12 методов сбора требований

15 апреля 2021 г.

Требования являются основой любого проекта, технологической интеграции или смены продукта в бизнесе, и знание конкретных требований, являющихся целью компании или клиента, может обеспечить уровень успеха проекта. Существует несколько способов определения требований, известных как методы сбора требований, и в большинстве из них участвуют пользователи элемента, программного обеспечения или продукта, нуждающихся в улучшении. Знание различных методов сбора требований может помочь вам развить профессиональные навыки для использования в любой отрасли или роли. В этой статье мы рассмотрим, что такое сбор требований, и подробно рассмотрим 12 способов сбора информации о требованиях.

Что такое сбор требований?

Сбор требований — это процесс создания списка требований для определения сути проекта и его цели. Вы можете получать информацию от заинтересованных сторон, будь то клиенты, сотрудники, потребители или поставщики. Сбор требований часто действует как план проекта. Плохо установленные требования могут иметь негативное влияние, а правильно установленные могут привести к успеху.

Чаще всего встречаются два типа требований:

• Функциональные: эти требования представляют собой процессы, информацию и взаимодействия, которые хочет построить клиент, и включают в себя то, как взаимодействует система и ее среда.

• Нефункциональные: эти требования касаются операционных и технических аспектов, таких как шифрование, безопасность, аварийное восстановление, хостинг и непрерывность бизнеса.

Сбор требований чаще всего используется в бизнесе, особенно в сфере информационных технологий (ИТ), и знание двух типов требований может помочь вам выбрать правильный метод сбора требований, который лучше всего подходит для проекта, над которым вы работаете. Например, бизнес-аналитик, нанятый для обновления программных платформ региональной медицинской страховой компании, будет использовать сбор требований, чтобы понять текущую систему, то, как ее пользователи взаимодействуют с ней и какие функции или функции они хотели бы иметь, чтобы определить, какие системы хороши. альтернативы или как построить один для команды.

12 методов сбора требований

Каждый метод сбора требований имеет свои преимущества. Стоимость и время являются важными факторами при выборе метода, и во многих случаях вы можете использовать более одного метода, чтобы собрать всю необходимую информацию. Вот 12 методов сбора требований, которые следует учитывать:

Интервью один на один

Представьтесь и подведите итоги проекта, включая его объем и любые сроки. Установите взаимопонимание с человеком, у которого вы берете интервью, чтобы заручиться его поддержкой и повысить вероятность того, что он даст вам хороший совет. Сообщите им общие темы, которые вы планируете обсудить на собрании интервью. Попробуйте задать такие вопросы, как «Какой ваш самый важный бизнес-процесс» или «Какие системы вы используете, как они работают и довольны ли вы ими?» Будьте готовы с заранее заданными вопросами. Вот еще несколько советов, которые следует учитывать при проведении продуктивных интервью:

• Задавайте открытые вопросы. Чтобы максимально эффективно использовать время интервью, задавайте вопросы, требующие большего, чем ответ «да» или «нет». Это помогает получить честные и проницательные ответы, не направляя тему интервью. Например, «Как вы рассчитываете ежемесячные бонусы за продажи в условиях экономического спада?»

• Уточняйте детали или перефразируйте, чтобы получить общее представление: люди отвечают на вопросы по-разному, и вам решать, как приспособиться. Если они сосредоточатся на минимальных деталях, которые не влияют на вашу общую цель, верните их к темам, которые влияют. И наоборот, если кто-то дает слишком общую информацию, задавайте больше наводящих вопросов, которые заставят его задуматься о деталях.

• Интервьюируйте нужных людей: Убедитесь, что вы берете интервью у правильных заинтересованных сторон, которые могут предоставить вам актуальную и полезную информацию. Например, если вам нужно изучить, как работает программная система, интервью с менеджером, который не использует программу, может быть не лучшим выбором, в отличие от группы аналитиков, которая использует ее ежедневно.

• Делитесь вопросами заранее: это уважительный жест, который также помогает интервьюируемому лучше подготовить свои ответы, что приносит пользу команде и проекту, а также экономит время на самом собеседовании.

Закрытые вопросы могут быть полезны для получения информации за короткий промежуток времени или для получения подробностей, для которых не нужны открытые вопросы, например, «Сколько онлайн-заказов клиенты размещают каждый день», например.

Групповое интервью

Групповые интервью лучше всего работают с интервьюируемыми, занимающими одну и ту же должность или уровень, поскольку они знакомы с обсуждаемыми темами и возможностями. Ограничение по времени также приводит к более срочному обмену информацией, например, планирование сеанса только на один час вместо двух. Поскольку люди обосновывают свою точку зрения подтверждающими фактами перед другими, вы часто можете получить более глубокое понимание, чем в ходе интервью один на один. Обсуждение каждой темы в группе также позволяет уточнить и уточнить требование, что может привести к лучшим результатам и пониманию, полезному для проекта.

Одной из проблем является планирование групповых интервью, поскольку поиск времени, подходящего для многих людей, требует усилий.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — распространенная техника, используемая в начале проекта, потому что она часто выступает в качестве отправной точки. С помощью мозгового штурма вы собираете как можно больше идей от как можно большего числа людей, чтобы быстро идентифицировать, классифицировать и назначать задачи, возможности и потенциальные решения. Сеансы мозгового штурма хорошо работают в групповых условиях, и важно делать заметки о выработанных идеях.

Подробнее: Как провести эффективную сессию мозгового штурма

Фокус-группа

Фокус-группа — это метод исследования рынка с определенной группой участников для сбора отзывов. Фокус-группа может предложить информацию о потребностях, проблемах или возможностях для определения и создания требований к проекту, или они могут проверить и уточнить уже выдвинутые. Участниками фокус-группы могут быть сотрудники заказчика или представители пользователей для данной работы.

Опрос

Предлагая опрос или анкету, вы можете собирать информацию от многих людей за относительно короткий промежуток времени, что особенно полезно для взаимодействия с людьми в разных географических точках, а также для экономии бюджета и ограничений по времени. При подготовке опроса учитывайте следующие советы:

• Делайте их короче, а не длиннее, чтобы люди с большей вероятностью выполняли их.

• Сосредоточьтесь на функции или теме, а не на многих сразу

• Используйте рейтинги для получения ответов на анализ данных, таких как «полностью согласен», «согласен» или «не согласен».

• Имейте несколько открытых вопросов, чтобы дать ответы в свободной форме и получить подробную информацию.

• Используйте шесть вопросительных слов, чтобы структурировать свой опрос: кто, что, когда, где, почему и как, например, «Как пользователь входит в систему» ​​или «Где отображаются результаты в программе?»

Мастерская требований

Семинары по требованиям — отличный способ собрать информацию, и, как координатору, важно быть готовым к тому, чтобы занятие прошло хорошо. Соберите и подготовьте материалы и повестку дня, чтобы структурировать семинар — это поможет вам получить качественные идеи. Знайте, кто посещает семинар, чтобы получить максимальную отдачу от него, и планируйте лучше, зная, каковы ожидания каждого человека. Рассмотрите возможность встречи с некоторыми участниками заранее, чтобы узнать, как будут сочетаться их личности и стили работы, и понять их взгляды на то, как, по их мнению, будет развиваться проект.

Этот метод часто требует наибольшего планирования и подготовки, и, поскольку вы не можете всегда иметь нужных людей в одной комнате, будет разумно провести несколько семинаров, чтобы собрать максимально возможную информацию о требованиях. Это также обычно занимает больше всего времени, хотя качество информации высокое.

Наблюдение за пользователем

Наблюдение за пользователями чем-то похоже на исследование теней рабочих мест. Вы проводите время с человеком или группой людей, чтобы увидеть, как они выполняют свои задачи в реальных рабочих условиях. Это может помочь вам удовлетворить требования конкретно с учетом людей, которые получат от них пользу. Некоторые вещи, о которых следует помнить при проведении наблюдения за пользователями:

• Создавайте визуализацию непрерывного процесса, которому человек следует, выполняя свою работу ежедневно.

• Будьте внимательны, задавая вопросы, чтобы не мешать видеть естественную рабочую среду.

• Наблюдайте, делайте заметки, сохраняйте беспристрастность и воздержитесь от суждений

• Соберите любую документацию, которая поможет вам разобраться в процедурах, например, руководство по обучению пользователей.

• Наблюдайте достаточно хорошо, чтобы полностью понять, на что способна платформа, программное обеспечение или устройство.

Наблюдение за пользователем также полезно для улучшения задачи путем проверки ранее записанных данных. Обязательно поблагодарите тех, кто позволил вам провести с ними время. Это помогает установить взаимопонимание и полезно, если вам нужно снова понаблюдать или связаться с ними для дополнительных вопросов.

Анализ интерфейса

Анализ интерфейса помогает создавать удобное, эффективное и популярное программное обеспечение для клиента, группы или потребителя. С помощью анализа интерфейса вы изучаете аспект человеческого и искусственного интеллекта, выясняя, как человек использует систему и как система работает внутри. Вы проверяете, как программа или программное обеспечение взаимодействует с другими внешними системами, чтобы убедиться и заметить любые проблемы, которые не видны пользователям.

Анализ документов

Анализ документов включает в себя обзор документации существующей системы, такой как руководства пользователя и инструкции. Это особенно полезно для любого снижения риска перехода, и вы можете собрать важную информацию, которая расширяет границы установления новых требований или проверки существующих. Полезно, чтобы несколько человек рассмотрели документы, а затем провели собрание, чтобы обобщить ваши идеи, чтобы убедиться, что ничего не упущено.

Обратный инжиниринг

Обратный инжиниринг полезен в ситуациях, когда отсутствует документация существующей системы, когда вы не можете выполнить анализ документов. Вы можете использовать обратный инжиниринг, чтобы определить, что делает программная система или платформа, хотя он не может показать вам, что система должна делать или где находятся ее области возможностей, поэтому полезно использовать этот метод наряду с другими.

Прототипирование

Прототипирование — это новый метод, используемый при сборе требований. Вы создаете прототип на основе первоначальных результатов сбора, таких как мозговой штурм или групповые интервью, чтобы показать клиенту раннюю версию работоспособного решения. Затем клиент может указать дополнительные требования или уточнить существующие для продвижения проекта. Этот цикл прототипирования может длиться несколько обменов, пока продукт не удовлетворит потребности клиента.

Совместный дизайн приложения

Совместное проектирование приложений (JAD) часто ускоряет создание информационных систем, сочетая групповую динамику и участие клиентов для совместного поиска решения. Часто под руководством фасилитатора каждый участник JAD играет определенную роль в упражнении, и занятие требует тщательного планирования. Преимущества встречи JAD включают в себя:

• Упрощение процесса и экономия времени за счет объединения телефонных звонков, электронных писем и других встреч

• Быстрая и коллективная идентификация участников, пользователей и проблем

• Единогласное уточнение требований

• Плавный переход от одного этапа разработки к другому

• Удовлетворение заказчика за то, что он помог разработать систему и согласовал этапы работ