15 советов, как написать отличное рекомендательное письмо

11 февраля 2021 г.

Написание рекомендательного письма — это шанс показать свою признательность за нелегкий труд бывшего сотрудника или студента. Это также возможность сообщить кандидату, что вы оценили его усилия и способности. Поскольку отличное рекомендательное письмо может оказать сильное влияние на способность кандидата успешно получить работу или поступить в колледж, важно потратить время и усилия на его написание, которое будет эффективным. В этой статье мы рассмотрим, что такое рекомендательное письмо, и поделимся 15 советами, которые помогут вам написать отличное письмо.

Описание изображения

Формат рекомендательного письма

1. Введение и заявление о рекомендации

2. Список конкретных причин, по которым вы рекомендуете их на эту должность

3. Личная история с подтверждением своих качеств (soft и hard skills)

4. Заключительное заявление с контактной информацией

5. Подпись

Связанный: Рекомендательное письмо для студентов колледжа

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это письмо, написанное бывшим работодателем, клиентом, коллегой или учителем, которое может порекомендовать работу или академическую успеваемость человека. Цель состоит в том, чтобы кто-то поручился за достижения, навыки и способности человека, чтобы подчеркнуть, насколько он подходит для должности или программы колледжа.

Рекомендательные письма обычно запрашиваются студентом или потенциальным сотрудником, а затем пишутся непосредственно менеджеру по найму или в приемную комиссию, в зависимости от цели письма.

Связанный: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)

15 советов по написанию рекомендательного письма

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам в процессе написания рекомендательного письма.

Связанный: Как написать рекомендательное письмо другу

1. Создайте новое письмо для каждой рекомендации

Хотя может быть полезно иметь базовый шаблон, убедитесь, что вы настроили каждое письмо с конкретными деталями, которые подчеркивают квалификацию кандидата. Прежде чем начать, постарайтесь набросать общий план, чтобы убедиться, что вы не упустили ни одного из ключевых моментов, которые вы хотите включить в отношении квалификации кандидата.

2. Просмотрите резюме

Прежде чем начать писать, просмотрите резюме кандидата или студента, чтобы получить полное представление об их опыте на других работах. Полное понимание их биографии может помочь вам написать более подробное письмо, в котором будут указаны их сильные стороны и конкретные цели, над достижением которых они работают. Вы также можете найти любые области, которые могут нуждаться в улучшении, и предложить изменения кандидату или студенту.

3. Запросите несколько пунктов списка

Чтобы сэкономить время и убедиться, что вы коснулись моментов, которые кандидат считает наиболее важными для должности, предложите ему предоставить вам список пунктов или несколько абзацев, на которые вы можете сослаться. Они могут предоставить вам черновик письма, которое вы отредактируете своими словами.

4. Подготовьте список качеств

Когда вы просматриваете резюме и описание работы, составьте список качеств и достижений, которые, по вашему мнению, подчеркивают квалификацию кандидата. Вы также можете попросить кандидата поделиться своими наиболее ценными активами для той работы, которую он хочет выполнять, особенно той, которую вы, возможно, заметили на той должности, которую он занимал во время работы с вами.

5. Представьтесь

Как правило, рекомендуется представиться в первых нескольких строках письма. Дайте короткое предложение или два, объясняющие вашу позицию и ваши отношения с кандидатом. Хотя нет необходимости углубляться в вашу историю, это поможет придать контекст письму и объяснить, почему вы можете рекомендовать этого человека.

6. Включите язык из описания работы

Попросите копию описания вакансии, чтобы вы могли ознакомиться с тем, что ищет работодатель. Внимательно ознакомьтесь с описанием вакансии, чтобы вы могли учесть конкретные требования к должности. Если вы пишете общую рекомендацию, вы можете попросить их привести пример двух вакансий, на которые они претендуют, чтобы вы могли написать более общую рекомендацию, применимую к любой из них.

7. Сосредоточьтесь на одном или двух качествах

Выберите одно или два качества, которые, по вашему мнению, делают кандидата подходящим для этой должности. Подтвердите эти утверждения конкретными примерами, в которых кандидат продемонстрировал эти качества. Например, расскажите о препятствиях, которые они преодолели, или проблемах, которые они преодолели, чтобы достичь своих целей. Вы можете включить два абзаца в основную часть письма и сосредоточиться на одном достижении, а другой на характере человека с такими вещами, как стойкость, честность, трудовая этика или стандарты, которых они придерживаются.

8. Оцените сильные стороны

Если возможно, попытайтесь количественно оценить сильные стороны кандидата или ранжировать их с другими кандидатами или коллегами. Например, «У нее лучшие аналитические способности из всех, с кем я работал за десять лет работы в компании» или «Он был одним из самых проницательных учеников в моих классах с тех пор, как я начал преподавать 17 лет назад». Если можете, включите количественные результаты, которых кандидат достиг, работая с вами. Например, «он сыграл неотъемлемую роль в нашей способности увеличить трафик нашего веб-сайта на 25% в течение шести месяцев, что привело к увеличению продаж на 10%».

9. Обсудите их потенциал

Укажите в письме, почему вы считаете, что кандидат преуспеет в этой роли, если ему представится такая возможность. Некоторые вещи, которые вы можете включить, это их:

• Умение работать в команде

• Способность работать независимо

• Сильные стороны, навыки и таланты, которые, по вашему мнению, помогут им добиться успеха в будущем.

10. Будьте полны энтузиазма

Ваша цель — помочь кандидату выделиться среди других претендентов на работу или программу обучения в колледже, на которую он претендует. Выразите свой энтузиазм по поводу того, насколько, по вашему мнению, они идеально подходят для этой роли. Один из простых способов сделать это — сказать получателю письма, что вы с удовольствием снова наймете его в своем отделе.

11. Используйте активный залог

Пишите, используя активный залог вместо пассивного залога для более мощного рекомендательного письма. Активный залог делает ваше значение более ясным для человека, читающего ваше письмо, и делает ваши предложения более краткими, потому что для выражения действия в действительном залоге требуется меньше слов. Чтобы изменить пассивные предложения на активные, поставьте подлежащее первым в предложении, чтобы было ясно, кто выполняет действие. Например, «Машину сбил грузовик» в пассивном залоге. «Грузовик врезался в машину» — это активный залог, потому что он сначала показывает, кто совершает действие.

12. Включите свою контактную информацию

Предоставьте возможность потенциальному работодателю или приемной комиссии связаться с вами для получения дополнительной информации или с любыми вопросами, которые у них могут возникнуть о кандидате. Упомяните о желании поделиться дополнительной информацией о квалификации кандидата. Вы можете включить свой адрес электронной почты или номер телефона в заключение письма или поставить его после подписи.

13. Вычитка

Важно тщательно вычитывать письмо, чтобы избежать опечаток и грамматических ошибок. Возможно, вы даже захотите прочитать письмо вслух, чтобы ваши глаза не скользили по словам и не упускали из виду возможные ошибки.

14. Используйте правильный формат и длину

Напишите свое письмо, используя стандартный шрифт и размер шрифта, обычно Times New Roman 12 пунктов для печатных писем или Arial 11 пунктов для электронных писем. Если вы печатаете, убедитесь, что ширина поля составляет примерно один дюйм. Длина должна быть между двумя третями и одной полной страницей с одинарным интервалом.

15. Следуйте инструкциям по отправке

Спросите кандидата, как он хочет отправить письмо. Обязательно соблюдайте любые конкретные требования, такие как запрошенный формат и место, куда должно быть отправлено письмо. Убедитесь, что вы знаете о приближающемся крайнем сроке.

Используйте простую структуру

Используйте эту простую структуру для форматирования вашего письма:

• Приветствие: Если вы пишете кому-то конкретному, включите приветствие, которое гласит: «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [name]: «Если вы пишете обычное письмо, не включайте приветствие или просто скажите: «Кому это может касаться:»

• Введение: используйте первый абзац, чтобы объяснить цель письма и то, как вы знаете человека, которого рекомендуете. Вы также можете указать время, в течение которого вы их знали.

• Подробности: во втором абзаце должно быть подробно описано, почему вы считаете, что человек, которого вы рекомендуете, подходит для работы или программы. Приведите конкретные примеры, демонстрирующие их способности и квалификацию. Вы можете использовать более одного абзаца, чтобы подробно описать их квалификацию, если это необходимо.

• Резюме. В этом разделе кратко опишите, почему вы рекомендуете этого человека. Фраза, которую вы можете включить, звучит так: вы «настоятельно рекомендуете» или «рекомендуете [name] без оговорок за [program/role]».

• Вывод: В последнем абзаце вы должны предложить поговорить с ними дальше, чтобы предоставить больше информации о квалификации и способностях кандидата. Завершите письмо словами «С уважением», если вы пишете кому-то, имя которого указано в письме, или, если вы не знаете, кому адресовано письмо, «С уважением».

• Подпишите письмо: Закройте письмо своим именем и должностью. Если вы печатаете письмо и отправляете его по почте, поставьте свою подпись под напечатанным именем.