16 способов улучшить свои навыки обратной связи на рабочем месте

22 февраля 2021 г.

Предоставление обратной связи на рабочем месте означает передачу оценки ситуации или конкретной рабочей задачи сотруднику или коллеге. Обратная связь является важным инструментом для роста и повышения производительности труда, и как работодатели, так и сотрудники могут извлечь выгоду из сеансов позитивной критики на рабочем месте.

Независимо от того, возглавляете ли вы команду или вам поручено управлять конкретным проектом, вы можете оставлять положительные комментарии и эффективную критику, которые могут мотивировать ваших сотрудников или коллег. В этой статье мы объясним, как обеспечить эффективную обратную связь для всех сотрудников.

Как обеспечить эффективную обратную связь на рабочем месте

Вот 16 способов дать эффективную обратную связь на рабочем месте:

1. Будьте конкретны

Предоставляя обратную связь, используйте точный язык, который объясняет как положительные результаты работы, так и области, которые нуждаются в улучшении. Если вы хвалите, скажите сотруднику, что он был великолепен. Например: «То, как вы объяснили нашу службу поддержки клиентов, было ясным и увлекательным. Я мог сказать, что клиент был заинтересован». Обсудите проблемы, используя точные примеры и решения. «На прошлой неделе вы сдали два задания с опозданием, поэтому я хотел бы, чтобы мы обсудили, как организовать ваш день, чтобы максимизировать то, что вы можете достичь».

2. Создавайте цели, соответствующие вашим отзывам

Обсуждая эффективность работы, поставьте конкретные цели, которые помогут обеим сторонам определить, оправдываются ли ожидания. Дайте указания, что вы хотите увидеть в будущем, используя четкие шаги с практическими элементами. Определите разумные сроки для выполнения этих шагов и установите время для повторного пересмотра этих целей через регулярные промежутки времени в будущем.

Например, если вы даете отзыв о квотах продаж на следующий квартал, ваша цель может состоять в том, чтобы достичь определенной суммы денег или определенного количества продаж за счет расширения маркетинговых коммуникаций и сетей.

3. Дайте обратную связь один на один

Хвалить или критиковать лучше всего один на один, а не в группе или в социальной среде. В то время как некоторым сотрудникам может нравиться похвала в присутствии коллег, другие могут чувствовать себя смущенными, или те, кто слушает, могут чувствовать себя неловко, когда похвала адресована не им. Другим может потребоваться время, чтобы обработать критику. Выберите время, когда вы можете пообщаться один на один с получателем и рассмотреть его потребности.

4. Делитесь как положительными, так и отрицательными отзывами

Лучше всего давать как положительные, так и отрицательные отзывы, потому что положительные отзывы помогают укрепить чувство доверия, демонстрируя, что вы замечаете и цените хорошо выполненную работу. Когда вы говорите сотруднику, что он хорошо справился, это может мотивировать его продолжать хорошую работу в будущем.

Критика также необходима для повышения производительности труда и помощи сотруднику в росте. Критика в сочетании с похвалой помогает сотруднику определить свои сильные стороны и увидеть области роста как возможность получить больше положительных отзывов в будущем.

5. Предлагайте обратную связь часто, а не только во время этапов

Частая и актуальная обратная связь полезна для всех участников. Создание открытой атмосферы, в которой ожидается и поощряется обсуждение на регулярной основе, помогает снять напряжение, которое может накапливаться, если обратная связь происходит только раз в квартал или даже во время ежегодных обзоров.

Регулярная обратная связь также позволяет быстрее выявлять и устранять проблемы, улучшая общую рабочую среду. Одним из наиболее эффективных методов обратной связи на рабочем месте является непрерывный диалог, который помогает установить реалистичные ожидания и целенаправленную работу.

6. Практикуйте активное слушание

Будьте открыты для того, чтобы выслушать сотрудника и соответствующим образом скорректировать свое обсуждение. Обращайте внимание на потребности получателей, не забывая при этом о главной теме встречи. По возможности планируйте действия вместе. Позвольте получателю обратной связи предложить свои собственные идеи и решения.

7. Сосредоточьтесь на конкретном поведении

Предоставляя конструктивную обратную связь, важно использовать язык, который фокусируется на конкретном поведении. Исключение личностных качеств из обсуждения способствует более профессиональным рабочим отношениям и безопасному месту для полезной критики, которая ведет к позитивным изменениям.

Например, вместо того, чтобы говорить сотруднику, что он обычно перебивает клиентов, вы можете сказать: «Я бы хотел, чтобы вы сначала выслушали клиента, чтобы общаться и лучше понимать его потребности».

8. Оставьте эмоции в стороне

Независимо от ваших чувств к коллеге или сотруднику, оставайтесь объективными в отношении ситуации, когда вы даете критический анализ. Подумайте о том, чтобы подождать 24 часа, чтобы убедиться, что обстоятельства все еще актуальны, но не настолько, чтобы гнев вспыхнул во время обсуждения вопроса.

9. Используйте данные о производительности для подтверждения своих идей

Данные являются лучшим источником критики или похвалы, поскольку они фокусируются на информации, связанной с поведением или инцидентом, а не на чувствах. Использование данных для руководства дискуссией также может помочь в создании действенных целей, которые можно будет четко измерить в будущем. Это может включать образцы работ, конкретные данные о производительности или отзывы клиентов.

10. Наставник с вашим отзывом

Эффективная обратная связь на рабочем месте позволяет показать сотруднику, что вы цените его вклад и хотите, чтобы он рос. Независимо от их должности в компании, будьте наставником, который подбадривает их как похвалой, так и критикой. Менеджеры и руководители групп могут использовать сеансы обратной связи как возможность добавить новые обязанности для сотрудника.

11. Задавайте вопросы

При обсуждении производительности пусть получатель говорит как можно больше. Вопросы позволяют сотруднику или коллеге чувствовать, что у них есть голос в своих отзывах. Делайте объективные заявления, позволяющие вести дискуссию, или задавайте открытые вопросы, которые заставят собеседника говорить.

• Пример объективного утверждения: «Согласно вашему табелю учета рабочего времени, в этом месяце вы опоздали пять раз».

• Пример открытого вопроса: «Как бы вы поговорили с нашим новым клиентом о продлении контракта?»

12. Предоставляйте групповую обратную связь, когда это применимо

Когда критика касается команды, вы можете дать обратную связь сразу всей группе. Предоставляйте отзывы о том, как усилия команды влияют на работу. После сеанса позвольте команде взять на себя ответственность, создав рабочую группу или специальную проектную группу для мозгового штурма решений и действий. Рассмотрите возможность индивидуальной встречи с членами команды после группового сеанса обратной связи, чтобы прояснить конкретные результаты в зависимости от роли человека в проекте или процессе.

13. Запланируйте последующее обсуждение

Сделав конкретные действенные шаги, важно своевременно пересматривать цели. Даже когда все становится слишком занятым, выделите время для обсуждения прогресса и постановки новых целей по мере необходимости. Это укрепляет важность обратной связи в рабочей среде, потому что, когда ожидаются последующие действия, обе стороны больше заинтересованы в результатах сеанса обратной связи.

14. Выберите эмпатию в своем ответе

Рассмотрите ситуацию с точки зрения сотрудника и позвольте этому сочувствию направлять то, как вы говорите с ним. Попробуйте относиться к обратной связи на рабочем месте как к разговору, а не как к лекции. Обсудите общие цели и используйте язык, чтобы поддержать эту идею. Например, если сотрудник совершил ошибку, которая повлияла на отношения с клиентами, позвольте ему объяснить свое взаимодействие с клиентом и то, как он справился с ситуацией.

Послушайте, почему они сделали ошибку. Затем предложите им подумать о решениях, которые могут помочь восстановить отношения с этим клиентом.

15. Сохраняйте последовательность

Таким же образом давайте конструктивную обратную связь всем подчиненным вам сотрудникам. Добейтесь справедливости за счет последовательности в том, как вы подходите как к похвале, так и к критике результатов работы. Документируйте каждую сессию обратной связи, чтобы в случае возникновения каких-либо вопросов вы могли указать на сбалансированную систему обсуждения для каждого сотрудника.

16. Встречайтесь лично, когда это возможно

Когда вы предоставляете обратную связь лицом к лицу, будь то в офисе или посредством видеоконференции, вы можете лучше общаться, используя тон своего голоса и зрительный контакт для установления связи. Это может помочь слушателю понять и чувствовать себя более комфортно, а не просто читать ваши слова в электронном письме или чате. Если уместна неформальная обстановка, подумайте о том, чтобы выпить чашечку кофе или пообедать, чтобы лично обсудить обратную связь.