17 стратегий управления электронной почтой для повышения продуктивности

9 ноября 2021 г.

Электронная почта является одним из основных инструментов, которые люди используют для общения друг с другом на современном рабочем месте. Возможность управлять и организовывать свою учетную запись электронной почты может помочь вам расставить приоритеты в ваших рабочих задачах и обеспечить четкую линию связи с вашей командой. Применяя несколько простых советов по управлению электронной почтой, вы можете сэкономить значительное количество времени, которое вы потратили бы на сортировку переполненного почтового ящика.

В этой статье мы поговорим о некоторых из лучших методов, которые вы можете использовать для управления своей электронной почтой и улучшения методов общения по электронной почте.

Почему управление электронной почтой важно?

Надлежащее управление электронной почтой может повлиять на многие аспекты вашего опыта на рабочем месте. Как только вы преобразуете свой неорганизованный почтовый ящик, выработав хорошие привычки управления электронной почтой, вы сможете пользоваться преимуществами более эффективных и функциональных коммуникаций. Хорошее управление электронной почтой может повлиять на вашу работу следующим образом:

Экономия времени

Использование стратегий управления электронной почтой может сократить количество времени, которое вы тратите на поиск определенных электронных писем, сортировку непрочитанных сообщений или ответ на сообщения. Активно реагируя на входящие электронные письма и используя определенную систему, вы можете уделять больше времени другим обязанностям, а не администрированию электронной почты.

Повышение производительности

Имея легкий доступ к наиболее важным электронным письмам и используя систему для ответа на сообщения с низким приоритетом, вы сможете быстрее достичь своих целей и сократить время ответа. Чем быстрее вы сможете общаться взад и вперед со своими контактами, тем скорее вы сможете двигаться вперед с другими целями.

Быть надежным

Управление электронной почтой поможет вам не пропустить ни одного важного сообщения или случайно проигнорировать важное сообщение. Если у вас есть хорошие привычки управления электронной почтой, вы можете продемонстрировать большую надежность, всегда предоставляя надлежащий и своевременный ответ.

Улучшение доступности

Наличие организованного почтового ящика облегчает поиск старых писем и ссылки на них. Хорошие системы управления электронной почтой позволяют вам быстро получать доступ к электронным письмам в зависимости от их категории, даже если вы не помните правильные ключевые слова для поиска.

17 стратегий, которые помогут вам управлять электронной почтой

Если вы готовы улучшить свои привычки электронной почты и более эффективно управлять своими сообщениями, попробуйте использовать следующие ключевые стратегии:

Перенаправлять сообщения

Наличие большого количества электронных писем может пугать, даже если у вас уже есть хорошая система организации электронной почты. Сокращение количества входящих сообщений, которые вы получаете каждый день, является одной из лучших стратегий, позволяющих избежать захламленности почтового ящика. Попросите своих коллег использовать другие каналы связи, такие как телефонные звонки, мгновенные сообщения или личные встречи, если это возможно. Разместите другие свои контактные данные в профиле своей учетной записи электронной почты, чтобы ваши коллеги знали, как позвонить или отправить вам сообщение для быстрых вопросов вместо отправки электронного письма.

Создайте документ для часто задаваемых вопросов

Еще один способ уменьшить объем получаемых вами электронных писем — создать общий документ с ответами на часто задаваемые вопросы, связанные с вашей должностью. Если вы обнаружите, что ваши коллеги регулярно задают один и тот же вопрос, добавьте его в документ с инструкциями о том, как ответить на этот вопрос. Попросив своих контактов проверить документ часто задаваемых вопросов на общем диске перед отправкой по электронной почте, вы можете сэкономить время на ответах на электронные письма, предоставив справочные материалы своей команде.

Настройка предварительного просмотра электронной почты

Включите предварительный просмотр электронной почты для своей учетной записи электронной почты, чтобы видеть первые несколько слов или предложений каждого электронного письма при просмотре полного почтового ящика. Часто бывает трудно определить содержание или срочность электронного письма, используя только строку темы. Предварительный просмотр электронной почты может помочь вам избежать раздражения, связанного с открытием электронной почты, а затем повторной пометкой ее как «непрочитанной» или более поздней. Просматривая предварительный просмотр, не открывая электронное письмо, вы можете мысленно определить, какие электронные письма требуют немедленного внимания, а какие следует отсортировать для будущего ответа.

Установите ограничение на время ответа

Установите для себя границу относительно того, как долго вы готовы держать электронное письмо в своем почтовом ящике. Определите максимальный предел, чтобы вы не откладывали ответ до тех пор, пока не забудете об электронном письме или не пропустите крайний срок. В зависимости от вашего положения, это может варьироваться от нескольких часов до нескольких дней. Вы можете контролировать время ответа, настроив автоматический ответ, который гарантирует ответ в течение определенного периода времени.

Максимально автоматизируйте

Оптимизируйте свои входящие сообщения, включив правила автоматической сортировки через ваших почтовых провайдеров. Вы можете автоматически пересылать, сортировать и удалять входящие электронные письма на основе определенных условий, включая имя отправителя, ключевые слова электронной почты и другие данные. Если вы обнаружите, что постоянно выполняете простую организационную задачу, подумайте, существует ли правило электронной почты, которое может автоматизировать эту задачу. Другой задачи автоматизации электронной почты включают настройку электронных писем для удаления через определенное время, архивирование неактивных цепочек электронной почты и отправку напоминаний.

Держите свои контакты в курсе

Сохранение и сортировка контактов электронной почты — важная часть успешного управления электронной почтой. Возможность легкого доступа к вашим частым контактам может помочь вам сэкономить время на поиске нужной электронной почты и предотвратить случайную отправку электронной почты на устаревший или неточный адрес электронной почты. Создание профилей контактов для адресов электронной почты также может помочь вам отслеживать общение с конкретным человеком с течением времени. Если у одного человека есть несколько учетных записей электронной почты, связанных с ним, свяжите электронные письма вместе в своей адресной книге, чтобы обеспечить постоянную связь.

Организуйте свой почтовый ящик поэтапно

Существует множество систем организации папок, которые вы можете использовать для управления электронной почтой. Одна из стратегий заполнения состоит в том, чтобы организовать папку «Входящие» поэтапно, включая электронные письма, требующие дальнейших действий перед ответом, электронные письма, требующие последующих действий, и решенные ветки электронной почты. Организация ваших электронных писем на основе того, что вам нужно сделать, чтобы двигаться вперед, может упростить вам выполнение проектов и не пропустить незавершенную задачу. Как только вы ответите на электронное письмо или получите ответ, переместите ветку электронной почты в папку для следующего этапа процесса общения.

Пометьте свои электронные письма несколькими ключевыми категориями

Ярлыки электронной почты — это полезные инструменты, которые помогают сортировать электронные письма по подкатегориям, добавляя описательный тег. Подумайте, какие типы категорий вы будете использовать чаще всего, а затем используйте их последовательно, чтобы добавить дополнительный контекст к своим электронным письмам. Использование комбинации папок и меток электронной почты может помочь вам найти полезную информацию, не отставая от ответов вовремя.

Установите лимит входящих сообщений

Установите цель, чтобы общее количество писем в вашем почтовом ящике не превышало определенного числа. Некоторые люди стремятся всегда иметь пустой почтовый ящик, в то время как другие, возможно, не смогут избежать наличия гораздо большего почтового ящика. Установка ограничения на количество входящих не означает, что вы должны читать и отвечать на все электронные письма по мере их поступления. Вместо этого это включает в себя сортировку непрочитанных сообщений по папкам в зависимости от их стадии и уровня приоритета, чтобы вы могли обрабатывать их партиями в подходящее время. .

Объединяйте и отслеживайте цепочки электронной почты

Цепочки электронных писем могут быть простым способом следить за беседой, но они также могут создать путаницу, если есть несколько ответов и ветвей электронной почты от разных людей. Отвечая на сложную цепочку писем, постарайтесь объединить все цепочки сообщений в одну основную цепочку писем. Вы можете процитировать другие электронные письма в своем ответе, чтобы создать хронологическую запись разговора в одном удобном месте. Это предотвращает фрагментацию информации и помогает сосредоточить внимание других людей в потоке электронной почты.

Включить блокировщик изображений

Многие люди включают изображения в свою подпись электронной почты, что может быстро загромождать ваш почтовый ящик в ветке электронной почты несколькими ответами. Может быть трудно найти нужную информацию, если вам приходится прокручивать большие файлы изображений в каждом ответе электронной почты. Использование блокировщика изображений может удалить эти отвлекающие изображения и избавиться от громоздкого форматирования, что облегчает чтение и обработку ваших электронных писем. Блокировщики изображений также могут сократить время, необходимое для полной загрузки каждого изображения, что поможет вам быстрее сортировать сообщения и отвечать на них.

Читайте свои электронные письма только тогда, когда вы можете ответить

Выделяйте немного времени каждый день, чтобы читать электронные письма и отвечать на них. Хотя вы должны заранее сортировать электронные письма по теме, отправителю и предварительному просмотру, подождите, чтобы открыть электронные письма, пока у вас не будет времени ответить. Если электронное письмо оказалось срочным, вы не хотите случайно забыть об этом, открыв письмо и намереваясь ответить позже, когда у вас будет больше времени. Запланируйте временные интервалы для ответа на новые электронные письма, отправки последующих ответов и составления исходящих электронных писем. Это может помешать вам тратить слишком много времени на электронную почту в течение дня.

Синхронизируйте электронную почту с календарем

Для особенно важных электронных писем сделайте пометку в своем рабочем календаре. Электронная почта может быть полезным инструментом планирования, если вы можете организовать все коммуникации на основе главного календаря. Вы даже можете использовать функции электронной почты и плагины для автоматической синхронизации изменений календаря с любыми электронными письмами, в которых упоминаются даты. Это особенно полезно для отслеживания ответов других людей или проверки проекта в соответствии с определенными сроками.

Регулярно проверяйте прочитанные сообщения

Успешное управление электронной почтой может ограничить количество писем, которые вы пропустите, но вам все равно следует регулярно дважды проверять свой почтовый ящик. Просмотр открытых сообщений один раз в неделю может помочь вам восстановиться, если вы случайно щелкнули по электронной почте или забыли нажать кнопку «Отправить» в своем ответе. С помощью этой техники можно обнаружить любые ошибки до того, как они приведут к значительным сбоям в общении. Это также может помочь вам почувствовать себя более уверенным в том, что ваши привычки управления электронной почтой работают.

Настройте плагины отписки

Информационные бюллетени по электронной почте и другие подписки могут быстро заполнить ваш почтовый ящик рекламными акциями, сообщениями в блогах и электронными напоминаниями, которые вы на самом деле не хотите читать. Отмена подписки на каждый список адресов электронной почты по отдельности может быть утомительной и трудоемкой. Вы можете даже не знать, как попали в определенные списки адресов электронной почты. Загрузите плагин для автоматической отмены подписки на списки адресов электронной почты и управления входящими электронными письмами с помощью простого интерфейса, который интегрируется с вашей учетной записью электронной почты.

Используйте программное обеспечение для управления электронной почтой

Хотя в вашей учетной записи электронной почты, вероятно, есть некоторые основные инструменты управления электронной почтой, вы можете получить доступ к ряду других функций, загрузив программное обеспечение для управления электронной почтой. Это идеально подходит для людей, которые управляют большими учетными записями, которые ежедневно обрабатывают сотни электронных писем. Функции программного обеспечения для управления электронной почтой могут помочь вам улучшить безопасность электронной почты, настроить интерфейс, отслеживать сообщения и интегрировать различные каналы связи.

Печать физических копий важной информации

Когда вы получаете электронное письмо с чрезвычайно высоким приоритетом, распечатайте копию, чтобы сохранить ее для своих физических файлов. Это защитит вас от случайного удаления или архивации важного документа. Наличие физических копий важных электронных писем также может держать связь в центре внимания и напоминать вам об адресной ключевой информации. Печатные копии также могут предоставить вам доступ к информации без подключения к Интернету и визуально отсортировать ход проекта.