15 ключевых показателей эффективности для помощников руководителя (с примерами)

10 сентября 2021 г.

Помощники руководителя выполняют важную работу, требующую эффективных административных навыков. Определение ключевых показателей эффективности (KPI) помощника по административным вопросам позволяет вам узнать, какие основные обязанности приводят к успешной работе в этой роли. Для нынешних или будущих помощников по административным вопросам изучение ключевых показателей эффективности для этой роли и некоторых примеров того, как их улучшить, может помочь вам преуспеть в своей карьере. В этой статье мы объясняем важность KPI для помощников руководителя и перечисляем 15 примеров KPI помощников руководителей с соображениями о том, как их измерять и улучшать.

Почему ключевые показатели эффективности важны для помощников руководителя?

KPI важны для оценки производительности и роста помощников руководителя. Они указывают на наиболее важные навыки и обязанности, которые необходимы исполнительным помощникам для их карьеры. Знание того, какие ключевые показатели эффективности применимы к помощникам руководителя и как их измерить, может помочь вам определить области профессионального развития, на которых следует сосредоточиться, и спланировать стратегии для повышения эффективности вашей работы.

15 KPI для помощников руководителя

Вот 15 важных KPI для помощников руководителя с примерами того, как их отслеживать и улучшать:

1. Общение

Коммуникабельность – один из самых важных навыков помощников руководителя. Помощники общаются с руководителями, которых они поддерживают, другими членами административной команды и внешними специалистами при назначении встреч и совещаний. Коммуникативные навыки включают способность слушать и понимать потребности и ожидания других. Это также включает в себя эффективное самовыражение как в письменной, так и в устной формах.

Оценивая общение как KPI, подумайте, как часто вы общаетесь с другими и можете ли вы улучшить качество вашего общения или скорость ответа на корреспонденцию. Например, если вы хотите улучшить свое электронное общение по электронной почте, вы можете измерить, сколько времени в среднем вам требуется, чтобы отвечать на электронные письма в вашем почтовом ящике. Затем поставьте перед собой цель реагировать быстрее и разработайте стратегию для повышения скорости отклика. По истечении установленного периода времени оцените, достигли ли вы своей цели и какие аспекты вашей стратегии улучшили время отклика.

2. Организация

Помощникам руководителя нужны хорошие организаторские способности, чтобы управлять своим временем, успевать за важными документами и соблюдать строгий график. Помощники руководителя не только управляют своей работой, но и думают о потребностях тех, кому они помогают, и находят организационные структуры, которые работают для других специалистов. Чтобы измерить этот KPI, подумайте, какую область организации вы хотите улучшить.

Примером может служить просмотр старой файловой системы и поиск возможностей для ее обновления, чтобы облегчить доступ к файлам. Вы можете измерить, сколько времени в настоящее время требуется для поиска файлов в исходной системе, а затем сравнить это время с тем, сколько времени требуется для поиска файлов в новой системе. Формальное измерение этих показателей поможет вам понять, насколько эффективнее новая система.

3. Координация

Еще одна важная обязанность помощников руководителя — координация. Это включает в себя принятие мер по объединению людей из разных отделов или учреждений путем определения маршрутов, поиска транспорта и размещения. Один из способов отслеживать ваши KPI для этого навыка — запросить обратную связь после согласования договоренностей с людьми. Вы можете попросить их заполнить короткий опрос, чтобы оценить вашу работу, чтобы вы могли понять, что сработало хорошо, а что вы можете сделать по-другому в следующий раз.

4. Сотрудничество

В качестве исполнительного помощника вы сотрудничаете с руководителем бизнеса и другими членами вашей административной группы. Эффективное сотрудничество означает эффективное общение с разными профессионалами, чтобы вы могли определять цели и реализовывать стратегии для их достижения. Вы можете продемонстрировать свои навыки совместной работы, общаясь с профессионалами из разных областей вашей организации, взяв на себя роль наставника, работая с более молодыми специалистами и новыми сотрудниками, и используя свои навыки межличностного общения для разрешения конфликтов.

Чтобы измерить ключевые показатели эффективности совместной работы, рассмотрите возможность отслеживания количества людей, с которыми вы работаете в определенный период времени. Поставьте перед собой задачу ежемесячно расширять свою профессиональную сеть на определенный процент. Вы также можете попросить оставить отзыв у тех, с кем вы работали. Например, если вы руководили совещанием или проектом, опросите членов своей команды о своей работе, о том, какие стратегии сработали для группы и как вы можете улучшить свои навыки совместной работы.

5. Поддержка

Одной из основных обязанностей помощника руководителя является оказание поддержки руководителю. Эта вспомогательная работа включает в себя подготовку материалов для собраний, планирование встреч и ведение ежедневной повестки дня или списка задач от имени руководителя. Забота об этих административных задачах помогает руководителю сосредоточиться на своей роли, сохраняя при этом возможность выполнять свои повседневные обязанности. Вы можете измерить этот KPI на основе того, насколько руководитель чувствует себя подготовленным перед встречами. Запрос отзывов о том, какие методы помогают руководителю чувствовать себя подготовленным и идти по правильному пути, а что вы можете улучшить, позволит вам внести коррективы.

6. Инициатива

Помощники руководителя часто берут на себя инициативу по обновлению систем и внедрению новых стратегий, которые приносят пользу руководителю. Они действуют независимо и принимают решения от имени руководителя, чтобы уменьшить свою рабочую нагрузку, чтобы они могли сосредоточиться на своих неадминистративных обязанностях. Некоторые возможности проявить инициативу включают постановку целей личного совершенствования и использование творческого решения проблем для улучшения существующих систем. Например, вы можете поставить цель внедрять одну новую систему каждый квартал для повышения производительности. Это позволяет проявить инициативу, готовность пробовать новое и стремление к самосовершенствованию.

7. Мотивация

Помощники руководителя часто работают в динамичной и сложной бизнес-среде, поэтому наличие высокой мотивации является ключом к успеху на этой должности. Мотивированные помощники принимают активное участие в улучшении своего рабочего места, проявляют энтузиазм в отношении своей работы и ищут возможности для самосовершенствования. Один из способов измерить вашу мотивацию — подумать о том, сколько новых возможностей вы используете в течение определенного периода времени на работе.

Например, оценка того, сколько возможностей для профессионального развития вы используете, сколько проектов вы добровольно берете на себя и как часто вы посвящаете себя изучению новых навыков, может продемонстрировать вашу мотивацию. Чтобы повысить свою мотивацию, бросьте себе вызов и освойте один новый навык, примите участие в одном тренинге по повышению квалификации или инициируйте один новый проект на рабочем месте каждый квартал. Это показывает вашу приверженность профессиональному росту и может мотивировать вас применять новые навыки на рабочем месте.

8. Планирование

Планирование и управление графиками — важная часть работы помощника руководителя. В дополнение к согласованию графиков с другими, помощники руководителей также помогают планировать день руководителей. Они сосредотачиваются на использовании правильного тайм-менеджмента для упорядочивания задач в течение дня, чтобы руководители не отставали от ключевых сроков и целей. Чтобы оценить свои навыки планирования, попросите руководителя рассказать о том, насколько хорошо, по его мнению, организовано его время. Рассмотрите возможность внедрения новых стратегий, таких как приложения для повышения производительности или общие календари, которые уточняют время встреч и помогают сосредоточиться в рабочее время.

9. Документация

Помощники руководителя часто выполняют некоторые административные задачи, такие как ведение документации для руководителя. Например, они могут составлять квитанции, регистрировать командировочные расходы и вести табель учета рабочего времени для себя, руководителя и любых членов административной группы, за которыми они наблюдают. Хорошие навыки ведения документации включают в себя полное и тщательное заполнение документов и своевременное представление документов. Вы можете отслеживать и улучшать свои навыки ведения документации, отслеживая количество ошибок, которые вы совершаете, и свою способность уложиться в сроки.

10. Бюджетирование

В некоторых случаях помощники руководителя обрабатывают информацию о бюджете или должны работать в рамках бюджетных ограничений. Например, при планировании поездок, званых ужинов, мероприятий или управлении офисными запасами помощнику руководителя может потребоваться отслеживать потребности бизнеса в бюджетировании. Вы можете оценить свои ключевые показатели эффективности бюджета, отслеживая свою способность планировать и выполнять бюджет. Чтобы улучшить составление бюджета, вы можете поставить перед собой цель сократить расходы вашего отдела на определенный процент и изучить возможности поиска более недорогих источников материалов и скидок на организацию поездок.

11. Менеджмент

В качестве исполнительного помощника вы можете контролировать группу администраторов, которые работают для поддержки внутренних операций бизнеса. Наличие некоторых управленческих и лидерских навыков может помочь вам контролировать других, создавать эффективные структуры для управления вашим отделом и мотивировать вашу команду на выполнение исключительной работы. Чтобы измерить свои управленческие навыки, подумайте, насколько продуктивна ваша команда под вашим руководством. Регулярно запрашивайте отзывы у членов вашей команды, чтобы понять свои сильные стороны и области, требующие улучшения. Постановка конкретных целей производительности и вовлечение вашей команды в определение целей отдела может помочь всей вашей команде улучшить свою работу.

12. Стратегическое планирование

Еще один навык для помощников руководителей — составлять стратегические планы, чтобы руководители не сбивались с пути. Стратегическое планирование включает планирование, а также создание внутренних систем, улучшающих рабочие процессы и повышающих производительность. Помощники создают эти планы для себя и тех, кем они управляют и которым помогают. В качестве KPI оцените свои навыки стратегического планирования, оценив, насколько эффективны ваши планы для достижения ваших целей. Определите, как часто ваши планы работают, чтобы помочь вам достичь ваших целей, и подумайте, какие аспекты вашего процесса планирования наиболее полезны для вашего успеха.

13. Реализация

Помимо создания стратегических планов, исполнительные помощники также должны эффективно реализовывать свои планы. Это означает, что они привержены своему плану и вносят активные изменения на рабочем месте для реализации своих стратегий. Чтобы оценить успешность реализации новых планов, подумайте, насколько плавно произошел переход. Учтите любую потерю производительности во время перехода, а затем подумайте, какие факторы могли уменьшить влияние перехода.

Кроме того, рассмотрите общий успех плана. Если план сработал для повышения общей производительности, обратите внимание на то, как вы можете использовать те же стратегии при выполнении будущих планов.

14. Эффективность

Помощники руководителей должны эффективно работать для достижения своих целей и оказывать необходимую поддержку руководителям. Эффективность означает выполнение работы при оптимизации использования ресурсов, таких как время и бюджет. Эффективные помощники хорошо управляют своим временем и выполняют бюджетные цели, а также выполняют все свои рабочие требования.

В качестве KPI вы можете отслеживать свою эффективность, отслеживая, насколько успешно вы выполняете свои сроки. Кроме того, подумайте, насколько хорошо вы придерживаетесь любых требований бюджета при выполнении своей работы. Чтобы повысить свою эффективность, поставьте перед собой задачу сократить время, необходимое для завершения работы, на определенный процент или найдите возможности сократить расходы.

15. Администрация

Наконец, исполнительным помощникам в своей работе необходимы хорошие административные навыки. Они выполняют многие стандартные офисные обязанности от имени руководителей. Например, они принимают телефонные звонки, отвечают на электронные письма, назначают встречи и приветствуют посетителей. Помощники могут оценивать свои административные навыки в качестве KPI, отслеживая время отклика и способность успешно выполнять свои обязанности в рабочее время.

Например, помощник руководителя может захотеть повысить свою административную производительность на 30% в течение квартала. Они могут составить список всех своих административных обязанностей и указать, сколько времени они тратят на каждую из них в течение обычного дня. Затем они могут работать над повышением эффективности выполнения задач в течение дня, увеличивая скорость отклика и находя более эффективные способы управления своим временем.