12 вопросов и ответов к собеседованию в Excel, которые помогут вам подготовиться

9 июня 2021 г.

Знание Excel требуется для ряда должностей в профессиональной рабочей силе. По этой причине многие собеседования, в разных отраслях и должностях, могут включать вопросы собеседования в Excel. Excel — важный бизнес-ресурс, и вопросы дают вам возможность продемонстрировать технические способности и математическое мышление.

В этой статье вы узнаете все об ответах на вопросы собеседования в Excel перед следующим собеседованием.

Чего ожидать от вопросов на собеседовании в Excel

Вопросы для собеседования в Excel дают возможность показать, что вы хорошо разбираетесь в распространенном программном обеспечении для работы с электронными таблицами, используемом в офисах по всему миру. Поскольку функции и преимущества Excel желательны, это широко используемая программа. В результате вопросы для собеседования в Excel могут присутствовать в ряде собеседований, на должности от ИТ до бухгалтерии.

В Excel много важных функций, и вы должны быть готовы ответить на технические вопросы об Excel, а не на поведенческие вопросы. Вопросы для собеседования в Excel, скорее всего, составят лишь небольшую часть более крупной стратегии собеседования, поэтому они, скорее всего, будут сосредоточены на наиболее важных функциях программного обеспечения, таких как формулы, функции и форматы данных.

Вы должны стремиться ответить на как можно больше вопросов, связанных с собеседованием в Excel, используя личный опыт. В следующем тексте мы будем использовать метод STAR для ответов на вопросы интервью, где это применимо, чтобы продемонстрировать, как этот шаблонный подход может быть полезен.

Техника ответа на интервью STAR предлагает вам рассмотреть следующую стратегию при ответах на вопросы интервью:

• Ситуация: Опишите сложную ситуацию, связанную с вопросом.

• Задача. Объясните свою роль в решении, демонстрируя задачи, которые вы развернули для его выполнения.

• Действие: За какое действие вы были ответственны?

• Решение: Как ваше решение привело к удовлетворительному результату?

Общие вопросы и ответы на собеседовании в Excel

Вопросы для собеседования в Excel будут носить технический характер и дадут вам возможность рассказать о своем опыте и уровне навыков работы с бизнес-ресурсом. Ниже приведены некоторые типичные вопросы Excel, которые вы можете получить на собеседовании:

Каковы распространенные форматы данных в Excel? Как они используются?

Это тип основного фундаментального вопроса, который может ввести ряд все более сложных вопросов интервью об Excel. Этот вопрос структурирован, чтобы собрать ваше базовое понимание и знание программного обеспечения.

Другие основные вопросы по Excel включают в себя:

• Какие популярные формулы вы использовали?

• Что означает определенный символ в Excel? (Например, «Как $ используется в Excel?»)

• “Какая разница?” вопросы с просьбой сравнить общие черты

Пример: «Вот распространенные форматы данных в Excel и способы их использования. Во-первых, есть числа, которые могут быть отформатированы как десятичные точки или округленные значения. Затем есть проценты, которые отображают число как часть целого, в котором целое равно 100. Есть также несколько способов отображения дат — в зависимости от вашего региона вы можете выбрать формат, который делает самый смысл. Наконец, текстовые строки также могут быть форматом данных».

Какой порядок операций используется в формулах Excel?

Это еще один вопрос, предназначенный для проверки ваших базовых знаний Excel, но он также бросает вызов вашему математическому мышлению. На это можно ответить простым способом, который правильно выражает порядок операций.

Подумайте о том, чтобы быть ясным и прямым, а не слишком много думать о том, как связать личный опыт. Эти типы вопросов требуют строго технических знаний и предназначены для того, чтобы убедиться, что у вас есть необходимые навыки критического мышления, необходимые для получения ответа.

Пример: «Формулы Excel следуют за PEMDAS. Эта аббревиатура расшифровывается как скобки, экспоненты, умножение, деление, сложение и вычитание».

Связанный: Примеры сопроводительного письма аналитика данных

Объясните ВПР в общих чертах

Вопрос, в котором вас просят объяснить конкретную функцию или формулу, может помочь лучше понять ваши детальные знания о важных характеристиках, которые могут сыграть роль в должности, на которую вы проходите собеседование.

ВПР — это распространенная функция, которая позволяет пользователям искать и объединять данные с других листов в столбец или таблицу. Его может использовать любой профессионал, который работает с большим объемом данных и должен иметь возможность форматировать их, чтобы показать определенные отношения и идеи.

Когда вас просят объяснить математическую концепцию простыми словами, вы хотите сделать функцию простой для понимания, даже если у них нет опыта работы с ней. Этот вопрос также дает возможность использовать личный опыт в своем объяснении, чтобы еще больше продемонстрировать свое знакомство с концепцией.

Пример: «ВПР — это популярная функция Excel, которая позволяет собирать данные по наборам и листам в одном месте, где их можно использовать для получения конкретных сведений.

Компоненты VLOOKUP — это «lookup_value», которое определяет, что вы ищете. «table_array» в общих чертах описывает, где находятся данные. Номер индекса столбца (col_index_num) информирует функцию о том, где конкретно находятся данные в таблице. Диапазон может быть истинным или ложным, чтобы указать, должна ли возвращаемая информация быть точным значением.

По своему опыту работы бухгалтером я работал в Excel, чтобы вести цифровые ежедневные бухгалтерские книги. Каждый квартал передо мной стояла задача просмотреть все общие данные о продажах и разделить продажи по кодам транзакций.

Используя ВПР, я смог сделать это успешно и более эффективно. Я сэкономил так много времени, что смог отсортировать данные о продажах несколькими способами, чтобы выйти за рамки первоначального запроса, сделанного мне, и предложить руководству другую важную информацию».

Каковы ограничения функции ВПР?

Этот вопрос позволяет вам продемонстрировать критическое мышление, мягкий навык, который важен для ряда аналитических ролей.

Предложение ограничений показывает, что вы не только хорошо понимаете функцию, но и обладаете навыками рассуждения, чтобы описать ее недостатки. Сообщая такую ​​информацию, как ограничения, некоторые бизнес-лидеры могут ожидать, что вы подойдете к разговору позитивно и утонченно. Это хорошая возможность показать, что вы можете говорить о технических проблемах дипломатично.

Пример: «Главный недостаток ВПР в том, что его легко сломать. Любое смещение столбцов для добавления новых данных влияет на порядковый номер столбца и приводит к необходимости повторного применения формулы вручную».

Как вы используете сводную таблицу?

Вопрос, который спрашивает, как вы что-то используете или как вы что-то делаете, — это хорошая возможность поговорить на конкретных примерах. В конце концов, в основе этого вопроса лежит информация о вас и вашем знакомстве с предметом, поэтому имеет смысл применить то, как вы использовали его в прошлом.

Сводная таблица — это важная функция Excel, которая появляется в ответах на часто задаваемые вопросы самыми разными профессионалами в Интернете. Этот вопрос позволяет вам объяснить свою изобретательность в работе с Excel и подтверждает ваше понимание этой популярной практики.

Пример: «Сводная таблица — это важный инструмент для суммирования, агрегирования, реорганизации, сортировки, группировки, подсчета, усреднения или вычисления данных, хранящихся в базе данных. Я использовал сводные таблицы в качестве аналитика базы данных для сравнения моделей сезонных покупок моих розничных клиентов.

Например, Belcher Group хотела узнать, какой из ее брендов продавался больше всего летом. У них была кампания «Снова в школу», которая проходила с июля по август, и они попросили меня определить, какой бренд показал лучшие результаты.

Я запрограммировал сводную таблицу, в которой в столбце А отображались бренды, а в строке 1 — месяцы июль и август. В основной части таблицы я извлек информацию из базы данных о продажах, которая вычисляла общий объем продаж по брендам в месяц. Используя эту информацию, Belcher Group смогла определить, какая из ее дочерних компаний показала наилучшие результаты».

Что такое электронная таблица?

Вот основной вопрос, который может перейти в более сложную серию вопросов Excel. Поскольку не все должности, требующие использования электронных таблиц, являются техническими — некоторые могут быть, например, финансовыми или административными, — такой вопрос позволяет вам продемонстрировать функциональную техническую компетентность в кратком ответе.

Пример: «Электронная таблица — это цифровая книга для хранения значений. Он содержит строки и столбцы, составляющие ячейки, в которых может храниться информация».

Каковы общие функции Microsoft Excel?

Существует множество способов использования Excel и бесчисленное множество способов его применения в той роли, на которую вы проходите собеседование. Понимание основных функций Excel дает представление о тех, с которыми вы знакомы, что может быть преимуществом для этой роли.

Пример: «Обычные функции, используемые в Excel, — это математические функции, такие как СУММ и СТЕПЕНЬ, логические функции, такие как ИСТИНА или ЛОЖЬ, функции даты и времени, сопоставление индексов и сводные таблицы».

Что такое лента в Excel?

Ответ на этот вопрос демонстрирует практические знания о том, как работать в Excel и использовать доступные инструменты и ресурсы.

Пример: «Лента содержит панель инструментов Excel и показывает полезные элементы, доступные в Excel. Его можно переключать с помощью CTRL + F1».

Что такое макрос Excel?

Для людей, которые используют Excel последовательно и повторяющимся образом, способность понимать и создавать макросы может иметь важное значение для этой роли. Чтобы ответить на этот вопрос, продемонстрируйте, что понимаете назначение макросов.

Пример: «Макросы позволяют пользователям автоматизировать простые повторяющиеся задачи и инструкции. Макросы могут быть написаны для использования или записаны и воспроизведены, когда это необходимо».

Что такое диаграммы в Excel и как они используются?

Есть несколько причин, по которым диаграммы могут быть полезны в Excel. Во-первых, они показывают важную информацию таким образом, который легко понять. Они также предоставляют тем, кто читает диаграммы, ценную информацию о данных и отношениях, которые существуют в подмножестве данных. По этой причине может быть важно продемонстрировать, что вы понимаете, как используются диаграммы.

Пример: «Диаграммы — это графическое представление данных в Excel. Они отображают аналитические данные, такие как взаимосвязь и тенденции, таким образом, чтобы их было легко использовать и понимать».

Назовите два языка макросов в Excel.

Этот тип прямого вопроса требует прямого ответа, который показывает ваше знание технического аспекта Excel более высокого уровня: языки макросов.

Пример: «VBA сегодня является наиболее часто используемым макроязыком в Excel. Однако более ранние версии Excel использовали XLM».

Как заблокировать рабочий лист, чтобы люди не могли его редактировать?

В Excel можно защитить паролем рабочие листы. Это полезно, если у вас есть таблица данных, изменение которой повлияет на другие зависимости, а также по другим причинам, таким как авторизация иерархии пользователей. Чтобы продемонстрировать понимание, предоставьте простое объяснение того, как выполнить этот процесс.

Пример: «Легкий способ сделать это — использовать строку меню. Перейдите в «Просмотр», выберите «Защитить лист» и введите пароль при появлении запроса».