14 способов организоваться на работе

Производительность на рабочем месте может помочь компаниям добиться успеха в достижении целей всей компании. Одним из способов повышения производительности является улучшение организации, поскольку это помогает сотрудникам больше сосредоточиться на своих индивидуальных задачах и более эффективно сотрудничать с коллегами. Если вы хотите чувствовать себя уверенно на работе и более последовательно соблюдать сроки, важно научиться быть организованным.

В этой статье мы объясним, что значит быть организованным, почему организация важна и какие шаги вы можете предпринять, чтобы быть организованным на рабочем месте.

Что значит быть организованным?

Быть организованным означает, что вам легче сосредоточиться на задачах, чтобы вы могли быть более эффективными на рабочем месте. Организация может повысить эффективность работы сотрудников и способствовать эффективному сотрудничеству в проектах. Когда сотрудники организованы на рабочем месте, им легче расставлять приоритеты в проектах и ​​выполнять их в установленные сроки.

Сотрудники могут оставаться организованными, поддерживая порядок на рабочем месте и избегая беспорядка, или ведя подробный календарь, чтобы не отставать от своего графика.

Почему важно быть организованным?

Когда вы на работе, важно быть организованным, чтобы вы могли совмещать множество разных задач одновременно. Организованность также может помочь вам в следующем:

Достигать целей

Когда вы организованы, у вас больше шансов достичь своих карьерных целей. С планом ваша работа становится более упорядоченной, и вы можете выполнять задачи быстрее. Например, организованность может сэкономить ваше время, что может позволить вам в свободное время заниматься другими карьерными целями, такими как возвращение в школу или получение сертификатов для повышения вашей роли в вашей компании. Когда вы организованы, вы также можете помочь своей компании достичь своих целей.

Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью

Организация может способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью, потому что вы, скорее всего, будете выполнять свои задачи в рабочее время, вместо того, чтобы брать проект домой, работать сверхурочно или делать рабочие звонки и отвечать на электронные письма за пределами вашего рабочего места. Вы также можете наслаждаться выходными дома, если сможете выполнить все поставленные задачи в течение рабочей недели. Поддержание баланса между работой и личной жизнью поможет вам начать каждую новую неделю с ясным умом.

Читать далее: 10 советов по улучшению баланса между работой и личной жизнью прямо сейчас (которые действительно работают)

Поддерживай темп

Когда вы остаетесь организованным в течение дня, вы можете выполнять задачи быстрее и набирать обороты в своей работе. Momentum может дать вам мотивацию, необходимую для выполнения задач вовремя и в порядке приоритета. Это также помогает вам вычеркивать пункты из вашего списка дел и может способствовать чувству выполненного долга в конце рабочего дня.

Повысить продуктивность

Когда вы организованы, вы можете посвятить больше времени выполнению своих рабочих задач, а не поиску заметок и электронных писем и просмотру документов на вашем столе. Организация также улучшает коммуникацию, что помогает командам стать более продуктивными в целом.

Оставайся сфокусированным

Имея чистое и организованное рабочее пространство, вы можете больше сосредоточиться на своих задачах. Это не только упрощает поиск того, что вам нужно, но и обеспечивает меньше потенциальных отвлекающих факторов. Когда вы сосредоточены на задаче, вы также можете лучше понять, что еще вам нужно сделать и к какому сроку. Возможно, будет полезно расписать задачи в порядке их важности, чтобы вы точно знали, над чем работать дальше.

Снижение стресса и беспокойства

Организованность может помочь вам снизить уровень стресса и беспокойства, потому что вы можете сосредоточиться на одном проекте или цели за раз, меньше отвлекаясь. Это может помочь вам разработать более плавный рабочий процесс и позволит вам работать с максимальной отдачей.

Как оставаться организованным на рабочем месте

Есть много способов оставаться организованным на рабочем месте. Подумайте о том, чтобы предпринять следующие шаги, чтобы максимизировать производительность и эффективность вашего рабочего места:

1. Время блокирует ваши дни

Время, блокирующее ваши дни, может помочь вам сосредоточиться на своих задачах. Блокировка времени предполагает планирование вашего календаря таким образом, чтобы вы выполняли определенные задачи в определенное время дня, что помогает свести к минимуму отвлекающие факторы. Когда вы используете временные блоки в качестве руководства для своего дня, вы можете быть гибкими и корректировать их по мере необходимости в зависимости от встреч и других запросов, которые вы получаете в последнюю минуту.

2. Установите режим

Когда вы создаете распорядок дня, у вас больше шансов сформировать привычки, которые структурируют вас и сделают каждый день более гладким. Рутина становится более автоматической, чем дольше она у вас есть, и она может помочь вам более эффективно достигать своих целей, потому что шаги, которые вы предпринимаете для их достижения, теперь более упорядочены.

3. Придерживайтесь своего графика

После того, как вы заблокировали свой день, придерживайтесь этого графика и своего распорядка, насколько это возможно. Хотя отклонения могут случаться, наличие расписания облегчает возвращение к задаче, которую вам нужно выполнить. Расписание также важно, когда вы работаете с коллегами над проектом. Например, ваши коллеги могут рассчитывать на то, что вы завершите задачу до того, как они смогут выполнить свою часть, поэтому важно не отставать от графика, чтобы гарантировать, что вы выполните всю свою работу вовремя.

4. Используйте календарь электронной почты

На рабочем месте вы, вероятно, регулярно проводите встречи с коллегами, менеджерами или всем офисом. Использование календаря электронной почты для настройки оповещений об этих собраниях поможет вам оставаться организованным и подготовиться к ним заранее. Календарь электронной почты также полезен для ввода сроков выполнения задач, чтобы вы могли выполнять свою работу вовремя и придерживаться своего распорядка.

5. Записывайте вещи

Записывание вещей может помочь вам запомнить важную информацию и обеспечить место для ссылки на ваши заметки позже, если это необходимо. Вы можете записывать вещи на бумаге или в цифровой блокнот, в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас и вашего рабочего места. Подумайте о том, чтобы записывать заметки о встречах, важные даты и список дел.

6. Составьте список дел с цветовой кодировкой

Когда элементы имеют цветовую кодировку, гораздо проще взглянуть на свой список дел и понять, что вам нужно сделать. Например, вы можете раскрасить код в зависимости от каждого проекта и его уровня приоритета. Делая это, вы сразу знаете, над чем вам нужно работать в первую очередь, и все задачи для определенного проекта сгруппированы вместе.

7. Разработайте контрольные списки и шаблоны

Если у вас есть повторяющиеся проекты и задачи, разработайте контрольные списки и шаблоны, которые помогут оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы. Контрольные списки помогают гарантировать, что вы не пропустите ни одного шага при выполнении проекта, а шаблоны упрощают повторяющиеся задачи, поскольку вам не нужно каждый раз начинать с нуля, поэтому оба инструмента могут повысить вашу производительность, концентрацию и организованность.

8. Создайте файловую систему

Будь то бумажная или цифровая документация, создание системы хранения файлов поможет вам избавиться от беспорядка и оставаться организованным. Например, у вас могут быть папки для различных типов важных документов, таких как счета и контракты. Вы также можете настроить папки электронной почты для разных категорий, таких как проекты или отправители, чтобы убедиться, что вы сохраняете всю важную корреспонденцию, не оставляя слишком много элементов в папке «Входящие».

Читать далее: Как организовать свой почтовый ящик Gmail

9. Регулярно убирайтесь

Чистое рабочее место помогает сотрудникам оставаться мотивированными, сосредоточенными и продуктивными. Это также упрощает и ускоряет поиск важных документов и других документов. Каждую неделю выделяйте время, чтобы избавиться от ненужного беспорядка и рассортировать предметы по папкам или ящикам стола.

10. Приобретите настольные органайзеры

Когда вы убираете свое рабочее место, вам могут помочь органайзеры для стола и ящиков. Например, у вас может быть один органайзер для письменных принадлежностей и блокнотов, а другой — для канцелярских кнопок, скрепок и других мелких офисных предметов. Храните одинаковые предметы вместе и максимизируйте пространство на столе и в ящиках, чтобы ваше пространство было чистым и организованным.

11. Избегайте многозадачности

Вместо многозадачности сосредоточьте свои усилия на выполнении одного проекта или задачи за раз. Это может предотвратить ошибки, снизить стресс на рабочем месте и помочь вам уложиться в сроки. Вы также можете чувствовать себя более выполненным, когда сосредоточены на конкретной задаче, не отвлекаясь, и как только это будет сделано, вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка дел и использовать ее в качестве импульса для начала вашей следующей задачи дня.

12. Делайте регулярные перерывы

Чтобы оставаться организованным в течение рабочего дня, подумайте о регулярных перерывах. Встаньте из-за стола и прогуляйтесь по своему офисному зданию или посидите на улице и проведите несколько минут на свежем воздухе. Регулярные перерывы помогут вам оставаться сосредоточенным и свести к минимуму отвлекающие факторы. Если вы работаете импульсивно и сосредоточены на конкретной задаче, подождите, пока вы не доберетесь до удобной точки остановки, чтобы сделать перерыв.

13. Выделите определенное время для писем

Вместо того чтобы тратить много времени в течение дня на проверку папки «Входящие» всякий раз, когда приходит новое электронное письмо, выделите в своем расписании блоки времени для проверки электронной почты. В это время отвечайте на приоритетные сообщения, помечайте звездочкой все электронные письма, которые вам нужно просмотреть позже, и организуйте информационные электронные письма по папкам.

Включив организацию в свой почтовый ящик, вы можете сосредоточиться на задачах, не отвлекаясь, и при этом своевременно отвечать на электронные письма.

14. Используйте правильные инструменты

Независимо от того, какая у вас работа или в какой отрасли вы работаете, вы можете воспользоваться определенным программным обеспечением и инструментами, такими как Trello для управления проектами или Focus To-Do для управления своим временем и концентрации внимания. Существуют также дополнительные приложения для отчетности и совместной работы. Ищите инструменты, которые держат вас организованными и помогают вам выполнять свою работу более эффективно и результативно.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.