16 типов счетов (дополнительные функции)

2 апреля 2022 г.

Создание и отправка профессиональных счетов-фактур помогает обеспечить бесперебойное выполнение административных задач с помощью оптимизированной платежной системы. Существуют различные форматы счетов-фактур для удовлетворения различных потребностей бизнеса. Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, знание того, какой счет отправлять клиентам, может помочь вам вести учет важных транзакций и сведений о платежах. В этой статье мы рассмотрим, что такое счета-фактуры, их функции, что они включают и как работает каждый тип.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, который продавец предоставляет покупателю для получения оплаты. В нем перечислены продукты или услуги, которые продавец предоставил или предоставит покупателю. Поэтому счета включают контактные данные продавца и покупателя, описание товара или услуги и условия оплаты. Предприятия могут использовать разные типы счетов, которые различаются в зависимости от их отрасли, частоты оплаты покупателем и метода выставления счетов.

Функции счета-фактуры

Компании в основном используют счета-фактуры для запроса платежей, но у использования счетов-фактур есть и другие преимущества. Например, счет-фактура может помочь вам:

• Ведите учет: счета-фактуры помогают вести учет продаж, совершенных за определенный период времени. Предприятия могут еженедельно, ежемесячно или ежегодно проверять счета, чтобы узнать, когда они продали продукт или услугу, кто их купил и сколько они заработали на продаже.

• Отслеживание платежей**:** Счета — ценный инструмент, помогающий компаниям отслеживать платежи и суммы, причитающиеся им. Детали в счете-фактуре предоставляют важную информацию о клиенте, такую ​​как его имя и адрес.

• Получите юридическую защиту: счет-фактура является юридически обязывающим соглашением, которое показывает согласие обеих сторон на указанную цену и условия оплаты. Это юридическое доказательство того, что покупатель согласился купить конкретный товар или услугу по указанной цене.

• Упростите процесс подачи налоговых деклараций: сбор счетов-фактур в течение года может упростить процесс подачи налоговых деклараций, поскольку документы помогают в расчетах. Счета-фактуры также помогают организациям точно сообщать о доходах и выплачивать надлежащую сумму.

• Проанализируйте свой бизнес. Анализ счетов помогает компаниям собирать информацию о покупательских тенденциях клиентов, популярных продуктах, постоянных клиентах и ​​пиковых периодах покупок. Вся эта информация может помочь предприятиям создать эффективные маркетинговые стратегии для увеличения прибыли.

Что должен включать счет-фактура?

Хотя разные типы счетов имеют разные цели, все они содержат одну и ту же ключевую информацию. Некоторые из основных пунктов в счете-фактуре включают в себя:

• Дата: дата позволяет клиентам узнать, когда компания создала счет. Они также могут использовать дату в счете-фактуре, чтобы определить, попадает ли платеж клиента в установленное окно оплаты или его можно считать просроченным.

• Описание товара или услуги: описание того, что купил покупатель, помогает покупателям запомнить товар или услугу, которую они принесли от разных компаний. Это описание также позволяет бухгалтеру или бухгалтерам идентифицировать товар, количество, цену и сумму задолженности.

• Контактная информация: укажите в счете название компании, адрес, адрес электронной почты и номер телефона, чтобы помочь клиентам связаться с компанией. Включение информации о клиенте, такой как его имя, место работы, адрес и номер телефона, помогает покупателям убедиться, что компания создала для них счет и что у них есть верная контактная информация.

• Условия оплаты: это включает в себя дату, когда компания ожидает получить платежи. Бухгалтеры и бухгалтеры также могут указать, как они хотят, чтобы клиент платил им, например, адрес, на который клиенты должны отправлять платежи, и приемлемые способы оплаты. Конкретные варианты оплаты включают чеки, кредитные карты или наличные.

• Благодарственное письмо: поблагодарите клиента за профессиональные отношения, которыми вы поделились.

В дополнение к этим фрагментам информации вы можете включить порядковый номер счета-фактуры для упрощения ведения учета.

16 типов счетов и как их использовать

Вот 16 типов счетов и способы их использования.

1. Стандартная фактура

Предприятия выставляют стандартный счет клиентам для нескольких транзакций выставления счетов. Предприятиям нравится использовать этот тип счета-фактуры из-за его универсальности. Его легко создать, используя базовое онлайн-программное обеспечение. Люди, которые управляют различными видами бизнеса, могут использовать стандартный счет для создания счетов для всех своих клиентов без изменения формата.

2. Повторяющийся счет

Повторяющиеся счета-фактуры полезны для предприятий, которые периодически взимают одинаковую сумму за свои услуги. Например, компании, работающие по подписке, такие как ИТ-компании, могут использовать этот тип счета-фактуры, чтобы каждый месяц взимать с клиентов одинаковую сумму за пакет ИТ-поддержки. При создании повторяющегося счета-фактуры вы можете выбрать дату начала и выбрать продолжительность, частоту и варианты доставки для повторяющихся счетов-фактур. После того, как вы настроите эти части информации, вы сможете автоматически создавать и отправлять счета в соответствии с графиком.

3. Счет-проформа

Счет-проформа — это расчетный счет, который вы отправляете своему клиенту перед предоставлением услуг или доставкой товаров. Этот тип счета-фактуры является предварительной оценкой для оценки работы, которую необходимо выполнить, и ее стоимости, что позволяет вашему клиенту подготовить свой бюджет. Счета-фактуры формата Pro довольно точны, но могут быть изменены. Клиент может запросить счет-проформу, если ему требуется финансовое одобрение от нескольких людей или организаций перед оформлением заказа.

4. Дебетовый счет

Дебетовый счет, также известный как дебетовое авизо, позволяет внести незначительные коррективы в существующий счет. Например, если вы отправили клиенту счет на основе предполагаемых часов и в итоге отработали над проектом дополнительные часы, вы можете отправить дебетовый счет за дополнительные выставленные часы. Клиент также может выставить дебетовый счет с положительной суммой, чтобы сообщить вам, что вы занизили его счет.

5. Кредитный счет

Кредитный счет или кредитовое авизо предоставляют клиентам скидки или возмещение в случае переплаты. Вы можете отправить кредитный счет с отрицательной суммой, чтобы исправить предыдущую ошибку выставления счета и сообщить своему клиенту, что вы должны ему определенную сумму денег. Вы также можете создать этот счет-фактуру, если ваш клиент оплатил недоступные товары, для разрешения спора о цене или для проверки возврата приобретенных товаров.

6. Промежуточный счет

Промежуточный счет позволяет периодически выставлять счета клиентам при работе над крупными проектами. Вы можете отправить промежуточный счет на основании согласованных условий. В зависимости от продолжительности проекта вы можете отправлять промежуточные счета при выполнении определенных этапов или планировать еженедельные, двухнедельные или ежемесячные платежи. Промежуточные счета помогают разбивать крупные платежи по проекту на более мелкие платежи, что приносит пользу вам и вашему клиенту.

7. Табель учета рабочего времени

Счета-фактуры рабочего времени документируют количество отработанных вами часов и вашу стандартную ставку оплаты. Они наиболее распространены в отраслях с почасовой оплатой труда. Например, юристы, психологи и бизнес-консультанты часто используют табели учета рабочего времени. В свой счет-фактуру вы можете включить детали проекта, информацию о том, что вы сделали, а также время и даты, когда вы работали. Компании, которые платят почасово, имеют способы отслеживать время, которое сотрудники тратят на определенный проект, что упрощает создание счета-фактуры.

8. Коллективный счет

Если вы работаете над длительным проектом, вы можете решить отправлять счета на меньшие суммы по мере поступления или объединить несколько счетов в общий счет. Например, если вы поставляете продукты в местную школу, вы можете решить отправить общий счет за покупки за месяц вместо создания ежедневных счетов. Коллективные счета помогают сократить бумажную работу и транзакционные сборы.

9. Коммерческий счет

Чтобы обеспечить надлежащую оценку и налогообложение, предприятия с международными клиентами используют коммерческий счет-фактуру, чтобы объяснить тип проданных продуктов, стоимость продуктов и количество. Коммерческие счета-фактуры не имеют стандартного формата, но вы можете указать такие данные, как имя, вес, количество отгрузки, общую стоимость, описание товаров и формат упаковки. Коммерческие счета-фактуры в основном используются таможней для выставления счетов за внешнеторговые операции.

10. Счет-фактура

Вы можете отправить требование о возмещении расходов или счет-фактуру компании, которая забыла оплатить расходы, которые они обещали оплатить. Сотрудники также могут отправить этот тип счета, если они тратят деньги от имени компании и должны быть возмещены. Например, если вы заправляете служебный автомобиль за свои деньги или оплачиваете перелет и проживание в командировке, вы можете отправить счет на компенсацию вашей компании.

11. Счет за коммунальные услуги

Счет за коммунальные услуги помогает предприятиям или арендодателям запрашивать оплату коммунальных услуг, таких как газ, телевидение, Интернет, электричество, арендная плата или вода. В основном их рассылают, чтобы напомнить людям об их счетах за коммунальные услуги и сумме к оплате. Условия оплаты большинства коммунальных услуг различаются, поэтому счет за аренду может выглядеть так же, как счет за электричество.

12. Просроченный счет-фактура

Компания может отправить просроченный счет, также называемый просроченным счетом, когда клиент не оплачивает ожидающий счета к дате, указанной в счете. Просроченный счет действует как напоминание и может включать процентные платежи, указанные в согласованных условиях. Вы можете немедленно отправлять просроченные счета, если клиент пропускает дату платежа, и включать любые начисленные проценты в баланс.

13. Окончательный счет

Окончательный счет — это последний счет, который компания отправляет клиенту с запросом на оплату. Окончательный счет-фактура является более подробным, чем промежуточные и предварительные счета-фактуры. Он содержит все обсуждаемые детали, записи о предыдущих транзакциях и непогашенный остаток. Окончательный счет-фактура также включает контактную информацию продавца и покупателя, номер счета-фактуры, даты, стоимость, любые примененные скидки и способ оплаты.

14. Смешанная фактура

Смешанный счет-фактура содержит смесь дебетовых и кредитовых счетов-фактур. Общая сумма в счете-фактуре этого типа может быть положительной или отрицательной. Вы можете проверить дебетовые и кредитовые счета, чтобы уменьшить или увеличить сумму, которую клиент должен за проекты, за которые вы выставляете счета.

15. Прочие счета-фактуры

Вы можете отправить клиенту счет-фактуру, если он должен вашей организации деньги за такие услуги, как доставка или установка. Эти услуги могут не включать детали или предметы и предназначены для быстрых транзакций. Вы также можете отправить смешанный счет, чтобы внести незначительные коррективы в ранее отправленный счет. Разные счета-фактуры не имеют номеров счетов-фактур, чтобы их можно было отличить от других счетов-фактур.

16. Э-счет

Электронный счет-фактура — это любой тип счета-фактуры, отправляемого в электронном виде. Электронные счета — это удобный, быстрый и экономичный способ выставления счетов для любого вида бизнеса. ИТ-компании и другие предприятия, которые работают полностью в Интернете, полагаются на электронные счета для запроса платежей. Вы можете создавать счета в электронном виде и отправлять их клиентам за считанные минуты, экономя время, энергию и ресурсы. Отправка электронного счета также гарантирует, что покупатель получит квитанцию ​​по каждому оплаченному счету.