11 стратегий расстановки приоритетов, которые помогут вам расставить задачи

18 ноября 2021 г.

У работающих профессионалов часто есть много важных задач, которые нужно выполнить каждый день. Использование стратегий расстановки приоритетов может помочь вам определить порядок их выполнения, чтобы вы могли выполнять их более эффективно. Существует множество стратегий, которые вы можете использовать в зависимости от вашей рабочей нагрузки и от того, насколько быстро вам нужно все сделать. В этой статье мы обсудим, что такое стратегии расстановки приоритетов, и рассмотрим 11 стратегий, которые вы можете реализовать, чтобы помочь вам более эффективно расставлять приоритеты в своих задачах.

Что такое стратегии расстановки приоритетов?

Стратегии расстановки приоритетов — это методы, которые вы можете использовать для выполнения своих повседневных рабочих задач, таких как составление списков, определение задач, которые нужно выполнить в этот день, и выполнение каждой задачи в порядке срочности. Их реализация поможет вам добиться большего за меньшее время и даст больше времени для выполнения менее важных задач. В зависимости от количества задач, которые вам нужно выполнить, вы можете сначала расставить приоритеты для самых важных задач, выделить определенное количество времени для выполнения каждой задачи или сосредоточиться только на одном главном приоритете в течение дня.

11 стратегий расстановки приоритетов

Ниже приведен список из 11 стратегий расстановки приоритетов, которые вы можете использовать, когда хотите расставить приоритеты в своих рабочих задачах:

1. Используйте матрицу приоритетов

Матрица приоритетов — это инструмент управления проектами, созданный Стивеном Кови, который может помочь вам определить наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить. Вы начинаете с создания матрицы с различными категориями и присвоением каждой задаче уровня приоритета. Ниже приведен пример матрицы приоритетов:

Срочно**Несрочно**Важно Квадрант 1: Срочно и важно Квадрант 2: Несрочно и важно Не важно Квадрант 3: Срочно и не важно Квадрант 4: Несрочно и не важно а затем решите, какие другие задачи являются «важными» по сравнению с теми, которые было бы неплохо выполнить, но не являются срочными. Матрицы приоритетов удобны, когда у вас большая рабочая нагрузка и вы хотите иметь визуальное представление о том, что действительно важно, а что может подождать, чтобы быть выполненным позже. После того, как вы определили важность каждой задачи, попробуйте сначала выполнить задачи из категории «срочные и важные», прежде чем переходить к другим. После этого можно сосредоточиться на «несрочных и важных» задачах.

2. Пронумеруйте свои приоритеты

Если вы использовали матрицу приоритетов и по-прежнему имеете много задач в разделе срочных и важных, подумайте о том, чтобы присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас есть 10 задач, присвойте каждой из них номер от 1 до 10. Вы можете отсортировать их по сроку выполнения или по тому, сколько времени, по вашему мнению, может потребоваться для выполнения задачи. Если некоторые задачи являются очень общими, например, «полный проект», рассмотрите возможность разделения более крупных задач на более мелкие, более достижимые задачи, такие как «исследовательские заметки для проекта», «создание черновика презентации» и «редактирование и подготовка окончательной презентации». “

3. Каждый день составляйте список приоритетных задач

Если у вас есть входящие задачи, которые часто добавляются в ваши ежедневные списки дел, рассмотрите возможность тратить некоторое время каждое утро на составление списка приоритетов, который поможет вам организовать то, что вы надеетесь выполнить в этот день. Начните с просмотра своего календаря, чтобы определить, сколько времени у вас есть для выполнения некоторых задач с наивысшим приоритетом. Затем выберите столько важных задач, которые, по вашему мнению, вы сможете выполнить к концу дня. Все остальное в списке может подождать до завтра или до тех пор, пока у вас не будет времени выполнить эти пункты.

Если вы планируете составлять ежедневные списки, постарайтесь недооценить, сколько вы можете сделать к концу дня, и переоценить, сколько времени может потребоваться для выполнения каждого пункта. С помощью этой стратегии вы сможете сделать больше, чем изначально предполагали.

4. Расставьте приоритеты для самых важных задач

Если вы составили список, но все еще не уверены, какие задачи выполнить в первую очередь, просмотрите его и выберите самые важные задачи (MIT). Это задачи, на которых вы можете сосредоточиться в течение дня. Только после того, как вы завершите MIT, вы можете работать над любыми дополнительными задачами в течение дня.

5. Выберите один фокус

Иногда легко отвлечься от повседневных задач, поэтому подумайте о том, чтобы выбрать одну задачу и сосредоточиться исключительно на ней в течение дня. Все остальные приоритеты могут подождать до следующего дня. Задача может быть всеобъемлющей темой, такой как «увеличение продаж» или «улучшение планов уроков», которые охватывают несколько более мелких задач.

Подумайте о том, чтобы получить расширение для своего веб-браузера, которое вы можете настроить так, чтобы оно показывало вам ваши ежедневные занятия каждый раз, когда вы открываете новую вкладку. Это может быть полезно, чтобы вы сосредоточились на том, что важно, и меньше шансов, что вы будете отвлекаться. Вы также можете использовать приложение, которое ограничивает время, которое вы можете проводить на веб-сайтах, не связанных с вашей задачей.

6. Создайте основной список и разбейте его

Если вы организованный человек, вы можете создать основной список, включающий цели на месяц, на неделю и на день. Для этого найдите время, чтобы написать все, что вы можете придумать, что вы хотели бы сделать в следующем месяце. После этого просмотрите список и определите срочность каждого пункта. Затем вы можете распределить основной список по приоритетам на ежемесячные, еженедельные и ежедневные разделы.

Использование этой стратегии борется с тенденцией сначала заканчивать более мелкие и простые задачи, а более сложные откладывать на потом. Когда вы тратите время на то, чтобы отделять ежедневные задачи от еженедельных и т. д., вы с большей вероятностью будете постоянно работать над достижением своих более крупных целей.

7. Используйте метод Айви Ли

Метод Айви Ли позволяет вам сосредоточиться на самых неотложных задачах на следующий рабочий день. Метод предлагает записывать шесть самых важных задач в конце каждого дня. Приоритет каждой задачи с номером от одного до шести, чтобы обозначить ее важность. На следующий день сосредоточьтесь исключительно на первой задаче, пока она не будет полностью завершена. После этого вы можете перейти к следующему заданию и так далее, пока не выполните их все.

Когда вы ограничиваете себя шестью наиболее важными задачами, вы, скорее всего, правильно расставите приоритеты. Тогда вы сможете сосредоточиться только на одной задаче за раз, а не на многозадачности и попытке сделать много дел одновременно.

8. Используйте метод ABCDE

Иногда может быть сложно определить, какие задачи имеют наивысший приоритет, потому что кажется, что они имеют одинаковый уровень важности. Метод ABCDE Брайана Трейси позволяет ввести несколько уровней приоритизации ваших задач.

Чтобы включить этот метод, запишите все задачи, которые вы не выполнили. Затем напишите букву от А до Е рядом с каждой задачей. Задачи «А» имеют наивысший приоритет, а задачи «В» немного менее важны, и так далее, пока не дойдете до «Е», которые являются наименее важными задачами. Оттуда отметьте высокоприоритетные задачи «А» цифрами рядом с ними, чтобы определить порядок, в котором вы планируете выполнять каждый пункт. Повторяйте это до тех пор, пока все задачи, обозначенные буквами, также не будут иметь номера. Когда вы закончите, вы начнете с задачи «А1», затем «А2» и продолжите движение по буквам и цифрам.

9. Для больших целей используйте стратегию двух списков

Уоррен Баффет создал эту стратегию, чтобы помочь расставить приоритеты в долгосрочных целях. Чтобы использовать этот метод, напишите 25 ваших главных долгосрочных целей, связанных с вашей карьерой, образованием или жизнью. Затем просмотрите все цели и обведите пять лучших, которых вы хотели бы достичь. Наконец, напишите новый список с этими пятью главными целями и добавьте оставшиеся 20 целей в список «избегать любой ценой», потому что они с меньшей вероятностью помогут вам достичь ваших пяти главных целей.

10. При необходимости измените приоритеты

Заблуждение о невозвратных издержках — это психологический эффект, который вынуждает людей заканчивать то, что они начали, просто потому, что они уже приложили к этому усилия. Тем не менее, иногда сроки смещаются или ваш руководитель неожиданно просит вас закончить что-то к концу дня. Если это произойдет, вам, возможно, придется изменить свои приоритеты по сравнению с тем, над чем вы работали, и вместо этого завершить работу, которая внезапно стала более важной.

Хотя вы можете захотеть продолжить работу над тем, что вы начали, если это не приближает вас к завершению работы в более сжатые сроки, вы можете приостановить эту работу. Важно сосредоточить свои усилия на новых приоритетах и ​​вернуться к другой работе, когда у вас будет больше свободного времени.

11. Отдавайте приоритет важной работе в самые продуктивные часы

Есть определенное время дня, когда люди наиболее продуктивны. Это время, когда у вас есть энергия и сосредоточенность, и вы, вероятно, сделаете наиболее продуктивный объем работы. Некоторые люди наиболее продуктивны рано утром, тогда как другие более продуктивны в вечерние часы.

Подумайте, когда у вас самые продуктивные часы, и расставьте приоритеты для самой сложной или приоритетной работы в эти часы. У вас больше шансов завершить высокоприоритетные задачи, когда у вас больше всего внимания и энергии, чтобы посвятить их своим задачам. Вы можете выполнять менее важные задачи в течение остальной части дня.