12 потенциальных проблем проекта и способы их решения

20 мая 2021 г.

Чтобы проект был успешным, команда должна завершить его точно, вовремя и в рамках бюджета. В обязанности менеджера проекта входит планирование и мониторинг проектов и их ресурсов для получения положительных результатов. Если вы руководитель проекта, важно знать, как прогнозировать и преодолевать любые проблемы, которые могут возникнуть. В этой статье мы объясним, почему важно понимать проблемы в проектах, типы проблем, с которыми вы можете столкнуться, и способы их решения.

Почему важно узнавать о проблемах в проектах?

Важно, чтобы вы понимали проблемы проекта, чтобы вы могли легко избежать или преодолеть проблемы. Если вы знаете, с какими проблемами управления проектами вы можете столкнуться, вы можете предпринять следующие шаги:

• Убедитесь, что ваша команда завершает каждый проект в рамках соответствующего времени, бюджета и объема.

• Экономьте время, деньги и человеческие ресурсы компании

• Анализируйте проблемы, чтобы найти решения

• Управляйте своей командой более эффективно

• Выявление проблем до того, как они повлияют на результат проекта

12 проблем управления проектами

Менеджеры проектов должны обладать навыками общения, решения проблем и принятия решений, чтобы контролировать задачи проекта, сроки, бюджеты и другие ресурсы. Чтобы помочь вам избежать и преодолеть потенциальные проблемы, вот 12 проблем управления проектами, с которыми вы можете столкнуться, и способы их решения:

1. Ползучесть области

Расползание масштаба происходит, когда масштаб проекта выходит за пределы его первоначального определения или целей. Обычно это происходит, когда заинтересованные стороны или клиенты просят внести изменения в проект. Новые требования или изменения в плане проекта могут вызвать путаницу, затратить ресурсы и затруднить соблюдение сроков.

Чтобы предотвратить расползание области или управлять им, рассмотрите следующие стратегии:

• Четко определите требования и цели проекта.

• Создайте расписание для каждого шага процесса.

• Привлекайте клиентов или заинтересованных лиц к планированию проекта.

• Используйте такие инструменты, как диаграммы Ганта, для планирования и отслеживания проектов.

• Сообщите клиентам или заинтересованным сторонам, как изменения объема могут повлиять на сроки и бюджеты.

• Отказывайтесь от изменений проекта, которые могут привести к задержкам или дополнительным расходам.

Если вы сможете избежать расползания масштаба, вы повысите свои шансы завершить проект вовремя и в рамках бюджета.

2. Общение

Эффективное общение является ключом к успешному завершению проекта. Руководители проектов должны обладать сильными навыками письменного и устного общения, чтобы давать инструкции, собирать информацию и информировать заинтересованные стороны. В противном случае их команда может запутаться, что приведет к задержкам.

Улучшить взаимодействие между всеми сторонами, участвующими в проекте, за счет:

• Использование инструментов для совместной работы и программного обеспечения для управления проектами для обновления членов команды

• Частая обратная связь о работе сотрудников

• Разработка плана коммуникаций и графика отчетов о состоянии для клиентов и заинтересованных сторон

• Проведение тимбилдинговых мероприятий для улучшения отношений и общения между членами команды

• Прозрачность хода проекта

Возможно, вам придется скорректировать методы общения, чтобы они соответствовали разным стилям общения.

3. Цели

Проекты успешны только в том случае, если у команды есть четко определенные и измеримые цели, к которым нужно стремиться. Вся ваша команда должна понимать цели проекта и то, что ожидает клиент или заинтересованное лицо. В противном случае вы можете потратить дополнительное время и деньги, пытаясь завершить проект.

Определите и сообщите четкие цели проекта:

• Использование метода SMART для постановки целей

• Заблаговременное определение конкретных деталей проекта, включая график

• Встреча с вашей командой для определения целей

• Использование программного обеспечения для планирования проектов для определения целей и роли каждого члена команды в их достижении

• Определение способов отслеживания прогресса, например, с помощью контрольных точек

4. Бюджетирование

Практикуйте разумное управление затратами, чтобы убедиться, что вы можете завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Кроме того, убедитесь, что у вас достаточно ресурсов для выполнения того, что вы обещали клиенту или заинтересованному лицу.

Выполните следующие действия, чтобы избежать проблем с бюджетом:

• Планируйте свой бюджет заранее, используя реалистичные оценки.

• Просмотрите похожие проекты, чтобы сравнить их бюджеты с вашими.

• Получите совет от экспертов, таких как разработчики программного обеспечения или специалисты по обеспечению качества, которые знакомы с оценками затрат и времени для вашего типа проекта.

• Переназначайте ресурсы или меняйте поставщиков, услуги или продавцов по мере необходимости.

5. Навыки члена команды

Производительность и успех проекта зависят от навыков команды. Ваша команда должна быть в состоянии выполнить все задачи на высоком уровне.

Убедитесь, что члены вашей команды обладают достаточными навыками для вашего проекта:

• Создание списка навыков или знаний, необходимых для проекта

• Оценка текущих навыков сотрудников и проведение обучения по мере необходимости

• Назначение сотрудников для выполнения проектных задач на основе их сильных сторон и опыта

• Аутсорсинг или наем дополнительного персонала для выполнения специализированных задач

6. Управление рисками

Руководители проектов должны уметь прогнозировать риски и готовиться к ним, потому что проекты редко развиваются точно так, как ожидалось. Риски для проектов могут включать недостатки в плане проекта, финансовые проблемы или неизвестные переменные.

Улучшите свои навыки управления рисками:

• Изучение возможных проблем, с которыми может столкнуться проект или команда на каждом этапе проекта.

• Разработка мер контроля для предотвращения потенциальных рисков

• Создание планов замены, которые вы можете использовать, если проект изменится

• Знание того, какие ресурсы у вас есть для минимизации или контроля рисков

7. Подотчетность

Команды успешны, когда каждый ответственен за свою роль в проекте. Если командам не хватает ответственности, это может замедлить прогресс и производительность.

Повысьте ответственность вашей команды за проект за счет:

• Постановка каждому члену команды четких задач

• Постановка общей цели и помощь вашей команде в ее достижении

• Внедрение подотчетности в рабочий процесс проекта, чтобы члены команды понимали свои роли и обязанности.

8. Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны или клиенты должны быть вовлечены в планирование проекта, чтобы он соответствовал их целям и ожиданиям. Как руководитель проекта, вы должны убедиться, что понимаете их видение проекта, и, если вы работаете с несколькими заинтересованными сторонами, все согласны с целями проекта.

Выполните следующие шаги, чтобы обеспечить взаимодействие с заинтересованными сторонами:

• Вовлекайте заинтересованные стороны в процесс планирования проекта.

• Часто общайтесь с заинтересованными сторонами и регулярно сообщайте им новости о проекте.

• Спрашивайте у клиентов их отзывы о каждом этапе проекта.

9. Сроки

Чтобы завершить проект вовремя, у него должны быть реалистичные сроки. Знайте свои ресурсы и способности вашей команды, прежде чем обещать завершить проект к определенной дате. Избегайте сжатых сроков, которые могут заставить вашу команду торопиться и производить продукт более низкого качества.

Убедитесь, что вы установили реалистичные сроки:

• Приоритизация задач

• Встраивание дополнительного времени в ваш дедлайн для учета потенциальных препятствий

• Обсуждение сроков с заинтересованными сторонами перед началом проекта

• Использование календаря проекта для планирования и управления расписаниями и сроками

10. Технология

Программное обеспечение для управления проектами может иметь важное значение для планирования, организации и управления ходом проекта. Убедитесь, что вы используете правильную программу для ваших нужд и бюджета. В противном случае вы можете потратить больше, чем необходимо, на приложения или программное обеспечение или упустить из виду программное обеспечение, которое может значительно повысить производительность вашей команды.

Избегайте технологических проблем, выбирая эффективную программу, отвечающую конкретным потребностям, например:

• Время отслеживания

• Функциональность на нескольких устройствах

• Настройка

• Интеграция с существующими инструментами и программным обеспечением

• Каналы связи команды

• Планирование

• Возможность поиска

• Уведомления

• Легко использовать

Расставьте приоритеты для функций, которые вы цените больше всего, и найдите программу управления проектами с такими функциями, которая соответствует вашему бюджету.

11. Планирование

Если ваша команда или компания работает над несколькими проектами одновременно, у вас могут возникнуть конфликты в расписании. Вы хотите максимально избежать проблем с расписанием, потому что они могут привести к задержкам.

Эффективно делитесь ресурсами проекта и следите за графиком проекта:

• Согласование графика проекта и потребностей с другими руководителями проектов

• Проверка графиков отпусков и выходных дней членов команды, чтобы избежать непредвиденных отсутствий

• Использование онлайн-календаря для организации нескольких проектов и их ресурсов одновременно

12. Неуверенность

Как руководитель проекта, вы должны следить за ходом каждой фазы проекта, выявлять области улучшения и реагировать на потенциальные проблемы. Вы должны убедиться, что ваша команда достигает соответствующих этапов, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета.

Уменьшите неопределенность, отслеживая прогресс и отслеживая показатели, такие как:

• Скорость сжигания, или как быстро вы тратите бюджетные ресурсы.

• Расчетные часы и затраты по сравнению с фактическими часами и затратами

• Рабочая нагрузка сотрудников для обеспечения сбалансированного количества задач у каждого члена команды.