13 советов по написанию отчетов о проделанной работе (с советами)

2 декабря 2021 г.

Менеджеры могут запрашивать отчеты о ходе выполнения, чтобы следить за состоянием каждого проекта и следить за тем, чтобы члены команды выполняли свою работу вовремя. Руководители могут использовать отчеты о ходе выполнения, чтобы определить, соответствует ли проект или задача протоколам и лучше ли вносить изменения. Если вы пишете отчеты о проделанной работе на работе, изучение лучших практик их создания может быть полезным. В этой статье мы объясним, что такое отчет о ходе работы, объясним, почему он важен, подробно расскажем, что можно и чего нельзя делать при его написании, и дадим полезные советы по отчету о ходе работы.

Что такое отчет о проделанной работе?

Отчет о ходе работы — это официальный документ, в котором вы предоставляете информацию об успехах, достигнутых вами или вашей командой в проекте или задаче. Менеджеры и руководители часто требуют, чтобы члены их команды предоставляли отчеты о проделанной работе, чтобы убедиться, что они выполняют свою работу вовремя. Менеджер проекта может собирать и анализировать отчеты о ходе выполнения, чтобы определить, сможет ли команда завершить проект вовремя. Отчеты о ходе выполнения часто включают справочную информацию о проекте, информацию о достижениях и вехах, а также запросы на помощь или совет от руководства.

Почему важно использовать отчеты о проделанной работе?

Отчеты о проделанной работе важны для того, чтобы держать руководителей в курсе достижений и позволять командам эффективно общаться друг с другом. Когда несколько команд работают вместе над одним проектом, отчеты о ходе работы могут помочь им узнать, что делают другие команды. Например, если команда социальных сетей и команда маркетинга работают вместе над созданием и реализацией кампаний, команда социальных сетей может общаться с командой маркетинга по поводу своих сообщений через отчеты. Вот несколько причин, по которым команды используют отчеты о ходе выполнения:

• Улучшите общение членов команды: регулярный отчет о ходе работы может помочь членам команды сообщать об изменениях в проекте и задачах, которые они могут выполнить для его продвижения.

• Предлагайте возможности для улучшения: когда каждый член команды получает отчет о ходе работы, он может оценить его и предложить решения для преодоления задержек и проблем.

• Следите за тем, чтобы проекты соблюдали сроки: менеджеры проектов могут просматривать регулярные отчеты о ходе выполнения, чтобы убедиться, что команда выполняет задачи вовремя и в соответствии с графиком проекта.

• Держите задачи и проекты в пределах бюджета: отчеты о ходе выполнения часто включают информацию о расходах на материалы и рабочую силу, а команды и руководители могут использовать отчеты о ходе выполнения для контроля бюджета по каждому проекту.

• Общайтесь с другими руководителями: отчет о ходе выполнения может быть полезным документом для передачи информации о проекте менеджерам других отделов или руководителям, которым может понадобиться информация о результатах.

7 действий при написании отчета о проделанной работе

Написание эффективного отчета о ходе работы может помочь командам более эффективно общаться и укладывать проекты в рамки бюджета и сроков. Вот несколько вещей, которые нужно сделать при написании эффективного отчета о проделанной работе:

1. Общайтесь с помощью одной страницы

Вместо создания отчета по проекту, занимающего несколько страниц документа, сосредоточьтесь на включении всей необходимой информации на одной странице. Сохранение отчета о проделанной работе на одной странице может помочь вам сжать информацию и включать только актуальные обновления. Создание отчета о ходе работы на одной странице также может побудить членов команды и руководителей просмотреть всю информацию, а не пролистывать или пропускать страницы.

2. Добавьте релевантную информацию о бюджете

Обновления расходов и бюджета являются важной частью отчетов о ходе выполнения, поскольку они могут помочь руководителю проекта и другим членам команды понять текущие и потенциальные расходы. Включите информацию о расходах, понесенных проектом с момента последнего отчета о ходе выполнения. Вы также можете включить краткий обзор общих расходов, а также указать, превышен ли бюджет проекта или нет.

3. Осветите важные вехи проекта

Многие команды предпочитают делить проекты на этапы, и это может помочь сотрудникам понять, сколько времени может занять проект и насколько он близок к завершению. Включение информации об импорте вех на основе времени или достижений может помочь читателям оценить успех проекта. Например, разработчик программного обеспечения может заметить, что программа, над которой он работает, находится на стадии пользовательского тестирования цикла.

4. Перечислите важные достижения

Перечисляя важные достижения в своем отчете о ходе выполнения, вы можете показать, насколько проект успешен. Вы также можете использовать достижения, чтобы отметить членов команды и отдать должное персоналу за их работу. Например, специалист по социальным сетям может включить информацию о подписчиках и вовлеченности и отметить достижение 1000 подписчиков для учетной записи в социальной сети. В отчете о проделанной работе вы можете заметить, что команда совершила более 500 продаж за одну неделю, уделив особое внимание лучшему продавцу, который сам продал более 80 единиц.

5. Покажите соответствующие показатели проекта

Метрика — это измерение, которое предоставляет контекст, используя предыдущие данные. Некоторыми показателями, которые может включать проект, может быть общее количество произведенных единиц, время выполнения каждой задачи и эффективность методов. Используемые вами показатели могут сильно различаться в зависимости от конкретного проекта, на котором сосредоточен отчет о ходе выполнения. Например, отчет о ходе работ по найму может включать такие показатели, как уровень удержания и количество новых сотрудников, а отчет о ходе выполнения производственного проекта может включать информацию о стоимости материалов и времени на единицу готовой продукции.

6. Создайте призыв к действию для читателя

В зависимости от отчета о проделанной работе и того, кому вы его отправляете, вы можете включить информацию о том, чем читатель может помочь. Например, если вы отправляете отчет о ходе работы своему руководителю и не знаете, как продолжить работу над проектом или решить проблему, вы можете попросить их поделиться своими мыслями. При отправке отчета о ходе работы другим членам вашей команды вы можете попросить их выполнить определенные задачи или ответить, чтобы показать, что они получили документ.

7. Проконсультируйтесь с другими перед отправкой

Перед отправкой отчета о ходе работы рекомендуется проконсультироваться с членами вашей команды или вашим руководителем. Например, если вы отправляете отчет о проделанной работе руководителю, ваш руководитель может просмотреть и утвердить его перед отправкой. Включение членов вашей команды и получение их одобрения перед отправкой отчета о ходе работы другим пользователям также может помочь вам обеспечить точность и полезность информации.

6 нельзя при написании отчета о проделанной работе

Вот некоторые вещи, которых вы можете избежать, чтобы создать более эффективный отчет о проделанной работе:

1. Включите ненужную информацию

Важно включать в отчет о проделанной работе только ту информацию, которая может оказаться полезной для читателя. Чтобы избежать включения ненужной информации, убедитесь, что ваш отчет занимает всего одну страницу. Вы также можете попросить других членов вашей команды просмотреть отчет перед отправкой и убедиться, что вся информация актуальна и полезна.

2. Широко покройте фон

Хотя может быть полезно предоставить фон и контекст для проекта, важно больше сосредоточиться на ходе выполнения, чем на статических деталях задач. Хотя у вас могут быть некоторые читатели, мало понимающие в проекте, многие из них, вероятно, понимают основные детали. Чтобы избежать слишком большого количества справочной информации, включите краткое резюме и сосредоточьтесь на изменениях и улучшениях.

3. Добавьте отрицательные компоненты проекта

Отчет о ходе выполнения обычно показывает другим, как работает проект, поэтому было бы неплохо опустить негативную информацию. Это может включать неудачи, ошибки и негативное влияние проекта на компанию. В зависимости от контекста может быть допустимо включить некоторую информацию о задержках или препятствиях, но перед этим важно проконсультироваться со своим руководителем и членами команды.

4. Забудьте об улучшении внешнего вида

Содержание в отчете важно, но также рекомендуется создать отчет, который будет визуально привлекательным. Вы можете сделать это, создав упрощенные цветовые схемы и используя профессиональные шрифты и соответствующие размеры шрифта. Создание эстетически приятного отчета может побудить читателей больше взаимодействовать с информацией и запоминать больше прочитанного.

5. Используйте сложный или непонятный язык

При написании отчета о проделанной работе сосредоточьтесь на прямом и простом языке. Это может помочь вам избежать недопонимания с членами вашей команды или руководителем. Это также может помочь побудить читателя продолжить чтение. Вы можете использовать онлайн-ресурсы для оценки удобочитаемости вашего документа и определения методов его улучшения.

6. Оставьте заголовки для разделения контента

Рекомендуется использовать заголовки и другие инструменты для разделения контента. Независимо от того, используете ли вы фигуры, линии или разные размеры шрифта, четкое определение каждого раздела отчета может помочь читателю найти ту часть, которая к ним относится. Это может быть полезно для тех, кто быстро просматривает, прежде чем вернуться, чтобы прочитать его позже. Если вы отправляете свой отчет о проделанной работе руководителю или руководителю, это может помочь им найти информацию, которую они хотят прочитать в первую очередь.

Советы по написанию эффективного отчета о проделанной работе

Написание эффективного отчета о проделанной работе может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице и продемонстрировать свои навыки руководителям и членам команды. Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы написать эффективный отчет о проделанной работе:

• Установите цель отчета. Прежде чем писать отчет, важно понять аудиторию и цель. Уделите время написанию заявления о цели отчета, это поможет вам оставаться сосредоточенным и непосредственным при его написании.

• Создайте шаблон отчета о проделанной работе. Если вы часто отправляете отчеты о ходе работы с одними и теми же показателями и обновлениями, это может сэкономить вам время на создание шаблона и ввод соответствующей информации и изменений.

• Избегайте пассивной конструкции предложения. Пассивные формулировки могут затруднить чтение вашего отчета. Чтобы избежать этого, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для проверки грамматики или попросите друга прочитать ваш отчет.

• Тщательно редактируйте и вычитывайте. Редактирование и корректура вашего отчета очень важны перед его отправкой. Выявление и исправление орфографических ошибок может помочь вам избежать недопонимания с вашей командой.