14 плюсов и минусов гибкой методологии (плюс определение)

Отделы и менеджеры проектов используют различные стратегии для ежеквартального соблюдения графика проектов, сроков и целей. Agile методология управления проектами — это способ управления проектом, при котором каждая часть может иметь равные этапы планирования и выполнения, прежде чем будет получен конечный продукт. Узнав больше об agile-методологии, вы сможете изучить другой метод управления проектами и продуктами. В этой статье мы рассмотрим, что такое гибкая методология, а также ее плюсы и минусы.

Что такое гибкая методология?

Гибкая методология — это стратегия управления проектом, которая делит проект на несколько этапов, поощряя постоянное улучшение на каждом этапе. В начале проекта команда циклически проходит этапы планирования, оценки и выполнения для совместной работы над достижением нескольких целей проекта. В качестве методологии agile-стратегия проекта содержит четыре фундаментальные ценности, в том числе:

• Люди важнее инструментов: методология Agile ценит работу с отдельными членами команды в совместных усилиях, а не полагаться на инструменты для выполнения проекта. Например, менеджер, использующий эту стратегию, может поощрять полное собрание команды, а не проводить тесты с помощью программного инструмента для решения проблемы процесса.

• Работающее программное обеспечение важнее документации: хотя документация важна в любом проекте для целей точности и отчетности, стратегия гибкой методологии обычно предпочитает реакцию на проблемы в реальном времени, а не непрерывную документацию. Например, реагируя на проблему в системе, agile-менеджер проекта может работать над устранением проблемы, прежде чем документировать каждую деталь, касающуюся инцидента.

• Сотрудничество с клиентами вместо переговоров по контракту: в гибком управлении проектами группа, работающая над проектом, может предпочесть сотрудничать с другими отделами или компаниями, а не обсуждать условия своего контракта или обещанные материалы. Это делается для того, чтобы они более надежно придерживались поставленных целей, а не меняли цели для достижения прогнозируемых результатов.

• Реакция на изменение вместо жесткости плана: хотя менеджеры проектов, использующие гибкую методологию, предпочитают не изменять условия контракта, они обычно предпочитают реагировать на изменения, а не полностью придерживаться плана. Например, если команда признает, что текущий план невыполним, они меняют аспекты своего процесса, а не текущую цель, чтобы помочь удовлетворить потребности.

Минусы гибкой методологии

Есть некоторые недостатки использования гибкой методологии управления проектами, в том числе:

1. Проблемы с переносом

При переходе от одного стиля управления к другому для всего отдела может потребоваться время, чтобы полностью адаптироваться к новым обязанностям и стилю продвижения проектов в системе. У руководителей могут возникнуть некоторые трудности с адаптацией к новому стилю управления, хотя постоянная практика и обучение могут помочь всем сотрудникам приспособиться к новой тактике. В то время как гибкое управление поощряет сотрудников действовать независимо для достижения целей, рассмотрите возможность разделения отделов на группы для первых нескольких целей проекта. Это сделано для того, чтобы каждый участник мог проконсультироваться с другим по вопросам или трудностям при передаче.

2. Переменные цели

Поскольку гибкая методология фокусируется на нескольких целях одновременно, некоторым целям может не уделяться столько внимания на протяжении всего проекта. Переменные цели внутри отдела могут привести к отсутствию конкретных целей для команды, что может привести к неизвестным срокам и менее точным затратам. Один из способов предотвратить неоправданные расходы или срывы сроков с переменными целями — запланировать регулярные встречи для обсуждения целей. Еще один способ унифицировать целевые затраты — установить политику в отношении расходов в отделе, чтобы денежный поток следовал политике сокращения непредвиденных расходов.

3. Отсутствие документации

В системе гибкой методологии документация менее важна, чем реакционное планирование и прогресс. Это может привести к тому, что обязанности по документации, такие как ведение записей, выставление счетов и соблюдение планов, будут выполняться медленнее по сравнению с другими обязанностями. Чтобы помочь улучшить документацию при использовании этой методологии, рассмотрите возможность записи документированных заявлений не реже одного раза в месяц. Если документация отстает, выделение ее в расписании может помочь вернуть ей должное значение.

4. Менее задокументированное улучшение

Поскольку стратегии гибких методологий сосредоточены на обратных улучшениях, а не на задокументированных этапах улучшения, задокументированные успехи и рассчитанные стратегии методологии могут быть неэффективными на протяжении всего проекта. В то время как реакционная тактика может быть эффективной для улучшения процесса или продукта, рассмотрите возможность улучшения задокументированных усилий вашей команды по улучшению, планируя регулярные проверки документов. Ведение постепенного учета успехов и прогресса может помочь команде задним числом проанализировать цели и следующие шаги.

5. Смещение фокуса цели

Поскольку гибкая методология предполагает смещение фокуса в зависимости от того, какая часть проекта требует наибольшего внимания, может быть сложно вести всех членов команды к единой цели. На более поздних стадиях проекта может оказаться предпочтительным, чтобы большинство сотрудников отдела сосредоточились на одной цели. Чтобы помочь достичь единства целей, рассмотрите возможность распределения задач, связанных с целью, между несколькими сотрудниками отдела на заключительных этапах проекта. Единство за счет распределения может помочь отделу работать как единая сила, пусть даже временно.

6. Меньше предсказуемости

Поскольку гибкое производство основано на постоянном совершенствовании и обратной связи с клиентами, отдел может быть не в состоянии предсказать прибыль до начала производства. Гибкое производство направлено на отправку приемлемых продуктов клиентам как можно скорее, что может затруднить прогнозирование потенциальных проблем с течением времени. Тем не менее, эффективное и быстрое использование обратной связи во время процесса может незначительно повысить предсказуемость ошибок продукта с течением времени, особенно если отдел документирует проблемы во время процесса.

Плюсы гибкой методологии

Использование стратегии гибкой методологии в вашем отделе дает много преимуществ, в том числе:

1. Своевременная доставка

Поскольку agile-стратегия фокусируется на продакт-плейсменте, она позволяет отделу доставлять продукты клиентам как можно быстрее. В то время как продукты и процессы разработки могут быть не настолько оптимальными, насколько это возможно, из-за меньшего количества этапов планирования, гибкий метод позволяет прогрессировать благодаря обратной обратной связи. Для отделов, которые могут извлечь выгоду из создания стабильного продукта, прежде чем оптимизировать процесс, гибкая методология является приемлемым подходом.

2. Адаптивность

Поскольку шаг улучшения между датами поставки продукта невелик, проекты могут легко изменяться и адаптироваться под управлением гибкой системы стратегии. Это позволяет продолжать производство с приемлемой скоростью при постоянном совершенствовании процесса. Отделы, работающие с гибкой производственной системой, могут быстро адаптироваться к запросам на изменение даже между клиентами, которые имеют несколько разные предпочтения.

3. Простота сотрудничества

Поскольку гибкая работа требует обратной связи между клиентом и сотрудниками, гибкая методология представляет собой отличную систему для сотрудничества между клиентами и другими отделами. В гибкой системе руководство поощряет сотрудников творчески мыслить, чтобы решать проблемы и создавать решения для проектных задач по мере их возникновения. Использование гибкой системы в вашем отделе может помочь вашим сотрудникам научиться сотрудничать с другими, чтобы производить лучший продукт с каждым отзывом, который они получают.

4. Повышение производительности

Поскольку Agile-подразделения тестируют продукты по мере их производства, сотрудники отдела могут быстро реагировать на проблемы по мере их возникновения. Фрагментарный характер производства и исправления позволяет гибким отделам лучше понимать и быстро исправлять проблемы. Используя отзывы клиентов и других участников, отделы могут быстро устранять проблемы до следующего производственного цикла.

5. Прозрачность

При гибком подходе к работе отдела с каждым производственным циклом становятся очевидными как потенциальные проблемы, так и улучшения процессов. Этот тип управления позволяет сотрудникам быстро исправлять ошибки и улучшать детали производства. Поскольку руководство поощряет сотрудников действовать независимо в этом формате, время между пониманием улучшения и его внедрением может быть короче.

6. Постоянное совершенствование

Поскольку гибкая стратегия отдела основана на улучшении процесса по мере того, как он производит продукты, улучшение может напрямую повлиять на следующий продукт. Кроме того, поскольку agile-стратегии не останавливают производство для внесения исправлений, руководство поощряет сотрудников реагировать на отзывы как можно скорее. Постоянно совершенствующийся отдел может стать еще более эффективным, поскольку он продает продукты.

7. Более высокая прибыль

Agile-отдел фокусируется на производстве постоянно улучшающегося продукта, а не идеального. Это позволяет гибким отделам получать прибыль как можно быстрее, поскольку прибыль от каждого продукта приносит обратную связь команде. Поскольку agile-отдел фокусируется на производстве, agile-стратегия может помочь команде производить продукты, не останавливая производство для крупных исправлений или изменений процессов.

8. Меньше подготовительной работы

Поскольку agile-разработка фокусируется на продукте больше, чем на улучшении процессов, agile-подразделение может производить продукт быстрее, чем другие методы управления. Принимая отзывы и внося изменения с течением времени, а не останавливая производство для внесения более значительных изменений, продукты могут улучшаться, не ставя под угрозу усилия по улучшению. Кроме того, при запуске производственного цикла гибким отделам требуется меньше подготовительной работы, прежде чем они смогут начать продажу продукции, что экономит время между этапами планирования и получения прибыли.