16 советов по Zoom для продуктивной встречи

По мере того, как виртуальное пространство становится все более популярным, многие компании проводят встречи онлайн. Это могут быть групповые встречи, беседы один на один между сотрудником и менеджером и даже собеседования при приеме на работу. Важно уметь ориентироваться в новых технологиях, чтобы быть продуктивным участником любой встречи. В этой статье мы расскажем больше о Zoom, популярной платформе для видеоконференций, и о том, как использовать программное обеспечение для связи с вашим рабочим местом.

Что такое Зум?

Zoom — это веб-инструмент, который позволяет проводить видеоконференции между сотрудниками компании. Менеджеры и сотрудники могут использовать Zoom для взаимодействия с удаленными сотрудниками, совместной работы над групповым проектом или проверки хода выполнения задачи. Вы можете загрузить Zoom на свой компьютер или смартфон, чтобы вам было удобно встречаться с кем-то из вашей организации. Для продуктивной встречи следуйте этим 16 советам Zoom:

Установите Zoom заранее

Процесс установки может варьироваться от одного устройства к другому. Если вы установите Zoom перед встречей, вы будете лучше подготовлены к звонку. Предварительная установка Zoom означает, что вы даете своему устройству время, необходимое для завершения процесса установки, а также даете себе некоторое время для устранения любых немедленных проблем и проверки микрофона, динамика и видеокамеры устройства.

Записать встречу

Независимо от того, какое собрание вы проводите или в котором участвуете, вы можете записать его. Если вы не являетесь организатором, подумайте о том, чтобы спросить организатора, не возражают ли они записать это для вас. Запись встречи полезна, чтобы вернуться к ней, если вам нужно убедиться, что вы не пропустили указания для проекта или новых процедур, которые ваше рабочее место внедрит в будущем.

Если другой человек, участвующий в вызове, поделится своим экраном и проведет группу через новый процесс в системе вашего рабочего места, вы сможете использовать записанный звонок, чтобы напомнить себе о шагах, когда придет ваша очередь выполнять их самостоятельно. Чтобы записать собрание, наведите указатель мыши на нижнюю часть окна Zoom, затем щелкните появившийся значок записи. Вы сможете сохранить записанную встречу в облаке, которую Zoom затем сохранит в своей программе, или прямо в папку на вашем компьютере.

Поделитесь своим экраном

Если вы что-то объясняете своим коллегам или руководителям, может быть полезно поделиться с ними своим экраном. Это даст им более четкое представление о том, что вы обсуждаете, и полезно для визуалов. Совместные проекты между вами и другим членом вашей команды также могут выиграть от опции общего экрана. Чтобы поделиться своим экраном, переместите указатель мыши к нижней части Zoom, пока не появится панель инструментов, затем щелкните значок общего доступа к экрану. Вы можете поделиться всем своим рабочим столом, окном браузера или даже определенной программой, в которой вы работаете.

Дважды проверьте свои настройки

В программе Zoom есть много настроек, поэтому просмотрите их перед первым использованием Zoom, чтобы убедиться, что у вас все настроено так, как вы хотите. Также рекомендуется периодически проверять настройки на случай, если они изменились. Некоторые настройки Zoom включают в себя параметры безопасности, способ входа на собрание, приветствие других на собрании, которое вы проводите, и отключен ли звук или включено ли ваше видео, когда вы входите в новую комнату Zoom.

Настройка напоминаний о встречах

Напоминания о собраниях помогают не пропустить важный звонок Zoom. Zoom может интегрироваться с большинством почтовых клиентов и подключаться к вашему календарю. Это означает, что когда вы организуете собрание или принимаете приглашение от кого-то еще, вы получите уведомление перед началом собрания. Наличие собрания Zoom в вашем календаре также может помочь вам не сбиться с пути в течение дня, не давая вам случайно запланировать собрание или проект одновременно с вашим звонком.

Включить просмотр галереи

Чтобы просмотреть всех участников собрания, включите просмотр галереи Zoom. Обычно Zoom показывает лицо того, от кого улавливает звук, включая фоновый шум. Это может означать, что человек, которого показывают, не тот, кто говорит в данный момент. Zoom также может испытывать задержку при переключении между людьми, если происходит более увлекательный разговор, а не собрание в стиле презентации, проводимое одним человеком.

Включив просмотр галереи, вы сможете увидеть, что все делают во время звонка. Это хорошая практика для многих видов собраний Zoom, от презентаций групповых проектов до виртуальных счастливых часов с коллегами.

Одевайтесь соответственно

Оденьтесь в соответствии с типом собрания, на которое вы идете. Если это опрос, носите одежду для интервью, даже если вы проводите эту встречу, не выходя из собственного дома. Вы можете не знать, будете ли вы использовать видео во время разговора, но если вы оденетесь соответствующим образом, вы будете готовы к тому, что интервьюер, менеджер или клиент включит свое видео или попросит вас поговорить лицом к лицу через компьютер. Правильная одежда также может повысить вашу уверенность и помочь вам лучше подготовиться к любой деловой встрече, независимо от использования видео.

Вы даже можете оказаться на более непринужденной встрече Zoom. В этом случае деловая одежда может не потребоваться. Например, ваша компания может устраивать по пятницам случайную работу на дому и каждую неделю проводить разные тематические встречи. Взаимодействуйте с группой, участвуя и находя одежду, которая соответствует теме и цели встречи.

Оставайтесь хорошо освещенными

При работе с видеопрограммами важно оставаться освещенным лицом к источнику света, а не устанавливать источник света позади себя. Особенно во время интервью или другой серьезной встречи вам нужно, чтобы человек, с которым вы разговариваете, видел ваше лицо, выражение вашего лица и чувствовал, что вы участвуете в разговоре.

Заранее проверьте настройки

Особенно, если вы впервые используете Zoom, попросите друга протестировать программное обеспечение вместе с вами. Подумайте о настройке освещения, настройках микрофона и видео, а также о том, как далеко вы должны сидеть от экрана, чтобы поддерживать подходящее расстояние для зрителя.

Также пришло время научиться перемещаться между различными параметрами в Zoom, включая совместное использование экрана, запись, отключение звука микрофона, включение и выключение видео и переключение в режим просмотра галереи. Если вы лучше понимаете, как использовать доступные вам инструменты Zoom, вы с меньшей вероятностью споткнетесь во время разговора и сможете лучше сосредоточиться, работая в Zoom с легкостью.

Используйте хороший фон

Zoom дает вам возможность использовать уникальный фон, похожий на зеленый экран, который переносит вас в космос или в лес, но это может быть не лучший фон для вашей конкретной встречи. Если ваш вызов Zoom не является более случайным, и другие не сочтут ваш забавный фон уместным, расположитесь там, где вы находитесь перед нейтральной стеной, которая либо пуста, либо на ней мало.

Осмотрите свое пространство, чтобы увидеть, не покажет ли ваше видео груды белья или неубранную постель. Лучше всего продемонстрировать себя в лучшем свете, и это включает в себя сохранение чистого фона, который не отвлекает человека, с которым вы находитесь в Zoom.

Проведите встречу в тихом месте

Поскольку программное обеспечение Zoom может легко улавливать фоновый шум, важно проводить разговор в тихом месте. Это предотвращает отвлечение и помогает Zoom определить, кто говорит, и, следовательно, кого он должен показывать на экране, чтобы каждый мог уделять больше внимания тому, что говорится. Если вы не можете полностью отключить свой фон, просто отключите микрофон, когда кто-то еще говорит.

Прибывать рано

Хотя у организатора собрания может быть отключена комната для собраний Zoom до тех пор, пока он не войдет в нее, прибытие немного раньше может дать вам время, необходимое для того, чтобы убедиться, что ваш Zoom работает правильно, и показать человеку, с которым вы находитесь на собрании, что вы подготовился к звонку.

Делайте паузы

Имея в виду, что Zoom сосредоточится на человеке, от которого он улавливает больше всего звука, и что задержки возможны с любой технологией, постарайтесь не торопиться со своим заявлением. Вместо этого говорите обдуманно и делайте паузы между своими мыслями, чтобы помочь программному обеспечению Zoom наверстать упущенное, если это необходимо, и позволить кому-либо еще задавать вопросы или отвечать на то, что вы сказали.

Активируйте настройки соведущего

Если вы работаете с кем-то в своем офисе над проектом, в котором вы являетесь содокладчиком, активируйте опцию соведущего в настройках Zoom. Это даст вам обоим контроль во время презентации, поэтому у вас не будет одного человека в качестве ведущего, а другой должен запрашивать разрешение на демонстрацию своего экрана. Официальное совместное проведение вашего звонка в Zoom помогает обеспечить бесперебойную работу презентации, чтобы у вас была беспроблемная встреча с вашим менеджером.

Используйте опцию аннотации для совместной работы

Опция общего доступа к экрану отлично подходит для совместной работы, но Zoom позволяет вам сделать еще один шаг вперед с настройкой аннотаций. При этом ваши коллеги и менеджеры могут комментировать ваш общий экран, делая заметки и выделяя. Аннотация может принести пользу почти любому групповому проекту, от большой исследовательской работы до проекта графического дизайна. Организатор собрания может отключить аннотацию, если это необходимо, и когда она включена, участникам собрания нужно только посетить панель инструментов Zoom, чтобы выбрать параметр аннотации.

Держите URL-адрес приглашения под рукой

Могут быть случаи, когда участник собрания испытывает трудности с подключением, случайно удалил приглашение на собрание или ему необходимо получить доступ к вызову Zoom с устройства, отличного от того, на котором есть его календарь. Если у вас есть под рукой URL-адрес встречи, вы можете помочь. Вы можете отправить его с помощью текстового сообщения, электронной почты или через чат-платформу.

Подробнее: Как пригласить кого-то на встречу Zoom за 5 шагов