12 плюсов и минусов использования электронной почты для делового общения

15 апреля 2021 г.

Электронная почта — один из наиболее широко используемых инструментов в бизнесе, и важно использовать его эффективно. Правильное общение по электронной почте может сэкономить время, дать рекомендации, продемонстрировать компетентность и создать репутацию для человека или компании. Знание того, как и почему электронная почта полезна и как ее лучше всего использовать, может помочь вам развить навыки, которые можно использовать практически в любой профессии или отрасли. В этой статье мы рассмотрим преимущества использования электронной почты для делового общения, недостатки, о которых следует помнить, и рассмотрим список рабочих ситуаций, в которых лучше всего использовать электронную почту.

7 преимуществ использования электронной почты для делового общения

Электронная почта, или электронная почта, является быстрой, надежной и портативной, что дает несколько преимуществ использования электронной почты для делового общения. Вот семь наиболее важных:

Электронная почта предлагает немедленный контакт

Электронная почта проста в использовании после настройки учетной записи. Вы можете быстро создавать, отправлять и получать информацию, а пользователи вашей учетной записи могут быстро получать доступ к информации, часто достигая сразу многих людей посредством массовых сообщений. Например, вы можете одновременно сообщить об изменении политики 20 000 сотрудников, а не использовать другие методы связи, которые могут не приниматься одновременно. Массовый обмен сообщениями также обеспечивает баланс или справедливость для нескольких групп, а не для того, чтобы одна команда узнавала что-то первой.

Электронная почта имеет географический охват

Электронная почта используется почти везде. Вы можете отправить его в любое время суток почти в любую страну, что особенно полезно для тех, кто работает в командах в разных часовых поясах, или для тех, кто работает посменно. Вы также можете запрограммировать настройки, чтобы, например, выпускать электронное письмо в определенное время. Это еще одна функция, которая может быть полезна международным компаниям, командам или компаниям.

Электронная почта часто доступна

Электронная почта доступна практически в любое время, если у вас есть данные или подключение к Интернету. Вы можете проверять свой почтовый ящик со своих мобильных устройств, когда не находитесь в офисе, а это означает, что люди и команды могут обмениваться информацией 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

Электронная почта служит записью

Электронная почта позволяет отслеживать исходящие и входящие сообщения, что упрощает поиск ссылок. Вы можете возвращаться к нему по мере необходимости повторно или исторически хранить электронные письма в категоризированных папках. Они могут служить напоминанием о проектах и ​​методах, завершенных или использованных в прошлом, чтобы помочь спланировать будущие усилия или служить точкой отсчета для спорных тем. Он предлагает более простой способ организации и хранения информации в цифровом виде, а не в бумажной или письменной документации.

Вы также можете хранить свои файлы в своей учетной записи электронной почты, предоставляя простой и непрерывный доступ к важным сообщениям или рабочим документам, когда вы путешествуете.

Электронную почту легче отслеживать

Электронная почта отслеживается как с точки зрения исторических записей, так и с точки зрения предоставления ценной статистической информации для работодателей, компаний или розничных продавцов. Например, вы можете отслеживать скорость открытия, чтения и удаления писем на определенных платформах. Для электронных писем, содержащих элемент видео, вы даже можете получить представление о том, сколько людей просмотрели видео полностью или в какой момент времени они прекратили просмотр. Использование этих важных статистических данных может помочь командам скорректировать использование электронной почты и стратегию.

Электронная почта позволяет целенаправленно общаться

Электронная почта позволяет отправить сообщение конкретному человеку или группе людей, будь то для внутренней связи, например, обмена ежемесячным обновлением квоты с отделом продаж, или для общекорпоративной связи, например, для объявления отдела кадров о новом оплачиваемом отпуске. Вы можете использовать точную копию (CC) и скрытую копию (BCC), чтобы дополнительно нацеливать свои сообщения и управлять ожидаемыми ответами, которые вы получаете в ответ.

Вы также можете использовать адресную электронную почту для потребителей. Например, компания может создать версию электронной почты для косметических товаров двумя способами: одну отправить молодым людям в возрасте от 18 до 35 лет, а другую — женщинам старше 50 лет на основе маркетинговых исследований.

Электронная почта бесплатна

Электронная почта часто является бесплатным инструментом для личного или делового использования. Вы можете отправлять и получать сообщения с подключением для передачи данных или Wi-Fi без дополнительных затрат. По сравнению с другими формами коммуникации, например, нет затрат на печать и доставку материалов. Вы можете отправлять изображения, файлы, аудио и видео по электронной почте. Электронная почта также безбумажна, что обеспечивает как экономию средств, так и положительное воздействие на окружающую среду.

5 недостатков использования электронной почты для делового общения

Все методы коммуникации также имеют недостатки, о которых следует помнить при их использовании. Вот пять вещей, о которых нужно знать при использовании электронной почты для делового общения:

Электронная почта часто слишком доступна

Поскольку электронная почта доступна практически в любое время при наличии подключения к Интернету или данным, проверка электронной почты в режиме 24/7, даже когда вы не на работе, часто может показаться ожиданием и может повлиять на ваш баланс между работой и личной жизнью.

Электронная почта менее безопасна

Даже при наличии программ и программного обеспечения для обеспечения безопасности электронная почта не так безопасна, как этого хотят потребители, поэтому разумно не делиться конфиденциальной, противоречивой или личной информацией через платформу электронной почты.

Электронная почта является общей

Поскольку электронная почта используется очень широко, иногда она может быть обременительна для тех, кто ее получает, и они могут сомневаться в ее актуальности. Полный почтовый ящик или повторяющиеся сообщения от определенных отправителей могут создать негативное восприятие. Сообщения электронной почты остаются неоткрытыми, непрочитанными или отклоненными, когда кто-то сталкивается с перегрузкой цифровых сообщений. Например, если вы можете отправить быстрое мгновенное сообщение или позвонить на стол коллеге, это может быть лучшим способом двусторонней связи по сравнению с электронной почтой.

Кроме того, при распространенном использовании электронной почты легко перегрузить почтовый ящик сообщениями, оставленными без внимания. Например, неделя отпуска без работы может легко создать папку «Входящие», в которой будет трудно разобраться, когда вы вернетесь на работу.

Электронная почта менее личная

Электронной почте иногда не хватает личного внимания. По этой причине не используйте его для обмена неприятными новостями, что часто лучше делать лично. Таким образом, вы можете общаться с сочувствием, состраданием и вниманием и сразу же оценить реакцию человека.

Для других важных деловых вопросов электронной почте может не хватать личной важности. Например, написанная от руки записка с благодарностью потенциальному работодателю за собеседование показывает уровень уважения и внимательности, чем электронная почта иногда не может. Однако стоит отметить, что благодарственные письма по электронной почте уместны, особенно после телефонного или видео-интервью или если работодатель географически не находится поблизости.

Электронная почта создает неопределенность

Поскольку при общении по электронной почте не учитываются язык тела, тон и другие сигналы, возникает недопонимание, когда электронное письмо неясно, и не всегда есть возможность убедиться, что получатели правильно обработали или поняли информацию. Вы можете помочь снизить риск неопределенности и недопонимания, проверив свое электронное письмо перед отправкой и включив сообщение, чтобы человек или команда знали, что они могут обратиться к вам с вопросами.

Когда уместно использовать электронную почту для делового общения?

Эффективное общение по электронной почте достижимо, когда вы знаете, когда его использовать. Вот несколько примеров того, когда уместно использовать электронную почту для делового общения:

• Когда электронное письмо актуально: электронные письма наиболее эффективны, когда они необходимы и актуальны для получателя. Если может быть достаточно быстрого телефонного звонка, мгновенного сообщения или разговора лицом к лицу, лучше сделать это, а не писать по электронной почте.

• Когда получатели находятся в разных местах: международная команда, работающая в разных часовых поясах или в разных рабочих сменах, может извлечь выгоду из информации по электронной почте, а не запланированных встреч, которые трудно организовать.

• Когда другие способы связи менее своевременны: общение по электронной почте наиболее полезно в срочных обстоятельствах, когда время имеет решающее значение для обмена важной информацией, и вам нужно связаться со многими людьми одновременно, например, в чрезвычайной ситуации или в связи с проблемами безопасности.

• Когда у вас есть контент, которым вы хотите поделиться: если у вас есть вложения с подробной информацией, краткое обновление статуса в теле письма или ссылка на веб-материалы, электронные письма эффективны, когда они дают управляемую информацию и содержат данные или содержание для читателя.