17 советов для успешной деловой поездки

В зависимости от вашей компании и сферы деятельности вас могут попросить съездить по работе. Как и в любом путешествии, важно подготовиться к путешествию. В этой статье мы предлагаем 17 советов, которые сделают вашу следующую командировку, будь то внутри страны или за границу, успешной.

Каковы распространенные причины командировки?

Деловая поездка – это любая поездка, в которой вы представляете свою компанию. В зависимости от поездки и ее цели вы могли отправиться в следующую страну или на следующий континент.

Есть несколько причин, по которым вас могут попросить командировать по работе. Вот несколько наиболее частых причин командировки:

• Конференции

• Встречи по продажам

• Поездки клиентов

• Отступление компании

Почему важна подготовка к командировке?

Подготовка к деловой поездке позволяет безопасно путешествовать, произвести отличное впечатление на коллег и помочь в достижении целей поездки. Имея под рукой все необходимые рабочие инструменты, вы легко справитесь с любыми непредвиденными задачами, которые могут возникнуть во время вашей поездки, такими как запросы клиентов на информацию.

12 советов, как сделать вашу внутреннюю деловую поездку успешной

Вот 12 советов, которые помогут сделать вашу следующую командировку внутри страны успешной:

1. Упакуйте самое необходимое

Не забудьте взять с собой достаточно одежды, чтобы покрыть всю поездку, и упакуйте вещи, удобные и соответствующие мероприятию, которое вы посещаете. Возьмите с собой одежду, которая соответствует дресс-коду или культуре компании, или стране, если вы путешествуете за границей.
Хотя вы можете путешествовать в основном по работе, вы можете проводить некоторое время вне офиса во время вашего пребывания. Вам может понадобиться упаковать предметы или одежду для определенных видов деятельности, таких как:

• Одежда для путешествий

• Удобная обувь

• Экипировка для занятий спортом

• Официальная одежда для особого ужина или мероприятия

Помимо одежды и туалетных принадлежностей, не забудьте упаковать свои электронные устройства и любые зарядные устройства или адаптеры, которые могут вам понадобиться.

2. Проверьте местную погоду

Независимо от времени года, всегда полезно проверить прогноз погоды, прежде чем отправиться в командировку, чтобы вы могли правильно собраться и предвидеть ненастную погоду, которая может повлиять на ваши планы поездки. Рассмотрите возможность упаковки слоев с учетом непредвиденных погодных условий. Таким образом, если погода будет меняться днем ​​и ночью, вы всегда сможете отрегулировать свой наряд так, чтобы вам было максимально комфортно. Некоторые другие предметы, которые вам, возможно, придется упаковать:

• Зонтик

• Водонепроницаемые или дождевые сапоги

• Перчатки

• Толстые носки

• Дышащая/легкая одежда

• Солнцезащитный крем

3. Планируйте поездку заранее

Независимо от того, путешествуете ли вы по воздуху, на лодке, автомобиле или по железной дороге, вам следует бронировать места заблаговременно. Это гарантирует, что вы зафиксируете лучшую цену, но также дает вам лучший выбор в отношении вашего жилья. Возможность остановиться в отеле, который находится в нескольких минутах ходьбы от места проведения вашей встречи или конференции, является достаточной причиной для предварительного бронирования.

4. Заранее загрузите важные адреса в свой телефон

Вы можете убедиться, что у вас есть вся верная информация, сохранив важные адреса в GPS вашего телефона, прежде чем вы достигнете пункта назначения. Этот маленький шаг может помочь вам вовремя добраться до нужного пункта назначения.

5. Запланируйте регистрацию в отеле на ранний или ночной рейс.

В некоторых отелях заселение происходит раньше, но в большинстве требуется, чтобы гости прибывали после 14:00. Если у вас ночлег или ранний рейс, забронируйте номер в отеле на ночь перед приездом. Таким образом, когда вы доберетесь до своего отеля, вы сможете сразу же зарегистрироваться и отдохнуть.

6. Создайте маршрут

Маршрут позволяет предвидеть каждый аспект вашей деловой поездки. Если вы путешествуете в группе, также может быть полезно создать облачный маршрут, которым затем можно поделиться со своими коллегами.

7. Подготовьтесь к встрече или мероприятию

В зависимости от цели вашей поездки вы можете провести презентацию на конференции или совещании, посетить конференцию или тренинг, заключить договор купли-продажи или достичь другой важной бизнес-цели. Обязательно изучите ключевые детали, такие как:

• Люди, с которыми вы встречаетесь

• Места, которые вы посещаете

• Дресс-код

• Особые соображения о месте встречи, например, защитное снаряжение для строительной площадки.

• Оборудование, которое вам понадобится, если вы проводите презентацию

8. Распечатывайте материалы заранее

Это хорошая идея, чтобы распечатать все ваши материалы или, по крайней мере, иметь план поиска принтера до вашего приезда. Рассмотрите возможность использования облачного хранилища для документов, которые, возможно, потребуется обновить во время путешествия. Каждый из этих вариантов поможет вам убедиться, что у вас есть все документы, которые могут вам понадобиться для передачи тем, с кем вы встречаетесь, или у вас есть печатные копии важных заметок.

9. Подготовьтесь к неожиданностям

Задержки в пути и отмены встреч случаются, поэтому важно начать поездку с позитивным настроем и гибким графиком. Чем больше вы узнаете о своем пункте назначения, тем легче будет перенести встречи или найти новый отель, если в этом возникнет необходимость.

10. Отслеживайте свои покупки

Когда вы путешествуете по работе, вы можете использовать корпоративную карту для покрытия дорожных расходов, или ваша компания может попросить вас оплатить товары самостоятельно и отслеживать ваши расходы, чтобы вы могли получить компенсацию по возвращении. Важно отслеживать все, что вы покупаете, и сохранять все чеки. Также важно сфотографировать свои квитанции, чтобы, если вы их потеряете, вы могли быть уверены, что впоследствии получите полное возмещение.

11. Высыпайтесь

Вы отправляетесь в поездку по работе, поэтому важно сохранять бдительность, сосредоточенность и профессионализм. Если можете, планируйте свои встречи после того, как у вас будет возможность отдохнуть. Это особенно важно, если вы путешествуете по миру, испытываете существенную разницу во времени или путешествуете с ночевкой. Если у вас назначена встреча сразу после приземления самолета, полезно взять с собой беруши или наушники, маску для глаз и подушку для шеи, чтобы вы могли отдохнуть во время полета.

12. Запланируйте время для отдыха

Работа может быть в центре внимания во время командировки, но вам нужно находить время и для отдыха. Подумайте о посещении спа-салона во время вашего пребывания или спросите, есть ли в отеле тренажерный зал.
Также желательно дать себе дополнительное время, чтобы немного повеселиться. Даже если вы можете остаться только на один дополнительный день, возможность осмотреть достопримечательности и расслабиться перед тем, как отправиться домой, будет иметь большое значение. Просто имейте в виду, что вам, вероятно, придется покрыть расходы за этот дополнительный день без возмещения со стороны компании.

5 дополнительных советов для международных поездок

В дополнение к приведенным выше советам, следующие пять советов помогут вам подготовиться к международной командировке:

1. Защитите международный тарифный план

Убедитесь, что вы знаете об ограничениях и тарифах на роуминг вашего телефона и тарифного плана перед деловой поездкой, чтобы вы могли быть уверены, что сможете управлять своим телефонным счетом и поддерживать его доступность во время вашего отсутствия. Обычно вы можете использовать свой текущий телефон за дополнительную международную плату от оператора сотовой связи или можете полагаться на связь на основе Wi-Fi во время международных деловых поездок.

2. Изучите визовые требования

Если вы путешествуете по работе за границей, в некоторых странах требуется рабочая виза, чтобы вы могли вести бизнес во время визита. Когда вы прибываете в новую страну, вы должны пройти таможню, где вас попросят предоставить надлежащие документы, прежде чем вам разрешат въезд. В каждой стране действуют свои правила и положения, поэтому крайне важно проверить визовые требования для страны, в которую вы летите, а также для любых мест, через которые вы летите, чтобы заранее подготовить необходимые документы.

3. Изучите базовые языковые навыки

Отправляясь в другую страну, полезно выучить базовые фразы на родном языке и распространенные сленговые слова, чтобы общаться с местными жителями, находить помощь и вести себя соответствующим образом. Некоторые общие фразы, которые могут помочь вам в основных ситуациях, включают:

• Где здесь ванная комната?

• Вы говорите по-английски?

• я не говорю [language].

• Можешь мне помочь?

• Привет!

• До свидания.

• Пожалуйста.

• Спасибо.

• Извините меня.

4. Изучите местные обычаи

В каждой стране есть свои обычаи и набор приемлемого или вежливого поведения. Прежде чем отправиться в деловую поездку, ознакомьтесь с местным этикетом, важными обычаями, которых вам следует придерживаться, и вещами, которых следует избегать во время вашего пребывания. Например, в некоторых культурах принято приносить подарок на встречу с новым клиентом.

5. Надежно уберите свой паспорт

Во избежание потери или потери паспорта рекомендуется хранить паспорт и любые другие ценности в безопасном месте в номере отеля во время поездки. Некоторые другие элементы, которые вы должны хранить в безопасности:

• Ценные украшения

• Свободные деньги

• Дополнительные кредитные карты

• Электронные устройства