13 инструментов организации работы для повышения вашей производительности

18 ноября 2021 г.

Организация является важной частью создания продуктивного рабочего места и полезна практически во всех отраслях. Существует множество организационных инструментов, которые сотрудники могут использовать для повышения своей эффективности и навыков управления временем. Если вы хотите повысить свою производительность или более разумно распоряжаться своим временем, может быть полезно изучить некоторые распространенные организационные инструменты. В этой статье мы объясняем, что такое организационные инструменты, описываем преимущества этих инструментов, перечисляем 13 организационных инструментов, которые вы можете использовать, и даем советы по выбору лучших из них.

Что такое организационные инструменты?

Организационные инструменты — это вещи, которые помогают вам организовать свое пространство, время и задачи, чтобы сделать ваш рабочий день более продуктивным. Они могут включать физические инструменты, планировщики или программные платформы. Эти инструменты позволяют сотрудникам делать заметки, упорядочивать свое рабочее пространство, организовывать свои мысли, сотрудничать с другими членами команды, устанавливать напоминания и создавать рабочие процессы.

Преимущества организационных инструментов

Вот некоторые из преимуществ использования организационных инструментов на рабочем месте:

• Обеспечьте совместную работу. Многие организационные инструменты позволяют сотрудникам более эффективно сотрудничать в проектах компании. Они могут помочь сотрудникам систематизировать свои мысли и идеи, поделиться ими и представить другим сотрудникам для рассмотрения и внесения вклада.

• Помощь памяти: организационные инструменты часто являются хорошим способом освежить вашу память и не забыть даты, задачи, сроки и рабочие события. Это может помочь вам повысить производительность и выполнять несколько задач одновременно.

• Экономия времени. Организационные инструменты помогут вам понять свои задачи и знать, где найти расходные материалы и информацию, когда это необходимо. Это может помочь сократить время, затрачиваемое на выполнение задач или переход между разными проектами.

• Повышение производительности: организация часто позволяет сотрудникам выполнять больше задач, сокращая использование времени и ресурсов и уточняя обязанности. Организационные инструменты могут быть мощным способом получить эти преимущества в вашей работе.

• Избегайте ошибок: организационные инструменты часто дают пользователям возможность прояснить свои задачи и упорядочить их по приоритету. Это может уменьшить количество ошибок, связанных с нечеткими инструкциями, сроками и стратегиями коммуникации.

13 инструментов организации работы, которые стоит попробовать

Существует множество доступных организационных инструментов, поэтому поиск подходящего для вас может потребовать некоторых экспериментов. Вот список инструментов организации работы, которые помогут вам организовать свое время, пространство и задачи и сделать ваш день более продуктивным:

1. Планировщик/календарь

Одним из самых простых организационных инструментов является планировщик или настольный календарь. С помощью календаря вы можете делать заметки о встречах, задачах на день или сроках выполнения проекта. Этот инструмент лучше всего подходит для тех, кто любит физические напоминания. Вы также можете использовать такие вещи, как цветные маркеры, наклейки и штампы, чтобы обозначить определенные события.

2. Таймер

Работа в короткие промежутки времени с перерывами между ними может повысить производительность. Таймеры — полезный инструмент для такого графика работы. Доступно множество таймеров, от приложений для смартфонов до физических, которые можно поставить на рабочий стол. Некоторых отвлекает проверка таймера на телефоне или компьютере. Для других физический таймер может быть слишком громким. Определите, какой метод лучше всего подходит для вас при выборе устройства синхронизации.

3. Таблицы

При выполнении крупных проектов часто бывает полезно разделить их на более мелкие части и отслеживать свой прогресс в достижении цели. Один из полезных способов разделить вашу работу — использовать электронные таблицы. Существует множество приложений, предоставляющих возможности работы с электронными таблицами, включая Microsoft Excel, Smartsheet и OpenOffice Calc. Вы можете рассмотреть возможность использования этих приложений для создания визуального представления ваших задач, которое вы можете обновлять по мере выполнения.

4. Напоминания на смартфоне

Смартфоны часто поставляются со многими инструментами, которые могут помочь организовать работу. Одной из наиболее распространенных является функция напоминания, которая есть в большинстве телефонов. Эти инструменты позволяют вам размещать напоминания для себя в течение дня или даже месяцев вперед. Затем вы можете настроить телефон на отправку текстового напоминания или звуковой сигнал в нужное время или незадолго до этого. Это может помочь вам помнить о важных датах и ​​обязанностях, а также поможет вам расслабиться и сосредоточиться на других задачах.

5. Настольный органайзер

Поддержание порядка на рабочем месте может быть очень полезным для сведения к минимуму отвлекающих факторов во время работы. Использование настольного органайзера для таких вещей, как канцелярские принадлежности и письменные принадлежности, или органайзера для шнуров для организации различных шнуров и проводов на рабочем месте поможет вам поддерживать порядок в офисе, а также убедиться, что вы можете найти нужные вещи, когда захотите. Многим людям порядок на рабочем столе помогает организовать и мысли.

6. Инструмент для создания заметок

Инструмент для создания заметок — еще одно распространенное приложение, которое поставляется с большинством смартфонов. Эти приложения позволяют вам писать напоминания для себя и получать к ним доступ позже. Они могут стать хорошей альтернативой бумажным планировщикам и блокнотам, если вы предпочитаете цифровые инструменты или хотите сэкономить место на рабочем месте. Если вы решите использовать инструмент для создания заметок на работе, часто бывает полезно упорядочить свои заметки, удаляя заметки, когда вы закончите с ними.

7. Список дел

Списки дел — это простой и эффективный способ упорядочить мысли и задачи, не вкладывая средств в новые технологии. Прежде чем приступить к работе каждый день, вы можете составить упорядоченный список всех дел, которые вы хотите выполнить, а также сроки для каждого. Это может помочь вам измерить свой прогресс в течение дня и убедиться, что вы помните свои обязанности. Вы можете использовать любой блокнот или бумагу, чтобы составить список дел, или вы можете писать в текстовом редакторе или приложении для создания заметок.

8. Совместный календарь

Хотя организация своего времени и обязанностей часто важна, также может быть важно организовать групповую работу для расширения сотрудничества. Один из хороших способов организовать расписания и задачи с другими сотрудниками — использовать совместный календарь. Это приложения, которые позволяют создавать цифровой календарь и делиться им с коллегами. Затем каждый в вашей группе может добавлять или удалять элементы из календаря, такие как встречи, сроки и напоминания. Совместные календари могут гарантировать, что все в офисе имеют одинаковую информацию и понимают свои обязанности.

9. Виртуальный помощник

Виртуальные помощники — это независимые подрядчики, которых вы можете нанять для выполнения административных задач. Обычно они работают удаленно и поддерживают связь по телефону, электронной почте и приложениям для обмена сообщениями. Эти специалисты могут помочь вам управлять своим расписанием, назначать встречи и встречи, устанавливать напоминания и общаться с клиентами и другими сотрудниками вместо вас. Наем виртуального помощника может быть хорошим вариантом, если вы работаете на руководящей должности, имеете дело с клиентами или у вас плотный график, и это может уменьшить количество задач, которые вам нужно выполнить.

10. Запьер

Zapier — это платформа, которая помогает отдельным лицам и командам оптимизировать и автоматизировать свои рабочие процессы. Он поддерживает тысячи популярных бизнес-приложений и позволяет пользователям создавать собственные автоматизированные рабочие процессы, которые реагируют на триггеры. Пользователи могут выбрать событие, которое будет действовать как триггер, а затем настроить ряд действий, которые приложение будет выполнять автоматически, когда оно произойдет. Zapier — это хороший способ снизить рабочую нагрузку для вас и ваших коллег и обеспечить, чтобы у вас было время для выполнения самых важных задач.

11. Трелло

Trello — это приложение для управления проектами, которое специализируется на оптимизации совместной работы. Это позволяет командам разделить свои задачи на завершенные, выполняемые и выполняемые категории, отслеживать прогресс и делиться этой информацией с коллегами. Trello также использует автоматизацию, чтобы уменьшить количество второстепенных задач, которые есть у сотрудников, и позволяет компаниям связать другие платформы, которые они используют, с приложением.

12. Базовый лагерь

Basecamp — это приложение, которое позволяет компаниям оптимизировать процессы удаленной работы. Это дает работодателям возможность разделить свою работу на автономные проекты, которые имеют доступ ко всем ресурсам, которые нужны сотрудникам. Приложение включает в себя функцию автоматической организации, а также обмен сообщениями, расписания, списки дел, обмен файлами, автоматические проверки и управление уведомлениями. Basecamp также предлагает индивидуальные услуги для различных ролей, включая руководителей и руководителей, менеджеров и отдельных сотрудников.

13. Своевременный

Timely — это программная платформа, которая управляет бизнес-графиками. Он обеспечивает планирование встреч, которое позволяет компаниям эффективно использовать свое время, а также маркетинговые инструменты, кассовые платформы для электронной коммерции, инструменты управления клиентами и управление запасами. Он также предоставляет услуги для сотрудников, включая табели учета рабочего времени, информационные панели и списки, а также функции отчетности, бизнес-аналитики и бизнес-администрирования.

Советы по выбору организационных инструментов

Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать правильные организационные инструменты для вашего рабочего места:

• Сравните аналоговый и цифровой. При выборе организационных инструментов часто важно решить, предпочитаете ли вы аналоговые или цифровые варианты. Если вы работаете в Интернете и используете несколько программных приложений в течение дня, может быть полезно найти платформу, которая упростит ваш процесс, в то время как другие могут предпочесть использовать бумагу и ручку для составления списков и написания напоминаний.

• Найдите фокус. Чтобы помочь вам найти правильные организационные инструменты для вашей работы, подумайте, что вас больше всего интересует: управление временем, организация вашего пространства или оптимизация ваших задач. Обнаружение этого фокуса может помочь вам найти инструменты, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям.

• Подумайте о цене. Многие организационные инструменты бесплатны и их легко найти, в то время как для других может потребоваться либо единовременная инвестиция, либо подписка. Прежде чем выбирать инструменты, подумайте, насколько они будут важны для вашей работы, и определите, какие инвестиции вы хотите сделать.

• Выберите вариант, который подходит для вашей работы. Некоторые организационные инструменты полезны для фрилансеров и удаленных работников, в то время как другие предназначены для совместной работы. Если вы работаете в одиночку, может оказаться выгодным выбрать простое решение, а если вы работаете в команде, вашим организационным инструментам может потребоваться больше функций.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.