12 различных типов деловых встреч

2 апреля 2022 г.

Компании используют множество типов совещаний для проведения различных операций. Встречи могут помочь вам в таких вещах, как облегчение общения, обсуждение приоритетов и объявление о значительных изменениях в компании. Понимание того, как использовать различные собрания, может помочь вам стать более сильным лидером, поскольку это может помочь вам общаться с вашей командой. В этой статье мы обсудим различные типы совещаний и дадим советы о том, как их проводить.

12 видов деловых встреч

Вот 12 различных деловых встреч и советы, которые помогут вам спланировать их:

1. Статусные встречи

Статусная встреча обычно включает обсуждение текущего проекта. Эта встреча может проходить на разных уровнях. Например, менеджеры могут собраться вместе и обсудить прогресс своих команд, связанный с выполнением различных задач проекта. Эта встреча может происходить и на уровне команды, так как каждый участник может сообщать о своем прогрессе друг другу и своим менеджерам.

Для статусной встречи лучше всего иметь установленную повестку дня. Каждый человек должен иметь возможность сообщать новости о проекте и быть готовым задавать вопросы и отвечать на них. Эти встречи могут варьироваться по времени, в зависимости от масштаба проекта и количества присутствующих участников.

2. Совещания по решению

Совещание по решению фокусируется на поиске решения конкретной проблемы или обсуждении проблемы, с которой сталкивается команда. Например, возможно, клиент расстроен результатами, которые он получил. Совещание по выработке решения может сосредоточиться на том, что компания может сделать, чтобы исправить ситуацию. Совещание по решению может также сосредоточиться на внутреннем конфликте. Например, возможно, между отделом продаж и маркетинга возникла проблема с созданием маркетинговых материалов. Эта встреча может быть посвящена тому, чтобы у маркетинговой команды было время выполнить заказ, чтобы отдел продаж получил то, что ему нужно.

Проводя собрание по решению проблемы, сосредоточьтесь на проблеме, вызвавшей собрание. Обязательно выслушайте точку зрения каждого и учтите мнение каждого. Если вы проводите такую ​​встречу, выступайте в качестве посредника между группами и направляйте их к потенциальному решению.

3. Стратегические встречи

Стратегическое совещание может помочь вашей команде разработать план для достижения конкретной цели. Стратегическое совещание может касаться долгосрочной цели, такой как достижение целей годового бюджета, или краткосрочной цели, такой как успешное привлечение крупного клиента. Если цель является долгосрочным проектом или целью на конец года, в течение года может быть проведена серия статусных совещаний для проверки прогресса.

Как правило, стратегическое совещание фокусируется на поставленной вами цели. Многие менеджеры могут разослать участникам электронное письмо с изложением того, чего они хотят достичь на собрании, и попросить людей поделиться идеями. Таким образом, люди приходят подготовленными с разными точками зрения, и встреча становится более продуктивной.

4. Инновационные встречи

Совещание по инновациям может быть направлено на улучшение процессов внутри компании, таких как изменение рабочего процесса и изменение еженедельных сроков, чтобы сделать сотрудников более продуктивными. Другим использованием инновационных встреч может быть рассмотрение новых технологий или инструментов, которые, по мнению членов команды, будут полезными.

Повестка встречи по инновациям может быть более общей, если только кто-то не упомянул конкретную инновацию, на которой он хочет сосредоточиться, например, технологическое обновление. Эти встречи также могут быть общекорпоративными, чтобы вы могли получить обратную связь от всех. Встречи по инновациям обычно включают мозговой штурм и часто включают открытые вопросы, такие как: «Что нам следует начать делать?» или «Что нам следует перестать делать?»

5. Тимбилдинговые встречи

Совещание по построению команды полезно, если вы хотите укрепить связи между членами команды, которые, возможно, не очень хорошо знают друг друга. Встреча по построению команды может побудить членов команды высказывать положительные отзывы о других. Иногда эти встречи могут быть направлены на разрешение разногласий между членами команды и, таким образом, на улучшение их отношений.

Встречи по построению команды, как правило, более сфокусированы и формальны, поэтому многие компании могут проводить сплочение команды с помощью веселых мероприятий. Например, в некоторых компаниях еженедельно проводится конкурс викторин, где команда-победитель получает приз. В праздничные дни некоторые компании проводят праздничные мероприятия. Если вы хотите запланировать некоторые упражнения по построению команды, было бы неплохо обсудить ваши цели с вашим менеджером или отделом кадров.

6. Общее собрание

В общем собрании обычно участвуют все сотрудники компании. Некоторые компании ежегодно проводят эти встречи, чтобы обсудить состояние компании, ответить на вопросы сотрудников и поставить перед ними новые цели на предстоящий год. Иногда общее собрание происходит из-за крупных событий, таких как продажа компании или приобретение другой компании. Как правило, руководители компаний высшего уровня и отдел кадров организуют всеобщие собрания, обычно включающие повестку дня и раздел вопросов и ответов.

7. Встречи один на один

Встреча один на один обычно проводится между двумя людьми, например между менеджером и кем-то из его подчиненных. Часто менеджер назначает встречи один на один еженедельно или ежемесячно. Обычно на встрече один на один менеджер обсуждает работу сотрудника.

Менеджер может похвалить некоторые аспекты работы человека, а также обсудить области, в которых он мог бы улучшиться. Личная встреча также дает сотруднику возможность оставить отзыв, поднять вопросы, вызывающие озабоченность, или обсудить то, что его руководитель делает особенно хорошо. менеджеры начинают встречу с нескольких тем для обсуждения, а затем позволяют разговору развиваться дальше.

8. Информационные встречи

Информационные встречи могут объявить о новой политике или подходе к работе. Информационные встречи, как правило, сосредоточены только на нескольких моментах информации. Цель информационной встречи — донести важную информацию до сотрудников. Иногда информационная встреча может включать в себя обучение сотрудников использованию новой системы отчетности или демонстрацию сотрудникам, как подавать отчет.

При проведении информационной встречи полезно иметь готовую презентацию со слайдами и вспомогательной информацией. Не забудьте также оставить время для вопросов, поскольку вы хотите убедиться, что информация, которую вы предоставляете, доходит до целевой аудитории. Иногда на информационной встрече у вас может быть кто-то с большим техническим опытом, например, ИТ-специалист, на случай возникновения каких-либо проблем во время презентации.

9. Меняйте встречи

Встреча по изменениям включает в себя объявление о значительных изменениях в компании. Например, возможно, два отдела объединятся, изменив обязанности обоих. На этой встрече может быть рассмотрено, почему происходит слияние, как меняется структура отчетности и какие новые обязанности для сотрудников. Это хорошая идея, чтобы привлечь всех, кого коснулись изменения. Это позволяет обсуждать изменения со всеми участниками одновременно. Встреча также может предоставить сотрудникам возможность задать вопросы и высказать свое мнение относительно изменений.

10. Инициативные встречи

Встреча по новой инициативе часто включает в себя развертывание новой технологии. Эта встреча может быть живой демонстрацией новой технологии и того, как она работает, или о новом продукте. Часто развертывание инициативы может включать серию встреч. Вы можете провести первую встречу в виде широкой демонстрации для большой группы, а затем провести более целенаправленные тренинги в небольших группах.

Как правило, эти встречи посвящены предмету и различным ролям сотрудников в рамках инициативы. Презентация может помочь вам донести инициативу простыми словами, позволяя подчеркнуть роли разных сотрудников. Например, ваша презентация может включать временную шкалу развертывания и информацию о выполнении задачи.

11. Регулярные встречи

Регулярная встреча — это общее собрание, которое регулярно проводится командой или группой менеджеров. Иногда регулярные встречи используются для поощрения общения между различными отделами. В других случаях регулярная встреча может наметить предстоящие проекты. На уровне команды менеджер может регулярно встречаться, чтобы помочь установить приоритеты или подчеркнуть элементы обязанностей команды.

Регулярные собрания могут иметь установленную повестку дня, на которой отдельные лица представляют рутинные отчеты. Повестка дня может быть не намного больше, чем имя человека с отчетом, который он регулярно представляет. Повестка дня также обычно включает вопросы для обсуждения или возможности для членов команды поднять вопросы в рамках процесса мозгового штурма.