16 вещей, которые следует включить в правила работы на дому

22 февраля 2021 г.

Разрешение сотрудникам работать из дома дает значительные преимущества, в том числе повышение удовлетворенности работой, повышение вовлеченности и повышение производительности. Когда вы устанавливаете правила, выбираете правильные средства связи и устанавливаете границы, вы можете создать удаленную среду, от которой выигрывают как компания, так и сотрудники.

Переход от штатной к удаленной работе — деликатный процесс, требующий четких процедур для обеспечения комфортной рабочей среды. В этой статье мы обсудим основные моменты, которые следует добавить в документ о политике работы на дому.

Почему важна политика работы на дому?

Политики работы на дому имеют решающее значение для поддержания эффективной и результативной работы организации, когда удаленные сотрудники являются частью команды. Эти политики гарантируют, что даже если сотрудники не являются физической частью организации, все по-прежнему используют одни и те же методы связи, инструменты и процедуры для обеспечения единообразной работы организации.

16 вещей, которые нужно добавить в правила работы из дома

В отличном документе о политике работы на дому четко указаны обязанности удаленных сотрудников, которые помогут им добиться успеха. Ниже приведены 16 основных моментов, которые следует добавить в документ о политике работы из дома:

1. Роли, подходящие для работы из дома

Удаленные сотрудники обычно могут выполнять определенную работу, например писать, из дома. В своей политике работы на дому укажите, какие работы в компании сотрудники могут выполнять удаленно, а также роли, которые требуют от сотрудников работы на дому.

Вы можете установить процесс приемлемости, который позволит сотрудникам узнать, кто может претендовать на удаленную должность. Например, в политике вашей компании по работе на дому может быть указано, что сотрудник должен проработать в компании не менее 180 дней.

2. Процесс утверждения

Создайте группу людей, которые будут нести ответственность за процесс утверждения, и убедитесь, что другие сотрудники знают, к чьим рекомендациям они должны обращаться. Персонал, отвечающий за утверждение удаленной работы, может дать потенциальным удаленным сотрудникам формы для заполнения и информацию о времени, ожидаемом для ответа.

Для формы запроса на работу на дому вы можете попросить сотрудников включить следующую информацию:

• Причина, по которой они хотят работать из дома

• Их должностные обязанности и то, как они ожидают работать так же эффективно, как дома

• Хотят ли они работать в обычное рабочее время или устанавливают свои собственные часы

• Список преимуществ работы из дома

3. Требуемое рабочее время

Политика вашей компании в отношении работы на дому должна указывать сотрудникам, когда они должны работать. Вы можете установить определенные часы для всех сотрудников, независимо от того, работают ли они удаленно или дома. Вы также можете выбрать гибкость и предложить сотрудникам возможность работать, когда они хотят, при условии, что общее количество часов составляет определенное количество часов в неделю.

Если вашей компании требуется, чтобы сотрудники быстро общались с помощью сообщений в чате и ежедневно передавали работу от одного члена команды другому, тогда фиксированный рабочий день может быть наиболее эффективным планом. Однако если сотрудники работают над долгосрочными проектами и ежедневное общение не является приоритетом, они могут общаться по электронной почте. В этом случае вы можете предложить сотрудникам больше гибкости.

4. Как сотрудники могут отслеживать свое рабочее время

Неотъемлемой частью этого процесса является информирование удаленных сотрудников о том, как отслеживать свое рабочее время. Ниже приведены основные моменты, которые следует учитывать при предоставлении сотрудникам конкретных рекомендаций:

• Выберите систему учета рабочего времени для всех сотрудников, будь то приложение, собственная технология или бухгалтерский баланс.

• Проинструктируйте удаленных сотрудников точно записывать свое рабочее время.

• Установите, нужно ли удаленным сотрудникам разрешение на сверхурочную работу.

• Объясните, что сотрудники должны делать, если им нужно работать сверхурочно.

• Перечислите последствия, если удаленные сотрудники будут работать не по назначению или искажать количество отработанных часов.

• Скажите сотрудникам, что их рабочие часы требуют окончательного утверждения их руководителем.

• Установите, что означает отработанное время. Учитывайте время, потраченное на общение с коллегами и проверку рабочей электронной почты.

• Объясните, когда, как и кому сотрудники должны представлять свои часы.

5. Стандарты доступности

Один из способов обеспечить эффективную работу процесса коммуникации — установить стандарты, когда сотрудники должны быть доступны, например, в определенные часы в течение дня. В течение этого времени сотрудники должны быть доступны через выбранную форму связи, такую ​​как цепочка электронной почты или сообщения в чате.

Вы можете назначать определенные средства связи для разных средств связи. Например, вы можете использовать организационное приложение для важных обсуждений, чтобы информировать всех, кто работает над проектом. Вы можете использовать электронную почту для официального общения, приложения для обмена сообщениями для неформальных чатов и быстрых ответов, а также приложение для видео для виртуальных встреч.

6. Ожидаемое время ответа

Иногда установка определенного времени для связи невозможна, например, когда есть разница в часовых поясах. В этих случаях очень важно установить время отклика для удаленных сотрудников. Например, вы можете установить 24-часовой период времени, когда удаленные сотрудники живут в разных часовых поясах. Однако вы можете сократить временные рамки, если они живут в одном регионе.

7. Мера производительности

Продуктивность является важным показателем того, насколько хорошо работает удаленный сотрудник, но производительность на разных работах выглядит по-разному. При определении показателей производительности лучше всего делать это в соответствии с ролью удаленного сотрудника. Например, вы можете измерить продуктивность писателя по количеству статей, которые он создает в неделю. Напротив, количество новых клиентов может быть лучшим показателем производительности страхового брокера.

8. Доступна служба поддержки

Удаленные сотрудники могут столкнуться с проблемами ИТ или проблемами адаптации, если они новички в команде. В своей политике работы из дома вы должны сообщить им, к кому обращаться за поддержкой. Вы можете указать адреса электронной почты для решения конкретных вопросов поддержки. Например, у вас может быть электронное письмо для вопросов по ИТ, одно для вопросов учета рабочего времени, а другое для общих вопросов.

9. Список рекомендуемых инструментов

Ваша политика работы из дома должна сообщать сотрудникам, какие инструменты им нужны для удаленной работы. Например, вы можете ожидать, что удаленные сотрудники будут использовать для работы свой личный ноутбук, а не компанию, предоставляющую рабочий ноутбук.

10. Требуемые стандарты безопасности

Продвижение стандартов безопасности для удаленных сотрудников является серьезной проблемой. Один из способов избежать проблем с безопасностью — посоветовать удаленным сотрудникам не использовать общедоступный Wi-Fi. Вы можете повысить безопасность, предоставив сотрудникам зашифрованное программное обеспечение для защиты данных. Подумайте о том, чтобы предоставить удаленным сотрудникам корпоративный ноутбук и виртуальную частную сеть (VPN) для предотвращения угроз безопасности. Вы также можете указать удаленным сотрудникам не перемещать рабочие документы на личные ноутбуки и не отвечать на электронные письма со своих личных ноутбуков.

11. Политика конфиденциальности

Политика работы на дому должна напоминать сотрудникам о конфиденциальности клиента и компании. Документ должен информировать сотрудников, если они не должны обсуждать конфиденциальную информацию или проводить встречи с клиентами публично.

12. Как сотрудники могут быть в курсе

Выберите человека или группу людей, ответственных за информирование всех сотрудников, особенно удаленных. Вы можете сделать это, назначив человека или команду для рассылки еженедельных, двухнедельных или ежемесячных информационных бюллетеней. Эти документы должны содержать важную информацию, такую ​​как заметки о текущих проектах, обновлениях и предложениях.

13. Ожидаемый дресс-код

Для удаленных сотрудников, которые все еще должны общаться с коллегами или клиентами через видеоконференцсвязь, очень важно добавить примечание о дресс-коде. Напомните удаленным сотрудникам о соблюдении высоких профессиональных стандартов при работе из дома.

14. Ожидания после подписания полиса

Все сотрудники, работающие на дому, должны подписать копию политики работы на дому. Возвращая подписанную копию руководству, сотрудник подтверждает, что ознакомился с условиями и понимает, что может лишиться привилегий работать из дома, если нарушит условия.

15. Способы поддержания корпоративной культуры

Если каждый, включая удаленных сотрудников, чувствует себя частью корпоративной культуры, это отличный способ воспитать сотрудников и сделать их счастливыми в своей работе. Один из способов сделать это — напомнить удаленным сотрудникам об удобствах или привилегиях, которыми они могут пользоваться, перечислив их в документе политики работы на дому.

16. Способ предоставления обратной связи

Попросите удаленных сотрудников оставить отзыв после того, как они подпишут политику удаленной работы, — это отличный способ улучшить ваш документ. Сотрудники могут обнаружить, что некоторые из их вопросов остались без ответа, или у них могут возникнуть проблемы с определенными средствами связи или конфиденциальностью. Получение этой обратной связи имеет решающее значение для создания безупречной политики работы на дому, которая служит всем.