вы также должны подумать о его цели и о том, какую информацию хотят знать читатели, что поможет составить и уточнить ваше сообщение.

Практикуйте активное слушание

Активное слушание использует невербальные сигналы и небольшие вербальные жесты, чтобы привлечь ваше внимание к говорящему. Это включает в себя зрительный контакт, кивание, улыбку, ведение заметок и вставление небольших фраз или слов во время разговора. К ним относятся такие слова и фразы, как «да, конечно» или «понимаю». Вы можете практиковать навыки активного слушания, разговаривая напрямую со своими коллегами и руководителем или слушая презентации на собраниях.

Используйте приемы перефразирования

При общении на рабочем месте вы можете добиться ясности, перефразируя сообщения. Например, когда коллега задает вопрос после вашей презентации, начните с перефразирования его вопроса: «Значит, вы хотите знать, почему были расхождения между цифрами за этот и прошлый месяцы?» Это важно, потому что это позволяет вашему коллеге подтвердить вопрос или внести дополнительную ясность, чтобы вы могли дать лучший ответ.

Знайте, когда задавать открытые, а когда закрытые вопросы.

Открытые вопросы — это те, которые побуждают кого-то поделиться своими мыслями или мнениями, и на эти вопросы обычно нет прямых ответов. Напротив, закрытые вопросы заставляют кого-то дать конкретный ответ, например, да или нет. Знание того, когда использовать открытые и закрытые вопросы, может повлиять на то, получите ли вы информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. Например, используйте открытый вопрос, когда вы хотите услышать отзыв коллеги о проекте, и используйте закрытый отзыв, когда хотите узнать крайний срок проекта.

Следите за языком тела

Чтобы улучшить свои методы общения на рабочем месте, начните наблюдать за языком тела ваших коллег. Язык тела состоит из невербальных сигналов, которые передают, как человек на самом деле относится к теме или предмету. Наблюдая за языком тела, обратите внимание на выражение лица коллег, уровень зрительного контакта, положение тела и жесты рук.

Сохраняйте профессиональный язык

Хотя важно поддерживать связь с коллегами, поддержание профессионального языка в электронных письмах, презентациях и устном общении может помочь передать ваш профессионализм и преданность своей работе. Чтобы проверить, использует ли сообщение профессиональный язык, подумайте, будет ли уместно отправить его руководителю.

Установите личные связи

Хотя вам необходимо сохранять чувство профессионализма на работе, общение с коллегами по хобби или личным интересам может помочь вам укрепить позитивные отношения на рабочем месте. Узнайте больше об интересах и семейной жизни ваших коллег во время обеденных перерывов или внеурочных мероприятий, чтобы лучше узнать их. Как только вы установите более личные связи с коллегами, вы сможете задавать вопросы и участвовать в беседах, которые продемонстрируют вашу заботу и укрепят ваши отношения на работе. Например, если коллега упоминает, что выпускной у ее дочери в четверг, спросите, как все прошло, когда увидите ее в пятницу.

Используйте тон голоса, чтобы добавить ясности

Ваш тон голоса влияет на то, как другие интерпретируют ваши устные и письменные сообщения. Разговаривая с коллегами, обязательно используйте счастливый и воодушевляющий тон голоса, чтобы выразить свою заинтересованность в разговоре с ними. Это поможет коллегам почувствовать, что их ценят, и поможет им оценить ваши мысли по теме. Точно так же вы можете передавать свои мысли по электронной почте, выбирая правильные слова и символы.

Например, вместо того, чтобы писать: «Спасибо, я ценю это», используйте «Спасибо, я так благодарен за вашу помощь!» Восклицательный знак помогает передать ваши эмоции, а язык, который вы используете, помогает получателю оценить, насколько важны его слова. помощь была.

Чаще вступайте в живое общение

Хотя электронная почта, заметки и диалоги по телефону позволяют вам общаться с коллегами и сотрудниками других отделов, общение лицом к лицу помогает вам улучшить ваши профессиональные отношения, сэкономить время и повысить ясность сообщений. Это потому, что это побуждает вас взаимодействовать с вашими коллегами и позволяет им задавать быстрые дополнительные вопросы.

Будьте прозрачны в своих потребностях

Еще один способ эффективно общаться на рабочем месте — это практиковать прозрачность, что означает четкое изложение ваших намерений или потребностей. Например, вместо того, чтобы соглашаться на дополнительную работу, когда у вас много дел, честно расскажите своему начальнику о своей текущей рабочей нагрузке и спросите, сможете ли вы поработать над дополнительными задачами завтра. Эта практика поможет вам максимизировать вашу продуктивность и уровень энергии на работе.

Оперативно сообщайте о своих потребностях

Немедленное решение любых вопросов, которые у вас есть, является важной частью хорошего общения. Возможность быстро общаться гарантирует, что вы максимизируете свою производительность и вносите полезный вклад в вашу компанию. Например, обратитесь за поддержкой, как только поймете, что вам нужна помощь для выполнения проекта, или попросите начальника уточнить термин сразу после получения инструктажа по задаче.

Практикуйте межличностное общение

Межличностное общение — это процесс, посредством которого люди корректируют свою тактику общения, чтобы приспособиться к потребностям других. Регулируя свое общение, вы можете максимизировать взаимодействие на рабочем месте и повысить производительность. Например, вы можете обратиться к своему начальнику по электронной почте с вопросом, потому что знаете, что он предпочитает электронные письма незапланированным посещениям офиса. Точно так же вы используете общие слова и фразы, чтобы помочь кому-то из другого отдела понять сложные процедуры вашего отдела.

Развивайте свои навыки письма

Важно понимать, как писать эффективно, чтобы вы могли участвовать в письменном общении на работе. Умение писать эффективно обеспечивает четкую коммуникацию между вами и вашими коллегами или начальством. Ваши навыки письма также могут повлиять на вашу способность получать новые роли или обязанности на рабочем месте. Чтобы улучшить свои навыки письма, выполняйте письменные упражнения в Интернете и попросите других просмотреть предыдущие заметки, электронные письма, отчеты или информационные бюллетени, которые вы написали.

Изучите основы электронной почты

Подумайте о том, чтобы провести онлайн-исследование или пройти курс написания электронных писем, чтобы повысить качество своей практики написания электронных писем. Профессиональные электронные письма должны быть короткими и лаконичными и содержать только самую актуальную информацию по теме. Это важно, потому что у вашего получателя может быть небольшой промежуток времени для проверки и ответа на электронные письма в течение рабочего дня. Написав краткое электронное письмо, вы увеличиваете свои шансы на получение быстрого ответа.

Скачать инструменты для корректуры

Безошибочные документы показывают ваш профессионализм и гарантируют точность ваших сообщений. Добавление расширения для корректуры или грамматики на ваш компьютер может помочь вам найти орфографические ошибки и определить нечеткий язык, чтобы повысить качество вашей тактики письменного общения.

Используйте визуальные элементы

Вы можете использовать визуальные эффекты для более эффективной передачи информации при устном или письменном общении. Например, при проведении презентации инструменты презентации, такие как слайд-шоу, могут помочь вашей аудитории быстро усвоить информацию. Точно так же диаграммы или графики в письменном отчете также помогают вашему читателю визуализировать смысл вашего текста.

Используйте четкий и лаконичный язык

При устном или письменном общении важно использовать четкий и краткий язык, поскольку это уменьшает количество вопросов или путаницу по теме. В разговоре с коллегами используйте такие фразы, как «Имеет ли это смысл?» или «Легко ли за мной следить?» чтобы уточнить ваше сообщение. Точно так же при написании электронных писем проверяйте свои черновики, чтобы определить области, которые вы могли бы сделать более четкими или прямыми. Например, вместо «Мы проведем собрание в 3 часа дня», вы можете сказать «Сегодняшнее собрание в 15 часов».

Продемонстрируйте свою благодарность

Один из способов поощрить позитивную командную или корпоративную культуру посредством общения — выразить благодарность своим коллегам. Вы можете продемонстрировать свою благодарность, поблагодарив их за помощь в проекте или признав их личные качества, которыми вы восхищаетесь, например их оптимизм. Делая это, вы улучшаете свои профессиональные отношения с коллегами и более эффективно общаетесь с ними.

Воспользуйтесь возможностями публичных выступлений

Развитие ваших способностей к публичным выступлениям может помочь вам преодолеть любые страхи или опасения, связанные с выступлениями перед другими. Одним из аспектов публичных выступлений является умение эффективно доносить сообщения с помощью правильного произношения и пауз. Эти методы гарантируют, что слушатели ясно услышат и поймут ваше сообщение. Вы также можете узнать советы по общению с аудиторией, например, используя зрительный контакт или родственный язык. Добровольно выступая с презентациями во время совещаний и других важных рабочих мероприятий, вы можете улучшить свои навыки устного общения.

Запросить отзыв

Обращение к руководителю и коллегам за отзывами о ваших коммуникативных навыках позволит вам больше узнать о своих сильных сторонах и областях, в которых вам нужно улучшить свои навыки. Запрашивая отзыв, вы можете задавать вопросы о непосредственном событии, таком как командный проект или презентация, или задавать вопросы об их потребностях в общении и о том, как вы с ними общаетесь. Получение отзывов о ваших коммуникативных навыках на рабочем месте поможет вам более внимательно относиться к тактике, которую вы используете.

Ставьте ежедневные цели

Чтобы улучшить свои коммуникативные навыки, вам нужно ставить небольшие цели и сосредоточиться на их достижении в течение рабочего дня. Примеры целей включают задавать вопросы своему руководителю или менеджеру в течение 30 минут после начала нового проекта или быть четкими и краткими в сообщениях электронной почты. Ставя ежедневные цели, вы можете улучшить общение на рабочем месте и обрести уверенность в своих коммуникативных способностях.