14 вопросов для собеседования по обработке федеральных грантов (с примерами ответов)

3 января 2022 г.

Грант — это безвозмездный фонд, предоставляемый группе или отдельному лицу для определенной цели, обычно предназначенной для общественного блага. Многие гранты поступают от федеральных агентств, которые следуют определенному процессу приема, проверки и награждения заявителей. Если вы заинтересованы в том, чтобы занять должность менеджера по грантам, специалиста по грантам, специалиста по грантам и счетам или аналогичную должность в федеральном агентстве по присуждению грантов, важно знать, как справиться с вашей способностью управлять процессом гранта.

В этой статье мы представляем и обсуждаем несколько вопросов интервью, касающихся обработки федеральных грантов, с примерами ответов на каждый из них, которые помогут вам.

Федеральный грант обрабатывает вопросы интервью с образцами ответов

Обработка федеральных грантов относится к деятельности, связанной с выполнением жизненного цикла гранта, линейного процесса, с помощью которого федеральное агентство, предоставляющее присуждение, создает возможность финансирования, получает заявки, оценивает заявителей и предоставляет финансирование. Следующие вопросы и образцы ответов могут помочь вам подготовиться к собеседованию, которое включает в себя вопросы о вашей способности выполнять этот процесс:

1. Насколько вы знакомы с процессом предоставления грантов?

Как менеджер по грантам, сотрудник или специалист, вы обязаны отслеживать процесс и выполнять его этапы. С помощью этого вопроса интервьюер проверяет ваше знакомство с процессом и наличие у вас профессионального опыта, связанного с работой. Если у вас есть опыт, сошлитесь на предыдущую должность и опишите свои обязанности в связи с этим процессом. В противном случае предоставьте подробное описание процесса предоставления гранта.

Пример: «Ранее я был менеджером по грантам общественной некоммерческой организации, поэтому процесс начался с поиска доноров и общения с ними. После этого мы объявили о возможности получения гранта, ориентируясь на сообщества-заявители, такие как местные школы, для получения наших грантов, связанных с образованием. Затем мы проверили и рассмотрели заявки, прежде чем выбранные заинтересованные стороны программы определили победителей».

2. Какие личные качества, по вашему мнению, необходимы для получения гранта?

Этот вопрос направлен на то, чтобы выявить, какие черты и компетенции, по вашему мнению, являются наиболее важными для роли обработки грантов. Для интервьюера качества, которые вы упомянули, — это те качества, которыми вы, вероятно, обладаете. Здесь сосредоточьтесь на качествах, упомянутых в описании вакансии.

Пример: «Для обработки гранта жизненно важно быть компетентным в области финансов и бухгалтерского учета, чтобы убедиться, что средств достаточно и что программа гранта осуществима. Я также считаю, что коммуникативные навыки абсолютно необходимы, поскольку вы постоянно ведете переписку с заявителями и награжденных, особенно на этапе после награждения».

3. Как бы вы сначала отбирали заявки на получение гранта?

После получения заявок, отбор является первым шагом к определению победителей. Этот вопрос проверяет ваше знакомство с процессом начального скрининга. Опытные специалисты по грантам могут предоставить описание процесса, которому они следовали в предыдущих организациях. В противном случае изучите процесс федерального гранта и основывайте свой ответ на своих выводах.

Пример: «К сожалению, невозможно внимательно прочитать каждую заявку, поэтому первое, что нужно сделать, это определить, включил ли заявитель все необходимые элементы. Например, приложение к бюджету является общим требованием к заявкам на грант, поэтому мы может автоматически отсеивать любые приложения, в которых отсутствует вложение».

4. Как бы вы оценили постэкранные приложения?

После проверки каждое из оставшихся приложений проходит всестороннюю проверку и оценку. Опять же, вы можете вспомнить свой предыдущий опыт или основывать свой ответ на исследованиях по этому вопросу. Используйте пример, чтобы проиллюстрировать разнообразие процедуры.

Пример: «Оценка оставшихся заявок может быть сложной, особенно для дискреционных грантов. Важно установить рубрику, чтобы существовала единая система, на которой будут основываться оценки. С учетом этого я и другие члены комитета по грантам назначали независимых экспертов в комиссию по рассмотрению. После того, как каждый эксперт прочитает заявки, они соберутся, чтобы обсудить достоинства каждого и обсудить наиболее вероятных лауреатов».

5. Как вы оцениваете риск в процессе предоставления гранта?

Риск относится к факторам, которые потенциально могут привести к неправильному управлению или нецелевому использованию грантовых средств заявителями. Оценка риска является важным шагом в определении победителей. В своих ответах укажите важные критерии, которые могут помочь минимизировать риск.

Пример: «В первую очередь я изучаю три области, вызывающие озабоченность у заявителя. Это его финансовая стабильность, качество его систем управления и его история работы с предыдущими наградами. Если я обнаружу, что заявитель платежеспособен, имеет протоколы для обеспечения надлежащее использование средств и надлежащим образом использовал прошлое финансирование, я могу быть уверен, что они могут сделать то же самое с нашим финансированием».

6. Как вы можете обеспечить честность программы грантов?

Честность означает, что получатели грантов получают гранты на основе их заслуг, а не каких-либо внутренних предубеждений или отношений заявителей с персоналом программы грантов. Программы грантов обычно имеют правила, помогающие обеспечить справедливость и объективность. В своем ответе продемонстрируйте свое знание таких политик и то, как вы надеетесь сохранить их эффективность.

Примеры: «Я думаю, что поддержание добросовестности начинается с прозрачности процесса предоставления грантов. С этой целью я бы четко разъяснил квалификационные требования, цели наших грантов и то, как мы выбираем лауреатов. Конфликт интересов также является постоянной проблемой. , для которого я внедрил бы комплексную систему проверки, чтобы гарантировать беспристрастность членов группы проверки».

7. Как вы можете обеспечить успешное выполнение процесса предоставления гранта?

Такого рода вопросы относятся к вашему управленческому стилю. Из-за множества этапов и множества этапов процесса важно хорошо координировать свои усилия. Дайте четкое описание того, как вы можете делегировать роли и мотивировать других сотрудников.

Пример: «Я пытаюсь определить сильные стороны каждого члена персонала и соответствующим образом распределить обязанности. Например, кто-то с опытом в маркетинге идеально подходит для объявления и продвижения гранта. Также важно четко представлять ожидания. создайте четко определенные цели для каждого шага процесса и назначьте роли для наблюдения за каждым из них».

8. Что представляет собой успешная программа грантов?

То, как вы измеряете эффективность программы грантов, может раскрыть детали вашего отношения к своей работе и процессу получения гранта. Попытайтесь продемонстрировать методический подход к своей работе, ссылаясь на цели и то, как они влияют на ваше представление об успешном гранте. Если возможно, используйте пример, относящийся к гранту, над которым вы работали.

Пример: «Определение того, является ли грант успешным, начинается с постановки его целей в начале процесса. Для гранта на послешкольное финансирование, которым я ранее руководил, наша цель состояла в том, чтобы обеспечить как можно большему количеству молодых людей место, где они могли бы быть в безопасности и преследовать интересы, которые могут принести пользу их будущему. С этой целью мы решили, что успех такой программы повлечет за собой получение грантовых денег как можно большему количеству общественных организаций».

9. Как вы расставляете приоритеты в своей работе?

Процесс предоставления гранта включает в себя множество крайних сроков, чтобы обеспечить бесперебойную работу процесса подачи заявок и своевременное получение получателями своих средств. Этим вопросом интервьюер пытается понять, как бы вы организовали свою работу, чтобы обеспечить своевременное оформление гранта. В своем ответе укажите, как вы планируете свой день и отслеживаете задачи.

Пример: «То, как я расставляю приоритеты в своей работе, обычно зависит от этапа процесса получения гранта. На этапе, предшествующем присуждению, я могу рассчитывать на то, что планирую свой день на всесторонние обсуждения с заинтересованными сторонами целей, сроков и требований. Поэтому важно, чтобы я определить, какие темы являются наиболее важными, и активно направлять беседы, чтобы они не занимали слишком много времени. Часто приоритет задания становится очевидным. Например, критерий оценки необходим до начала процесса проверки, поэтому творчество обычно является самой важной задачей в этот момент».

10. Как бы вы отреагировали на срочную просьбу помочь с отчетом, если у вас есть собственный важный срок?

Отчетность необходима на протяжении всего процесса предоставления гранта, поскольку она позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе таких вопросов, как финансовая отчетность и проектная деятельность. Этот вопрос касается вашей способности работать в режиме многозадачности и справляться со сложными ситуациями. В этом случае попробуйте использовать метод STAR, который означает ситуацию, задачу, действие и результат, чтобы описать подобную ситуацию, с которой вы сталкивались в прошлом, или представить эффективный план действий в представленных обстоятельствах.

Пример: «В прошлом у меня была похожая сложная ситуация, когда руководитель попросил меня создать слайд-шоу для презентации, которая должна была быть представлена ​​на следующий день. В то время мы с коллегой работали над отчетом для заинтересованных сторон, который мы должны были сдать в конце недели. Я сразу же провел инвентаризацию своего графика и скорректировал его. Учитывая срочность слайд-шоу, я объяснил ситуацию коллеге, сказав, что сначала уделю время слайд-шоу, прежде чем возвращаясь с полной силой к отчету.

Выполнение обоих заданий в такие сжатые сроки потребовало нескольких дополнительных часов в течение нескольких дней, но опыт показал мне, что я могу справиться с такими трудными обстоятельствами благодаря тщательному планированию и реализации».

11. Что вам кажется трудным в составлении бюджета гранта?

Составление бюджета имеет важное значение для создания осуществимой программы грантов. Этот вопрос оценивает ваши знания в области бюджетирования и способность предвидеть бюджетные проблемы. В своем ответе обсудите приготовления, которые вы можете предпринять, чтобы смягчить общую проблему:

Пример: «Основной задачей является определение бюджетных требований, особенно когда мы планируем бюджет до объявления тендера. В таких случаях я просматриваю те же или похожие тендеры за предыдущие годы, чтобы оценить наши потребности и перечислить статьи бюджета. затем взвесьте эти оценки с потенциальными рисками, чтобы определить окончательные требования».

12. Какие критерии вы бы потребовали для документирования расходов по гранту?

Документация помогает гарантировать, что получатели используют свои грантовые средства по назначению. Установление правильных критериев может определить степень, в которой лауреаты соблюдают свои обязательства. В своем ответе дайте пояснения к критериям, которые вы упомянули.

Объяснение: «Одним из критериев, безусловно, является детализация расходов, поскольку знание объекта расходов так же важно, как и знание их суммы. Другим может быть отслеживание времени, поскольку объем и продолжительность работы напрямую влияют на то, сколько средств уходит на оплату труда сотрудников. … Эти меры могут помочь определить, являются ли расходы допустимыми и разумными».

13. Как бы вы вели переписку с лауреатами?

Получателям грантов часто требуется помощь в навигации по процессу предоставления грантов и соблюдению правил. Управление контактами с ними жизненно важно для бесперебойной работы присуждающего агентства. В своем ответе обсудите решение продолжающейся проблемы переписки.

Пример: «Я считаю важным назначить знающего контактного лица для каждого лауреата. Этот человек выступает своего рода менеджером для получателя. Будучи знающим, он может ответить на любые вопросы, касающиеся процесса и правил, или же направить их к соответствующие полномочия. Это эффективно отделяет корреспонденцию в отдельный хорошо работающий отдел».

14. Как бы вы улучшили наши программы грантов?

Этот вопрос одновременно оценивает ваши знания о работодателе, ваше понимание процесса предоставления грантов и ценность, которую вы можете предложить организации. Чтобы подготовиться, обязательно изучите существующие программы грантов агентства. Во время интервью упомяните программу и определите основную область улучшения, связанную с ней.

Пример: «Я думаю, что фонд малых грантов для вашей программы обмена может служить широкому кругу сообществ по всему миру, но я считаю, что осведомленность как о фонде, так и о программе могла бы быть лучше. Я хотел бы сосредоточиться на продвижении обмена. программу и ее ценность для мирового сообщества, а также более подробное объявление грантов сообществам-заявителям».