13 типов писем о трудоустройстве и когда их использовать

12 августа 2021 г.

Официальные письменные сообщения распространены в профессиональном мире, поскольку они полезны для передачи информации и документирования событий. Существуют различные виды писем, которые вам могут понадобиться написать или ответить на них при трудоустройстве или поиске работы. Важно понимать цель каждого из них и то, как лучше всего их написать. В этой статье мы объясним, что такое письма о приеме на работу, предоставим список типов писем, дадим определения каждому из них и объясним, когда их следует использовать.

Что такое трудовые письма?

Справки о трудоустройстве относятся к широкой категории документов, касающихся трудоустройства. Они могут касаться самых разных тем и исходить из разных источников. Некоторые письма о приеме на работу представляют собой документы-заявки, поданные потенциальным сотрудником, или запросы на другие документы, которые помогут в поиске работы. Другие от нынешних сотрудников, чтобы выразить конкретное намерение в отношении их занятости.

Некоторые письма могут также приходить от органов по найму внутри организации относительно прошлого, настоящего или будущего сотрудника. Получателем этого типа письма обычно является сам работник, предполагаемый работодатель или другой орган, запрашивающий информацию.

13 типов писем с места работы

Существует множество типов писем о приеме на работу, каждый из которых служит своей цели. Хотя эти сообщения называются «письмами», они часто имеют форму электронных писем, а не бумажных документов, но формат, как правило, не влияет на содержание, включенное в каждый тип.

Рассмотрим следующий список из 13 различных писем с места работы:

1. Рекомендательное письмо-запрос

Рекомендательное письмо-запрос — это письмо, которое вы пишете потенциальному рекомендателю, чтобы попросить его о рекомендательном письме. Вы должны написать это письмо до или во время поиска работы, чтобы получить подтверждающий документ, который может улучшить вашу кандидатуру на работу. Обычно получателем этого письма является бывший коллега, бывший работодатель или другое авторитетное лицо, которое может подтвердить вашу квалификацию, например наставник или учитель. В письме должна быть указана причина, по которой вы написали письмо, и сведения о ваших достижениях, чтобы получатель понял, что написать в своей рекомендации.

2. Рекомендательное письмо

Иногда кто-то может запросить у вас рекомендательное письмо. В рекомендательном письме вы рекомендуете человека на конкретную роль и предоставляете подробную информацию, доказывающую, что он способен выполнять обязанности на этой должности. Получателем письма обычно является потенциальный работодатель, академическое учреждение или другая организация, которая отбирает кандидатов на основе их квалификации. Вы бы написали такое письмо только по запросу.

3. Письмо о заинтересованности

Также известное как письмо-запрос, письмо о заинтересованности — это документ, который вы пишете организации, чтобы выразить свою заинтересованность в работе на нее, когда у них нет открытых вакансий. Цель этого письма — представиться менеджерам по найму и попросить занять место, если оно возникнет. В письме вы описываете свои навыки и квалификацию и объясняете, чем вы можете быть полезны для организации в качестве сотрудника.

4. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это документ, который обычно прилагается к резюме, когда вы подаете заявление о приеме на работу. Обычно это от трех до пяти абзацев и не более одной страницы. В нем вы представляете себя и свою квалификацию, выражаете интерес к определенной должности и предоставляете подробную информацию, чтобы убедить менеджера по найму в том, что вы идеальный кандидат на эту должность. Не все потенциальные работодатели требуют сопроводительное письмо, но отправка его в любом случае может показать вашу инициативу и дать вам возможность подробно описать свою квалификацию.

5. Последующее письмо

После собеседования с потенциальным работодателем рекомендуется отправить последующее письмо или электронное письмо, чтобы выразить благодарность, подтвердить свой интерес к должности и, возможно, упомянуть квалификацию или другие детали, которые вы не упомянули ранее. В последующем письме рассматриваются те же темы, что и в сопроводительном письме, но обычно оно краткое и состоит из одного-трех коротких абзацев. Если все сделано правильно, такое письмо может продемонстрировать профессионализм и напомнить менеджеру по найму о вашей квалификации.

6. Письмо-предложение

Письмо с предложением — это документ или электронное письмо, которое вы получаете от потенциального работодателя, с которым вы прошли собеседование, в котором сообщается, что он хотел бы, чтобы вы присоединились к их организации. Это письмо, как правило, выражает поздравления и включает в себя условия найма. Часто в письме также содержится указание вам ответить согласием или отказом к указанному времени.

Для людей, занятых в отделе кадров, знание того, как написать письмо с предложением, является неотъемлемой частью работы. В письме обычно упоминается следующее:

• Официальное название должности

• Ожидаемое рабочее время

• Зарплата

• Дата начала

• Ожидания от первого дня

• Запрос дополнительной информации или документов, если это необходимо

Он часто заканчивается запросом ответа, выражающего принятие или отклонение предложения о работе к указанной дате.

7. Письмо о принятии

Если вы решите принять предложение о работе, вы должны как можно скорее отправить письмо о принятии или электронное письмо. В этом сообщении вы бы выразили благодарность за предоставленную возможность и прямо заявили, что принимаете ее. Если в письме-предложении упоминается дополнительная информация или документы, подтвердите, что вы понимаете, и заявите, что вы намерены предоставить их требуемым образом. Если у вас есть вопросы по трудоустройству, задавайте их в конце письма.

8. Письмо об отказе

Цель письма или электронного письма об отказе — отказаться от предлагаемой должности. Как и в случае с письмом о принятии, вы должны ответить как можно скорее, чтобы работодатель мог немедленно распространить предложение на другого кандидата. Письмо с отказом обычно очень краткое. Начните с выражения благодарности за предложение, но затем четко скажите, что хотите отклонить его. Предложите причину, но воздержитесь от чрезмерных объяснений. В конце письма рекомендуется запросить информацию о будущих возможностях организации и предложить оставаться на связи.

9. Письмо с подтверждением занятости

Письмо о подтверждении занятости – это документ, написанный работодателем, который подтверждает, что человек работает или работал на него. Вам может понадобиться запросить это письмо у нынешнего или бывшего работодателя при подаче заявления на аренду дома, домовладение или кредит, а иногда это необходимо в случаях, связанных со страхованием. Его цель обычно состоит в том, чтобы либо доказать, что работник получает достаточный доход для выплаты регулярных платежей, либо проверить информацию, которую он включил в официальную форму.

Для специалистов по кадрам написание письма о подтверждении занятости включает в себя подтверждение того, что рассматриваемый сотрудник работает или работал в вашей организации, и предоставление запрошенных сведений. Вы также должны предоставить свою контактную информацию и предложить предоставить дополнительную информацию по запросу.

10. Письмо об опыте

Как и письмо о подтверждении занятости, письмо об опыте подтверждает занятость человека в организации, а также подтверждает, что он обладает определенными навыками. Вы можете запросить опытное письмо от предыдущего работодателя, когда подаете заявление на новую работу. Его цель – подтвердить утверждения, которые вы делаете в документах приложения, таких как резюме или сопроводительное письмо. Не всем потенциальным работодателям требуется такой документ, но если вы предложите его во время поиска работы, это может улучшить вашу кандидатуру.

Если вы пишете письмо об опыте работы в качестве специалиста по кадрам, обязательно включите в него следующие детали:

• Ваше имя и титул

• Название вашей организации

• Период работы сотрудника в вашей организации

• Имя работника и его должность во время работы

• Подтверждение квалификации или навыков работника

11. Письмо-просьба об отпуске

Письмо-просьба об отпуске — это официальный запрос, который вы пишете своему работодателю с просьбой о продлении отпуска на работе. Вы также можете написать аналогичное письмо для однодневных или краткосрочных отлучек, которые вы планируете взять в ближайшем будущем. Это письмо позволяет вам объяснить причину вашей потребности и дает вашему работодателю время, чтобы рассмотреть его и принять меры, чтобы компенсировать ваше отложенное отсутствие. В письме об отпуске должно быть четко указано, что вы запрашиваете отпуск, а также содержаться следующие данные:

• Причина вашего отсутствия

• Даты начала и окончания вашего отсутствия

• Дата, когда вы собираетесь вернуться к работе

• Подтверждение того, что вы приняли меры, чтобы компенсировать ваше отсутствие, или выражение намерения принять такие меры.

Затем вы должны закрыть письмо, выразив благодарность своему работодателю за понимание и заявив, что с нетерпением ждете его ответа.

12. Заявление об увольнении

Заявление об увольнении — это документ для вашего работодателя, в котором выражается ваше намерение уйти с текущей работы. Вам может понадобиться написать такое письмо, если вам необходимо уйти с работы по личным причинам или если вы получили предложение о работе от другого работодателя. Хотя письмо об увольнении принято писать в виде электронного письма, физический документ часто считается более профессиональным и вдумчивым.

Чтобы написать заявление об увольнении, прямо укажите, что вы пишете, чтобы сообщить своему работодателю о своем намерении уйти в отставку, и укажите дату вашего последнего рабочего дня. Не забудьте выразить благодарность за то время, которое вы проработали на работодателя, и отметить любую информацию, которую вы считаете важной, например статус проекта, над которым вы работали.

13. Заявление об увольнении

Письмо о принятии отставки, также известное как облегчающее письмо, является официальным подтверждением и принятием вашего увольнения вашим работодателем. Письмо, как правило, короткое, в нем выражается благодарность за время, проведенное в организации, и выражение удачи в ваших будущих начинаниях. Часто нет необходимости отвечать на письмо о принятии отставки, но вы можете написать ответ, чтобы выразить дальнейшую добрую волю и указать, что вы потенциально можете связаться с ними для рекомендаций.