14 советов по управлению стажерами

22 апреля 2021 г.

Предложение стажировок может быть многообещающей бизнес-стратегией для вашей компании для выявления талантов и потенциальных сотрудников на полную ставку. Создание взаимовыгодных отношений между вашей компанией и ее стажерами требует эффективных методов управления. Если у вас есть или вы планируете нанять стажеров, вам может быть полезно узнать о некоторых продуктивных способах контролировать и руководить ими. В этой статье мы рассмотрим, почему управление стажерами важно, и предоставим вам список советов, которые помогут стажерам стать многообещающими кандидатами на работу в вашей организации.

Почему важен внутренний менеджмент?

Продуманное управление стажировками может принести пользу любой компании, которая отдает приоритет активному найму. Стажеры, как правило, нынешние или недавние студенты, стремящиеся работать в сложной среде и делиться своими новыми навыками и знаниями. Иногда стажеры берут на себя более пассивную роль и проводят свою стажировку, изучая рабочие процессы, разбираясь в должностных инструкциях и изучая основные рабочие функции. В других случаях у стажеров есть серьезные ожидания и обязанности, за которые им платит ваша компания.

Одним из важнейших аспектов управления стажерами является согласование структуры стажировок с намерениями вашей организации. Как стажер-менеджер вы полностью понимаете, рассматривает ли ваша компания стажировку как неоплачиваемый образовательный опыт или как оплачиваемый рабочий опыт. Успешное управление стажерами гарантирует, что и стажеры, и ваша компания понимают характер рабочих отношений и что все члены вашей организации справедливо относятся к неоплачиваемым стажерам.

Советы по управлению стажерами

Вот несколько советов по продуктивному управлению стажерами:

1. Обеспечьте ориентацию

Некоторые стажеры имеют небольшой опыт работы в корпоративных или профессиональных условиях. Скорее всего, они хотят произвести наилучшее впечатление и избежать любых нарушений профессионального поведения. Чтобы ваши новые стажеры чувствовали себя комфортно и уверенно в своих ролях, проведите инструктаж, чтобы разъяснить, чего ваша организация ожидает от них и чего они могут ожидать от вас. Во время инструктажа вы можете обсудить:

• Корпоративная культура: у вашей организации может быть уникальный подход к корпоративной культуре, или она может просто иметь профессиональные правила, такие как случайные пятницы, понимание которых стажерам полезно с самого начала. Ваша организация сможет лучше определить, есть ли потенциал для будущих отношений, если стажер хорошо интегрируется в ваше рабочее место.

• Коммуникационные стандарты: Коммуникационные стандарты важно пересматривать с новыми профессионалами. Объясните протоколы и стандарты, которых придерживается ваша компания в электронной почте и электронных сообщениях, чтобы ваши стажеры могли уверенно взаимодействовать с другими сотрудниками вашей компании.

• Важный персонал: Стажерам, вероятно, любопытно, к кому им следует обращаться с вопросами или кадровыми вопросами. Предоставление имен и контактной информации важного персонала устраняет любую путаницу в отношении того, на кого стажеры могут положиться за помощью.

• Цели: инструктаж — это идеальное время, чтобы заявить о том, чего вы надеетесь добиться от стажеров к концу своего опыта. Вы также можете спросить, есть ли какие-либо роли или аспекты вашей организации, о которых стажеры хотели бы узнать, работая с вами.

• Структура программы: стажировки часто имеют заранее определенную структуру, которая определяет, сколько времени они проводят в каждом отделе или приобретают определенные навыки. Стажеры ценят знание того, чего ожидать на разных этапах стажировки.

2. Примите гибкость

В то время как стажировки выигрывают от продуманного планирования, гибкость в отношении точных деталей опыта может позволить вашим стажерам и вашей организации лучше обмениваться временем и усилиями. Спросите своих стажеров об их сильных сторонах, академической работе и профессиональных устремлениях, чтобы определить, можете ли вы внести какие-либо коррективы, чтобы привести свою программу в соответствие с индивидуальными способностями стажеров. Это может дать стажеру возможность продемонстрировать исключительные способности в определенной области, что может побудить вашу компанию нанять его.

3. Подготовьте сопроводительные документы

Ваша организация, скорее всего, контролирует стажеров, чтобы убедиться, что они понимают свои задачи и получают всю необходимую помощь. Однако, когда стажеры работают независимо, хорошо подготовленные документы могут еще больше устранить любую путаницу или неопределенность, связанные с назначением. В ходе стажировки вам может быть полезно обновить списки задач и учебные материалы, чтобы стажеры знали свои краткосрочные и долгосрочные цели.

4. Общайтесь активно

Некоторым стажерам может потребоваться время, чтобы почувствовать себя комфортно в своей роли. Если вы заметили, что стажер сталкивается с проблемами или не оправдывает ожиданий, обратитесь к нему, чтобы узнать, как вы можете помочь ему добиться успеха. Иногда стажеры понимают причину затруднения, но не знают, как начать разговор. Если это так, они, вероятно, оценят ваше внимание. Если нет простого решения, важно также активно общаться с вашим руководителем. Ваш руководитель может порекомендовать план действий или задокументировать ваши опасения. В любом случае, вы проявляете усердие и вклад в правильное управление стажерами.

5. Расписание проверок

Встречи — это ценная возможность для вас и ваших стажеров обсудить свой прогресс. Во время регистрации вы можете выслушать отзывы стажеров и предложить им свои. Наличие определенного времени и места для обзора того, как проходит стажировка, снижает большую часть беспокойства, которое стажеры могут испытывать по поводу высказывания опасений. Это также свидетельствует о том, что ваша организация заботится о результатах своей программы стажировок и активно работает над тем, чтобы стажеры могли профессионально расти.

6. Предлагайте наставничество

Содействие наставничеству во время стажировки означает, что вы интересуетесь и поддерживаете профессиональные амбиции стажеров. Как стажер-менеджер, вы можете выступать в качестве их наставника или объединять стажеров с другими членами вашей организации, которые хорошо подходят для обогащения их опыта. Например, если у вас есть стажеры, заинтересованные в некоммерческой работе, вы можете попросить их скрыть кого-то в вашей компании с соответствующим опытом. Наставники, которые устанавливают прочные связи со стажерами, могут лучше оценить их таланты и потенциал, информируя вашу компанию о решении о том, кого в конечном итоге нанять.

7. Ставьте перед собой глобальную цель

Определите общую цель, которая соответствует продолжительности вашей программы стажировки. Стажеры часто исследуют различные отделы и обязанности в организации. Всеобъемлющая цель может обеспечить структуру и направленность каждого компонента стажировки.

Например, если вы нанимаете стажеров в свою маркетинговую фирму, вы можете поручить им работу над кампанией, которая начинается ближе к концу их программы. Ваши стажеры лучше поймут, как ваша организация справляется со сроками, результатами и общением с клиентами, чтобы достичь конечной цели вовремя. Четко определенный результат также повышает чувство цели, которое стажеры чувствуют на протяжении всего своего опыта, что может повысить мотивацию и внимание к деталям.

8. Облегчить нетворкинг

Нетворкинг внутри организации и отрасли является огромным преимуществом стажировок. Вы можете привлечь лучших кандидатов на стажировку и поддерживать их интерес, предоставляя значимые сетевые возможности. Представьте своих новых стажеров как можно большему количеству членов вашей организации. Рассмотрите возможность проведения сетевых мероприятий, на которых ваши коллеги делятся тем, над чем они работают, и напрямую обсуждают вопросы и идеи стажеров. Участие стажеров в отраслевых мероприятиях или встречах с клиентами также может обогатить связи, которые они устанавливают во время стажировки.

9. Соедините задачи и результаты

Опытные сотрудники обычно понимают связь между их повседневными задачами и более крупной организацией. Эта связь может быть менее ясной для стажеров. Вы можете помочь им оценить, как работа, о которой они узнают, и помощь в этом приносят пользу организации, просмотрев рабочие процессы и организационные диаграммы. Предоставляя инструкции и списки задач, подумайте о том, чтобы написать объяснение того, как каждое задание создает ценность для компании. Вы также можете поделиться данными, отражающими результаты работы стажеров во время проверок.

10. Распространяйте принципы оплачиваемой и неоплачиваемой стажировки внутри компании

Важно, чтобы члены вашей организации понимали классификацию стажеров. Вы можете распространять среди сотрудников краткое изложение своей программы стажировок, в котором указывается, оплачиваются ли стажеры или нет, и подробно о том, что сотрудники могут от них требовать. Это может помочь избежать путаницы и соблюдать условия ваших соглашений со стажерами. Например, сотрудник может захотеть предложить неоплачиваемому стажеру возможность выполнить практическую задачу. Ваш сотрудник, скорее всего, имеет хорошие намерения и хочет только поделиться знаниями, но если стажеру не платят, он может быть не в состоянии выполнить задачу и остаться таковым.

11. Делайте акцент на хороших примерах

Стажеры полагаются на пример, который вы и ваши коллеги подаете при навигации по рабочему месту. Убедитесь, что вы объединяете стажеров с коллегами, которые лучше всего представляют вашу компанию и ее ценности. Показ неизменно профессионального и положительного примера также повышает вероятность того, что стажеры захотят подать заявку на постоянную работу в вашей организации.

12. Сделайте процесс увлекательным

Молодые специалисты ценят компании, которые способствуют здоровому балансу между работой и личной жизнью и создают приятную рабочую среду. Поделитесь со стажерами тем, как ваша компания повышает удовлетворенность сотрудников. Если в вашем офисе есть какие-либо групповые оздоровительные цели или мероприятия, такие как группы по бегу или чтению, обязательно сообщите об этом стажерам. Если уместно, подумайте о том, чтобы пригласить стажеров на общественные мероприятия за пределами рабочего места, чтобы они могли лучше узнать вашу команду.

13. Проводите выходные интервью

Подобно тому, как ориентация помогает вам начать стажировку, выходное собеседование помогает правильно ее завершить. Собеседование на выходе служит для сбора информации о том, что ваши стажеры ценят в своем опыте и что они хотели бы изменить. Поощряйте стажеров предлагать идеи для вашей компании, чтобы сделать программу более полезной в будущем, и обязательно выражайте искреннюю благодарность за их время и энергию.

14. Внедрить улучшения

С каждой группой стажеров ваша организация может лучше понять навыки и знания, которые профессионалы начального уровня хотят изучить, прежде чем искать работу на полную ставку. Постоянно пересматривая структуру своей стажировки, вы можете создать опыт, который принесет больше пользы стажерам и вашей компании. Если ваша компания регулярно нанимает бывших стажеров, вы настраиваете себя на будущий успех, используя стажировки как возможность как можно тщательнее подготовить молодых специалистов к работе на полную ставку.