20 советов по тайм-менеджменту для профессионалов

22 февраля 2021 г.

Улучшение вашей способности управлять временем может повысить качество вашей работы и повысить производительность. Это, в свою очередь, может сделать вас более ценным для работодателя и создать новые возможности для карьерного роста. Изучение множества различных стратегий для лучшего управления своим временем может помочь вам определить, какие из них будут работать лучше всего для вас.

В этой статье мы обсудим, почему тайм-менеджмент так важен, и поделимся 20 советами по тайм-менеджменту для занятых профессионалов.

Почему важен тайм-менеджмент

Изучение стратегий тайм-менеджмента позволяет вам быть более продуктивным, успевая больше за меньшее время, что освобождает время для других задач или возможностей для обучения. Эффективное управление своим временем может помочь снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию, что сделает вас более эффективным на рабочем месте и потенциально приведет к еще большему успеху в карьере.

20 советов по тайм-менеджменту для профессионалов

Вот 20 советов по тайм-менеджменту, которые помогут занятым специалистам успевать больше на рабочем месте:

1. Ведите списки

Составьте списки мыслей, которые у вас есть, или задач, которые вам нужно выполнить в течение дня. Записав как можно больше, вам будет легко вспомнить, к каким задачам вам нужно вернуться позже. Мобильные устройства и ноутбуки часто имеют встроенные инструменты тайм-менеджмента, облегчающие эту задачу. Вы также можете держать под рукой небольшой блокнот, чтобы дополнять его по мере того, как что-то приходит в голову. В конце каждого дня вы можете просмотреть задачи и создать список дел на следующий день, зная, что все сделано.

2. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Исследования окончательно установили, что многозадачность снижает вашу продуктивность. Для максимальной продуктивности сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Более эффективно закончить одну работу, прежде чем переходить к следующей.

3. Установите ограничение по времени для задач

Закон Паркинсона гласит, что работа будет расширяться, чтобы заполнить время, доступное для завершения. Установив временные ограничения для определенных элементов, вы, естественно, лучше сосредоточитесь и будете работать более эффективно. Если вы обнаружите, что работаете сверх установленных для себя временных рамок, вы можете изучить свой рабочий процесс и найти вещи, которые могут отнимать время или отвлекать ваше внимание от поставленной задачи.

4. Планируйте свою неделю в воскресенье

В понедельник с планом на неделю вы сможете перейти от выходных к продуктивной рабочей неделе. Найдите время в воскресенье, чтобы спланировать свою неделю, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Если вы знаете, что у вас обычно меньше энергии по понедельникам или в другие определенные моменты в течение недели, запланируйте на эти моменты задачи с низким приоритетом. Если вы знаете, что пик вашей продуктивности приходится на вторник и среду, запланируйте самые творческие и ответственные задачи на эти дни. Если у вас есть еженедельные собрания команды, подумайте о том, чтобы назначить их на четверг, когда энергия вашей команды, вероятно, начнет снижаться. Затем используйте пятницу для планирования и нетворкинга.

5. Создайте ежедневный план

Потратьте несколько минут в конце каждого дня, чтобы составить ежедневный список дел на следующий день. Это облегчит включение пунктов, которые у вас может возникнуть соблазн отложить на другой день. Это также поможет вам сразу приступить к работе, когда вы придете в офис на следующий день, так как вы будете знать, с каких задач вам нужно начать. Еще один трюк, чтобы мотивировать себя, состоит в том, чтобы формулировать пункты в вашем списке так, как будто вы уже выполнили их. Например, вместо «отправить отчет» в свой список напишите «отчет отправлен».

6. Создайте список «сделано»

Если в течение дня возникают неожиданные задачи, создайте отдельный список рядом со своим списком дел, когда вы выполняете эти дополнительные задачи. В воскресенье пересмотрите свой список дел вместе с дополнительными бонусными задачами, чтобы повысить свою уверенность и составить список целей на следующую неделю.

7. Выполняйте самые приоритетные задачи в первую очередь

Выполняйте самые важные и самые сложные задачи в первую очередь. Это не только гарантирует, что они будут выполнены вовремя, исследования показывают, что первый час дня является самым продуктивным. На самом деле, исследования показывают, что ваш мозг может легче сосредоточиться, когда он менее бдителен, поскольку у него нет избыточной энергии для других мыслей.

8. Блокируйте отвлекающие факторы

Положите телефон в режим «Не беспокоить» и положите его в ящик стола, чтобы он не был на виду. Вы также можете отключить программу обмена мгновенными сообщениями или закрыть электронную почту, чтобы не отвлекаться на новые входящие письма. Также рекомендуется закрыть все окна, кроме тех, в которых вы работаете. Если возможно, закройте дверь, чтобы вас меньше беспокоили. Если у вас есть коллега или начальник, который периодически останавливается у вашего стола, подумайте о том, чтобы быстро заглянуть в его офис, прежде чем начать свое сосредоточенное время. Вы также можете рассмотреть возможность использования наушников с шумоподавлением или включения музыки, чтобы заглушить отвлекающие факторы.

9. Следите за тем, как расходуется ваше время

Знание того, как вы управляете своим временем, является важным шагом на пути к эффективному управлению временем. Подумайте о том, чтобы выделить один или два дня и документировать каждую задачу или действие, которое вы делаете. Вы также можете использовать приложение для повышения производительности, которое будет отслеживать вашу активность на вашем телефоне или компьютере.

10. Вознаграждайте себя за сложные задачи

Желание избегать трудных задач вполне естественно, вознаграждайте себя за непосредственное выполнение этих неприятных или сложных задач. Например, позвольте себе сделать перерыв и пойти на прогулку или поработать над чем-то, что вам действительно нравится, в качестве награды.

11. Позаботьтесь о себе

Чтобы максимизировать свою продуктивность, важно заботиться о себе. Это означает, что нужно есть полезную, здоровую пищу, регулярно заниматься спортом и спать рекомендуемые семь-девять часов каждую ночь.

12. Делегируйте обязанности

Если вы занимаете руководящую должность и постоянно отстаете от графика или работаете во время обеда, возможно, вам следует подумать о том, чтобы делегировать больше своих обязанностей своей команде. Чтобы эффективно делегировать полномочия, узнайте, кто входит в вашу команду, и каковы их сильные и слабые стороны. Убедитесь, что они понимают цели и ожидания, а также сроки. Также важно быть доступным для вопросов и сообщать им, какие ресурсы доступны для них.

13. Сосредоточьтесь на общей картине

Вместо того чтобы стремиться к совершенству или сосредотачиваться на мельчайших деталях своей работы, держите в голове общую картину. Обращайтесь к наиболее важным задачам из вашего списка дел, а не к мелким деталям.

14. Планируйте перерывы между задачами

Исследования показывают, что ваш мозг может оставаться сосредоточенным только до нескольких минут за один раз. Запланируйте перерыв между задачами или, как минимум, каждые 90 минут, чтобы поддерживать максимальную производительность.

15. Максимально используйте время ожидания

Каждый сталкивается с периодами ожидания, будь то в аэропорту или на вокзале. Используйте эти периоды простоя, чтобы отвечать на электронные письма, читать подкасты или читать, отвечать на пропущенные телефонные звонки или даже просто отдыхать и медитировать. Будьте готовы к этим моментам, когда вам придется ждать.

16. Организуйте свою электронную почту

Загроможденный почтовый ящик может привести к тому, что вы потратите больше времени на поиск важных писем, на которые вам нужно ответить, или к тому, что вы вообще пропустите важные электронные письма. Архивируйте электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа. Создавайте ярлыки для сообщений электронной почты, требующих от вас каких-либо действий, таких как «срочно», «требует действий» или «ожидание». Создайте фильтры для автоматической маркировки входящей электронной почты на основе ключевого слова в электронной почте или того, кто ее отправляет. Вы даже можете пометить все входящие информационные бюллетени, создав фильтр для писем, содержащих слово «отписаться».

17. Ставьте SMART-цели

Ваша продуктивность часто измеряется вашей способностью достигать поставленных целей. Если вы достигаете этих целей быстро, с меньшими затратами ресурсов, это явный признак того, что вы эффективно управляете своим временем и работаете продуктивно. Тем не менее, важной частью этого является наличие целей SMART. Цели SMART являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными во времени. Убедитесь, что, когда вы устанавливаете для себя ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели, они также являются SMART.

18. Научитесь говорить нет

Будьте осторожны, берясь за то, что потребует вашего времени. Когда вас попросят взять на себя обязательство, ответьте, сказав, что вы проверите свое расписание и вернетесь к человеку. Это даст вам время оценить, соответствует ли это вашим целям и действительно ли у вас есть на это время.

19. Будьте рано

Уменьшите стресс, всегда приезжая пораньше. Это касается не только встреч, но и дедлайнов. Всегда планируйте представить свою работу на один день раньше запланированного срока.

20. Попробуйте занятия, которые задействуют разные навыки

Подумайте о том, чтобы заняться деятельностью, в которой используются наборы навыков, которые вы не используете на работе. Например, если вы проводите большую часть дня, сидя в офисе, займитесь танцами или рисованием. Возможно, вы обнаружите, что привлекательные навыки, которые вы редко используете на работе, дадут вам больше творчества и вы сможете быстрее решать проблемы.