15 советов по улучшению делового письма

11 марта 2021 г.

В профессиональном мире вы будете общаться со своими коллегами и клиентами с помощью различных письменных документов. Деловое письмо требует, чтобы вы излагали сообщения как можно четче и лаконичнее, поскольку вы общаетесь с людьми, у которых плотный график. Когда вы понимаете, как лучше всего вести деловое общение, это позволяет вам развивать и практиковать эти навыки. В этой статье мы предлагаем 15 способов улучшить ваше деловое письмо, а также некоторые общие советы и рекомендации.

Почему деловое письмо важно?

Поскольку вы всегда можете поговорить с кем-то лицом к лицу или по телефону, вам нужны эффективные навыки делового письма, чтобы четко доносить письменные сообщения до вашей аудитории. В ситуациях, когда вы не видите получателей регулярно, например, если вы работаете удаленно или разговариваете с внешними клиентами, ваши деловые письма служат вашим представлением, поэтому убедитесь, что они укрепляют и поддерживают вашу репутацию. Хорошие навыки письма также помогут вам выглядеть более профессионально и заслуживать доверия, что поможет повысить ваш авторитет на работе или произвести впечатление на клиентов.

15 способов улучшить деловое письмо

Вы можете использовать следующие методы, чтобы улучшить свои навыки делового письма и создать более эффективную коммуникацию на работе:

Думай, прежде чем писать

Чтобы убедиться, что вы создаете эффективные деловые материалы, спланируйте свое сообщение, прежде чем писать. Одним из ваших первых шагов является определение цели вашего сообщения. Затем вы можете наметить ключевые моменты, которые хотите сделать, что поможет вам не сбиться с пути. Планирование сообщений также гарантирует, что вы будете включать только самую актуальную информацию.

Деловое письмо обычно подпадает под четыре категории. Понимание того, какую цель вы хотите достичь, поможет вам эффективно составить сообщение:

• Учебное: этот тип сообщения инструктирует получателей о том, как выполнить процесс или задачу. Примеры учебных сообщений включают заметки и руководства пользователя.

• Информационные: эти сообщения, такие как финансовые отчеты и другие бизнес-отчеты, предоставляют получателям важную информацию для бизнеса. Вы можете использовать это, чтобы отметить ход проекта, принять решение или обеспечить соответствие.

• Убедительные: цель этих сообщений — повлиять на решения, принимаемые аудиторией, используя соответствующую информацию. Примеры включают коммерческие предложения, проектные предложения и пресс-релизы.

• Транзакционные: эта категория охватывает большинство ежедневных коммуникаций на рабочем месте, и ее цель — делиться новостями или информацией и собирать отзывы. Примеры включают электронные письма, официальные письма и счета-фактуры.

Будьте лаконичны

В деловой переписке вы хотите занимать мало места и времени, чтобы ваша аудитория была вовлечена в их плотный график. Вы должны быть краткими как в структуре ваших документов, так и в языке. Определите, как передать свои сообщения как можно меньшим количеством слов или предложений, и замените сложные слова или фразы более коротким и простым языком. Еще один эффективный метод — удалить ненужные прилагательные или наречия, а также любые не относящиеся к делу детали. Например, вместо «Мы очень рады встрече с вами во вторник», вы можете сказать: «Нам было приятно встретиться с вами во вторник».

Поймите свою аудиторию

В своей профессиональной жизни вы пишете самым разным людям, поэтому при общении вы должны учитывать их индивидуальные потребности и интересы. Подумайте, почему этот документ важен для вашей аудитории и как вы можете передать это в своем деловом письме. Задайте себе следующие вопросы:

• Кто прочитает это сообщение?

• Какова цель этого сообщения?

• Насколько читатель знаком с концепциями/языком/информацией в этом сообщении?

• Насколько моя аудитория заинтересована в содержании этого сообщения?

Кроме того, подумайте о своих отношениях с получателями, так как это может определить тон вашего сообщения. Некоторые аудитории требуют, чтобы вы были формальными, в то время как другие позволяют вам использовать более разговорный тон.

Используйте активный залог

В предложениях, в которых используется действительный залог, объект или субъект выполняют действие. Этот формат обеспечивает ясность и уменьшает многословие, а также усиливает ваше сообщение. В пассивном залоге субъект получает действие. В качестве примера посмотрите на следующее сравнение:

• Активный голос: моя команда рассмотрит предложение во вторник и свяжется с вами, если обнаружит какие-либо ошибки.

• Пассивный залог: предложение будет рассмотрено моей командой во вторник, и все обнаруженные нами ошибки будут переданы вам.

Избегайте использования жаргона

Каждая отрасль имеет свою собственную терминологию, как и многие организации. Хотя эти уникальные термины могут служить условным обозначением, они могут сбить с толку людей, не связанных с бизнесом. Одна из целей делового письма — сделать так, чтобы ваш текст был понятен любому. Поэтому, когда вы пишете внешним получателям, помните о терминах, с которыми они могут быть незнакомы, и избегайте их.

Если вы не можете избежать жаргона, постарайтесь объяснить концепцию как можно более простым языком. Еще одно общее правило: для ясности расшифровывайте аббревиатуры, характерные для вашей организации или отрасли. Это необходимо также потому, что некоторые аббревиатуры могут иметь несколько значений — например, IP может означать «интернет-протокол» для одного человека и «интеллектуальная собственность» для другого.

Быстро добраться до вашего сообщения

В то время как творческое письмо позволяет вам перейти к основной идее, деловое письмо требует перехода прямо к делу. Ваши получатели больше всего хотят знать, что представляет собой ваше сообщение и почему оно важно для них. Поскольку они заняты на работе, они могут отвлечься от вашего общения, если не смогут быстро определить суть.

Вам необходимо определить основные моменты и составить краткое предложение, которое вы можете включить в начало своего письменного сообщения. При написании документов с несколькими абзацами делайте основную мысль в первом предложении каждого из них. Делая это, вы экономите время и усилия получателей, которые вынуждены искать и разбираться в вашем сообщении самостоятельно.

Сосредоточьтесь на точности

Точность является важным компонентом делового письма, поэтому придерживайтесь фактов, а не высказывайте мнения, если их специально не просят. Точные данные или статистика также могут убедить ваших читателей следовать вашим рекомендациям, поэтому используйте такую ​​информацию при составлении убедительных сообщений. Избегание мнений или преувеличений также укрепляет ваш профессиональный авторитет. Когда получатели знают, что они могут положиться на вас в предоставлении точной информации, это создает доверие и гарантирует, что они захотят выслушать то, что вы хотите сказать.

Будьте конкретны в своем призыве к действию

Если цель вашего сообщения — заставить читателя что-то сделать, вы должны включить четкий призыв к действию. Обычно вы захотите включить призыв к действию в электронное письмо или другие прямые сообщения. Будьте как можно более конкретными, чтобы ваш получатель понял, что ему нужно сделать, а также какие-либо ожидания относительно того, как вы хотите, чтобы действие было завершено. Этот метод гарантирует, что вам не нужно предоставлять дополнительные инструкции или разъяснения, которые могут занять больше времени, чем необходимо.

Например, если вам нужно, чтобы получатель подписал документы, скажите: «Пожалуйста, просмотрите эти документы и верните мне подписанные версии до 17:00 пятницы», а не «Пожалуйста, верните их мне». получатель получает расплывчатые инструкции, поэтому они не знают, что им нужно делать и когда это необходимо.

Пишите своим аутентичным голосом

При написании менее официальных деловых сообщений вы хотите передать свой искренний голос. Пишите так, как будто вы разговариваете с получателем лично, и выбирайте слова, которые вы используете в своей повседневной жизни. Некоторые люди считают, что использование более крупных или сложных слов делает их более умными, но иногда это может запутать ваше сообщение или сделать его менее привлекательным.

В то время как использование чрезмерно формального языка может заставить вас звучать неестественно, использование более разговорного тона, когда это уместно, дает вашему читателю представление о вашей личности. В результате им будет легче говорить с вами и устанавливать взаимопонимание, которое укрепляет доверие. Однако всегда учитывайте свою аудиторию — например, вы можете быть более непринужденным в электронном письме близкому коллеге, чем клиенту.

Поддерживать профессионализм

Демонстрация профессионализма означает общение таким образом, чтобы показать уважение к другим. Хотя вы хотите продемонстрировать свое подлинное «я», чтобы создать взаимопонимание, вам нужно сбалансировать это с вашим профессиональным «я». Письменные сообщения могут помочь получателям, например, неправильно истолковать шутки, а это означает, что в большинстве ситуаций лучше избегать их. Оцените профессионализм вашего сообщения, спросив, будете ли вы чувствовать себя комфортно, если руководитель прочитает его или если оно будет обнародовано.

Создание шаблонов

Если вы обнаружите, что отправляете одни и те же типы электронных писем или других материалов снова и снова, подумайте о том, чтобы сохранить их шаблон. Даже если вы не будете точно следовать этим шаблонам, они станут полезной отправной точкой. Например, каждый месяц вы можете отправлять электронное письмо с подтверждением одному из ваших клиентов — наличие хорошо сделанного шаблона может сэкономить вам время при выполнении этой регулярной задачи. Обязательно просмотрите все документы, в которых используется шаблон, чтобы убедиться, что вы заменили правильную информацию, такую ​​как названия компаний или клиентов.

Используйте письменные ресурсы

Независимо от того, какой у вас писательский опыт, вы можете найти множество онлайн-ресурсов для письма, чтобы чувствовать себя более комфортно в отношении грамматических правил и выработать хорошие привычки. Эти инструменты включают средства проверки грамматики и удобочитаемости, онлайн-словари и тезаурусы и даже технологии, анализирующие тон. Используйте эти ресурсы в качестве окончательного обзора после проверки, чтобы найти все, что вы, возможно, пропустили. Эти инструменты также могут помочь вам выявить любые недостатки письма и помочь вам сосредоточиться на областях, требующих улучшения.

Корректируйте свои сообщения

Независимо от того, что вы пишете, всегда вычитывайте перед отправкой. Просмотрите сообщение на наличие грамматических, орфографических и других ошибок. Отточенный документ заставляет вас выглядеть профессионально и вызывать доверие у получателей. Один полезный метод, который можно использовать при корректуре, — это читать материал вслух. Это помогает гарантировать, что поток информации имеет смысл и звучит привлекательно для читателя. Это также может облегчить улавливание любого языка, который кажется повторяющимся или ненужным.

Запросить отзыв

По мере того, как вы укрепляете уверенность в своих способностях к деловому письму, попросите других людей высказать свое мнение. Вы можете обратиться за помощью к профессиональным писателям и редакторам или проверенным коллегам и друзьям. Эти источники могут дать информацию, которую вы, возможно, не видите о своем письме. Постарайтесь конкретизировать тип обратной связи, которую вы хотите получить. Например, вы можете сосредоточиться на том, выбрали ли вы правильный тон или эффективно использовали краткую структуру и формулировку. Делая это, вы сосредотачиваетесь на конкретных областях, чтобы улучшать их по одной за раз.

Продолжай практиковаться

Лучший способ улучшить навыки, такие как деловое письмо, — это регулярная практика. Чем больше вы будете писать, тем удобнее вам будет пользоваться этими эффективными приемами. Кроме того, написание вне работы — например, в блоге или журнале — может помочь вам лучше понять свой авторский голос. Когда вы привносите уникальный голос в свои бизнес-коммуникации, это может сделать ваш контент более привлекательным для читателей.

Что можно и чего нельзя делать в деловой переписке

Вот несколько общих советов, которые помогут вам создавать эффективные письменные коммуникации на работе:

• Придерживайтесь простого формата. Одна из ваших основных целей — убедиться, что вы отправляете что-то легко читаемое, поэтому всегда используйте в своих документах стандартные шрифты и цвета. Кроме того, старайтесь не использовать слишком много графических или визуальных элементов, поскольку это может отвлечь читателей от вашего сообщения.

• Следовать правилам. В некоторых организациях есть свои собственные руководства по стилю общения, поэтому как можно точнее следуйте этим рекомендациям, чтобы обеспечить согласованность. Следование рекомендациям также гарантирует, что вы поддерживаете профессиональный имидж или репутацию своей организации и обеспечиваете доверие к вашим документам.

• Задайте себе пять «почему». Следуйте лучшим практикам журналистики и убедитесь, что вы предвидите и отвечаете на все соответствующие вопросы, спрашивая, кто, что, когда, где и почему. Не забудьте последний элемент, как вы хотите, чтобы получатель использовал информацию, содержащуюся в вашем сообщении.

• Не торопитесь. Попытка отправить сообщение в спешке может сделать вас более склонным к ошибкам. Проверьте свое сообщение, а затем отойдите. В зависимости от вашего крайнего срока, вы можете вернуться через несколько минут или часов со свежим взглядом. Это поможет вам обнаружить ошибки или улучшения, которые вы, возможно, пропустили при первом просмотре.