12 целей эффективности помощника по административным вопросам (с примерами)

10 сентября 2021 г.

Цели производительности помощника по административным вопросам — это цели, которые относятся к любым задачам или обязанностям помощника по административным вопросам. Эти цели могут различаться в зависимости от отрасли, но цель задач — помочь улучшить процессы компании. Если вы хотите улучшить свои навыки помощника по административным вопросам, возможно, вы захотите узнать о различных примерах целей производительности. В этой статье мы обсудим цели производительности административного помощника, определив их и перечислив 12 примеров этих целей.

Каковы цели производительности административного помощника?

Цели производительности помощника по административным вопросам — это задачи, которые помощники по административным вопросам могут ставить перед собой или которые ставит перед ними их руководитель. Помощник по административным вопросам — это квалифицированный специалист, который выполняет управленческие и офисные задачи, такие как планирование встреч, ведение бухгалтерского учета или планирование офисных мероприятий. Они могут ставить перед собой цели, чтобы улучшить свою работу или иметь четкое представление о своих ролях и обязанностях. Цели производительности помощника по административным вопросам могут напрямую отражать цели офиса. Например, если целью офиса является сокращение расходов, то административной целью может быть сокращение этих расходов на 10%.

Эти цели должны быть конкретными и измеримыми, чтобы помощник по административным вопросам мог отслеживать их прогресс. Они также должны быть реалистичными и сложными, чтобы их не было слишком сложно или слишком легко выполнить. Чтобы отслеживать эти цели, помощник по административным вопросам может составить электронную таблицу, в которой будет указано, что такое цель, шаги для достижения цели и когда ее выполнить. В электронной таблице также может быть указано, каков желаемый результат цели. Запись целей может помочь измерить прогресс.

Список из 12 примеров целей производительности помощника по административным вопросам

Вот список из 12 примеров целей эффективности помощника по административным вопросам:

1. Административный

Это цели, связанные с офисной работой, которая является основной обязанностью помощника по административным вопросам. Административные цели могут помочь офису работать более эффективно. Вы можете создавать административные цели, повышающие производительность вашего офиса. Эти типы целей обычно связаны с офисными обязанностями, такими как ответы на электронные письма или ответы на телефонные звонки. Хотя эти задачи и цели могут показаться небольшими, они часто необходимы для создания профессиональной офисной обстановки, поскольку они могут улучшить обслуживание клиентов.

Пример 1. Ответьте на звонок в течение двух гудков, чтобы сократить время ожидания клиентов на 15 %. Если это невозможно из-за непредвиденных обстоятельств, отвечайте на каждый пропущенный звонок до конца рабочего дня.

Пример 2. Ответ на электронные письма до конца рабочего дня. Отдавайте приоритет важным письмам и отвечайте на них в первую очередь. Если компания получает электронное письмо в нерабочее время, ответьте на него на следующее утро до обеденного перерыва.

2. Бухгалтерия

Помощники по административным вопросам могут устанавливать цели бухгалтерского учета, потому что они решают некоторые финансовые задачи, такие как написание финансовых отчетов или составление бюджетов офиса. Эти цели могут помочь отслеживать финансы офиса или даже сократить расходы. Вы можете поставить бухгалтерские цели, например, убедиться, что офис покупает расходные материалы самого высокого качества по самым низким ценам. Вы также можете поставить перед собой цель знать, когда должны быть оплачены все офисные счета, и оплачивать их вовремя.

Пример 1. Сократите расходы на приобретение ежемесячных расходных материалов, таких как бумага, папки и конверты, на 10 %. Изучите несколько дистрибьюторов и попытайтесь найти оптовые скидки.

Пример 2: Создайте бюджет для ежеквартальных расходов для фронт-офиса. Сотрудничайте с финансовой командой и посмотрите на общие доходы и расходы за последний квартал. Используйте инструмент для работы с электронными таблицами и стремитесь оптимизировать сбережения.

3. Управление календарем

Это относится к любым обязанностям по планированию, которые может выполнять помощник по административным вопросам. Например, вы можете назначать встречи для клиентов или координировать время встреч между сотрудниками и руководством. Вы также можете запланировать встречи отдела или любые другие события календаря, такие как социальные сети. Важным аспектом управления календарем является обеспечение отсутствия двойных заказов. Как помощник по административным вопросам, вы можете установить эти цели для улучшения организации офиса.

Пример 1. Планируйте встречи с клиентами по мере необходимости, гарантируя, что доступность клиентов совпадает с графиками сотрудников. Используйте инструменты или программы календаря для организации и обмена информацией о собраниях как с клиентами, так и с сотрудниками.

Пример 2. Перед началом каждого месяца обновляйте цифровой календарь всеми известными событиями, такими как встречи или собрания. Встретьтесь с руководителем, чтобы добавить их важные события.

4. Планирование мероприятий

Помощники по административным вопросам могут заниматься планированием некоторых мероприятий, поэтому они могут ставить цели по эффективности. Вы можете запланировать корпоративные мероприятия, такие как вечеринки, обеды или банкеты. Постановка целей планирования мероприятий может помочь процессу планирования пройти гладко. Вы можете создать общие цели, например, запланировать определенное количество мероприятий в год. Более конкретные цели могут включать увеличение посещаемости мероприятий компании.

Пример 1. Запланируйте торжество в конце года для всех сотрудников и членов их семей, чтобы отпраздновать достижения компании и отметить выдающихся сотрудников. Старайтесь удерживать расходы в рамках бюджета планирования мероприятия.

Пример 2: Организуйте ежемесячный обед для каждого отдела. Кроме того, запланируйте один выездной обед в квартал для всей компании. Создайте разумный бюджет для этих мероприятий, а также график, чтобы дать сотрудникам.

5. Управление офисом

Эти цели относятся к работе с руководством для поддержания позитивной офисной среды для сотрудников. Помощники администратора могут создавать эти цели, чтобы помочь своему офис-менеджеру выполнять такие задачи, как улучшение отношений с сотрудниками или адаптация новых сотрудников. Это может быть даже более мелкая цель, например, заказ и пополнение запасов канцелярских товаров. Вы также можете поставить цели, например, создать систему для оценки сотрудников.

Пример 1. Создание мероприятий и мероприятий для новых сотрудников, таких как встречи и приветствия. Подготовьте учебные материалы и раздайте их новым сотрудникам. Снизить текучесть кадров на 20%.

Пример 2: Разработайте новую систему оценки сотрудников на основе целей компании. Создайте опрос для самопроверки и убедитесь, что уровень завершения составляет 100 %, напомнив всем сотрудникам сдать свои отзывы. Помощь офис-менеджеру в оценке сотрудников.

6. Человеческие ресурсы

Помощники по административным вопросам могут устанавливать цели по эффективности работы с персоналом, чтобы помочь менеджеру по персоналу выполнять свои обязанности. Есть много целей в области управления персоналом, которые вы можете создать, например, убедиться, что все сотрудники заполняют и возвращают свои налоговые формы. Вы также можете поставить перед собой цель помогать писать описания вакансий и проверять кандидатов в процессе найма. Помощники по административным вопросам могут убедиться, что сотрудники знают об их оплачиваемом отпуске, поэтому вы можете создать цель, чтобы напомнить им об их оплачиваемом отпуске или отпуске.

Пример 1. Создайте список новых сотрудников и убедитесь, что они прошли адаптацию, например, прошли обучение, создали учетные записи компании и заполнили правильные налоговые формы. Убедитесь, что 100% новых сотрудников возвращают заполненные налоговые формы менеджеру по персоналу.

Пример 2: Отбор кандидатов на должность дежурного администратора до 17 февраля. Отбор кандидатов на должность ИТ-специалиста до 24 февраля. Сообщить о результатах менеджеру по персоналу до 28 февраля.

7. Редакция

Помощники по административным вопросам обычно пишут много контента для своих офисов, например электронные письма, отчеты или обзоры. Если офис выпускает много письменных материалов, то эти цели могут помочь улучшить качество их содержания. Например, вы можете поставить цель уменьшить количество технических ошибок в письменных текстах. Вы также можете поставить целью производительность просматривать и корректировать электронные письма перед их отправкой, чтобы уменьшить количество ошибок.

Пример 1. Просмотрите письменный контент, такой как брошюры, справочники и руководства, перед их отправкой в ​​производство. Снизить количество технических ошибок, обнаруженных в материалах, на 7%.

Пример 2: Найдите, купите и установите программы редактирования для каждого сотрудника. Убедитесь, что все сотрудники используют эту технологию, чтобы уменьшить количество опечаток в заметках и электронных письмах.

8. Путешествие и проживание

Это относится к обеспечению проезда для руководителей и других руководящих должностей, когда им нужно путешествовать по работе. В качестве помощника по административным вопросам вы можете искать и бронировать авиабилеты, находить варианты проживания или составлять расписание поездок для поездки. Еще одной обязанностью может быть составление бюджета на поездки, чтобы сократить расходы во время отсутствия. Создание этих целей может помочь руководителям, когда они отправляются на деловые встречи за город. Это поможет поездке пройти более эффективно, что уменьшит стресс от руководителя.

Пример 1: Исследуйте варианты перелетов для деловых поездок руководителей компании на следующий месяц. Забронируйте отель и создайте альтернативную договоренность на случай отмены.

Пример 2: Разработайте бюджет расходов на проживание в путешествии, чтобы сократить расходы на проживание на 10%.

9. Тайм-менеджмент

Помощники по административным вопросам часто используют навыки тайм-менеджмента на рабочем месте, чтобы гарантировать своевременное выполнение своих задач. Это может помочь офису работать более эффективно, поскольку их обязанности необходимы для большинства офисных процессов. Вы можете установить цели управления временем, чтобы расставить приоритеты для своих задач и уложиться в разные сроки.

Пример 1. Установите цели управления временем, чтобы убедиться, что вы выполняете все административные задачи к концу недели. Установите личные сроки, чтобы помочь достичь этих целей.

Пример 2. Используйте навыки расстановки приоритетов для выполнения важных задач, прежде чем приступить к менее важным задачам.

10. Решение проблем

Это относится к оценке проблемы и обдумыванию способов ее решения. Вы можете использовать навыки решения проблем в офисе всякий раз, когда возникают проблемы. Например, если вы случайно запланировали двойное бронирование, вы обычно несете ответственность за то, чтобы оба клиента, вовлеченные в инцидент, получили помощь. Вы можете установить цели производительности, чтобы улучшить эти навыки, например, убедиться, что они решают любые проблемы, связанные с офисом, разумным образом.

Пример 1. При возникновении проблем определите проблему, а затем сосредоточьтесь на ее решении. При необходимости обращайтесь за помощью и стремитесь повысить удовлетворенность клиентов и офиса, улучшив этот навык.

Пример 2: Решить проблемы на рабочем месте в короткие сроки. В зависимости от серьезности проблемы постарайтесь решить ее в течение рабочего дня или к концу недели. Используйте навыки решения проблем, чтобы решить эти проблемы.

11. Организация

Цели, связанные с этими навыками, могут относиться к дизайну офиса или поддержанию порядка в офисе. Это может относиться к уборке и организации офиса, например, к упорядочению документов в картотеке. Это также может относиться к цифровой организации, чтобы помощник упорядочивал файлы или данные на компьютере. Установка этих целей производительности может помочь вам эффективно управлять офисными операциями. Если сотрудники могут быстро находить документы, их производительность может возрасти.

Пример 1: повысить организацию рабочего места на 5%. Исследуйте новую технологию организации для сортировки файлов и данных.

Пример 2. Раз в неделю реорганизуйте шкафы для документов во фронт-офисе. Создайте систему маркировки для документов клиентов.

12. Внимание к деталям

Внимание к деталям означает, что помощник по административным вопросам может выполнять свою работу эффективно и точно. Будучи помощником по административным вопросам, вы выполняете множество задач, поэтому внимание к деталям является важным навыком, который нужно улучшать и развивать. Вот почему вы можете ставить цели производительности, которые учитывают внимание к деталям. Например, вы можете поставить перед собой цель уменьшить количество ошибок при подаче документов или составлении графиков.

Пример 1. Сокращение числа ошибок при назначении на 10 %. Для этого убедитесь в отсутствии ошибок при вводе расписаний и встреч. Просмотрите всю работу перед отправкой.

Пример 2. Сокращение числа ошибок в заказах до конца квартала на 5 %. Проверяйте наличие канцелярских товаров перед тем, как сделать заказ.