11 советов по управлению крупными проектами

У компаний часто есть множество проектов, которые нужно выполнить, от небольших однодневных до более крупных, которые могут занять недели или месяцы. Управление более крупными проектами часто требует больше ресурсов и времени, чем более мелкие, и может потребовать большего практического участия. Вы можете сделать свои большие проекты более организованными и эффективными, используя простые стратегии, такие как определение целей и назначение работы конкретным ролям. В этой статье мы обсудим 11 советов по управлению крупными проектами, которые помогут вашей команде добиться успеха.

11 советов по управлению большими проектами

Вот 11 советов, которые вы можете использовать для управления крупными проектами:

1. Учитесь на предыдущих проектах

Даже если у вас есть опыт управления крупными проектами, изучите предыдущие проекты, выполненные вашей компанией. Знакомство со стратегиями, которые используют другие команды, может помочь вам создать эффективный план. Например, если команда использовала поставщика, который позволил ей уложиться в сроки, посмотрите, может ли тот же поставщик помочь вам с вашим проектом. Подумайте о том, чтобы изучить предыдущие проекты, просмотрев архивы компании и поговорив с менеджером другого проекта, потому что он может подробно рассказать о проблемах, с которыми они столкнулись.

2. Определите свою основную цель

Определение вашей основной цели может упростить планирование вашего проекта и измерение его успеха. Когда вы определите свою цель, попробуйте задать себе такие вопросы, как:

• Какую проблему вы решаете?

• Кто вдохновляет вас на завершение вашего проекта?

• Чего ты хочешь достичь?

• Какие результаты могут помочь вам измерить успех?

• Как долго вы ожидаете, что проект займет?

Например, фабрика может захотеть повысить производительность труда. Цель проекта — помочь компании стать более прибыльной, но команда учитывает потребности сотрудников для достижения своих целей. Это может удовлетворить потребности сотрудников и повысить прибыльность за счет всестороннего обучения и более организованного рабочего пространства. Команда планирует рассчитать прибыльность, разделив общий объем производства компании на количество рабочих часов, и измерить удовлетворенность сотрудников с помощью опросов, которые команда планирует завершить через шесть месяцев.

3. Ставьте меньшие цели

Определив цель, рассмотрите возможность создания более мелких целей, чтобы сделать проект более управляемым. Эти небольшие цели помогают вашей команде выполнять задачи, чтобы перейти к следующему шагу, позволяя вашему проекту уложиться в срок. Несколько крайних сроков также могут дать вашей команде чувство выполненного долга, поскольку они соблюдают каждый из них, мотивируя их на протяжении всего проекта.

Например, если конечной целью проекта является оптимизация его стратегии в социальных сетях, он может установить более мелкие цели, такие как:

• Исследовать целевую аудиторию

• Анализировать текущие показатели

• Оценивайте стратегии конкурентов

• Составьте еженедельный график публикаций

• Повышение вовлеченности пользователей

4. Создайте надежную команду

Создавая команду, старайтесь выбирать сотрудников, имеющих опыт работы с крупными проектами. Те, у кого есть предыдущий опыт, часто лучше соблюдают строгие сроки и сотрудничают с другими сотрудниками. Вы можете попросить руководителей посмотреть, кому вы можете доверить выполнение большого объема ответственности, но также подумайте о том, чтобы попросить сотрудников увидеть, кто в этом заинтересован. Когда кто-то увлечен вашим проектом, он с большей вероятностью станет ответственным членом команды.

Создавая свою команду, постарайтесь максимально четко изложить свои ожидания. Обеспечение понимания потенциальными членами своих обязанностей может помочь им определить, подходят ли они для этой роли. Если они понимают, что их другие задачи могут противоречить их способности укладываться в сроки, вы можете найти участников, которые могут посвятить больше времени и усилий вашему проекту.

5. Распределите ролевые обязанности

Назначение ролей может упорядочить ваш проект, гарантируя, что участники понимают свои обязанности. Роли, которые вы назначаете, могут различаться в зависимости от вашей отрасли, структуры компании и типа проекта, но многие проекты имеют схожие роли. Например, в большинстве команд есть руководитель проекта, который наблюдает за каждым этапом. В их задачи часто входит разрешение конфликтов, управление рисками и составление отчетов о состоянии. Другая распространенная роль — менеджер ресурсов, который координирует задания и распределяет ресурсы между проектными группами.

При назначении ролей рассмотрите возможность создания иерархии, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться в случае возникновения проблемы. Например, у вас могут быть лидеры групп, которые могут посоветовать, есть ли у их групп незначительная проблема. Если проблема выходит за рамки возможностей лидера группы, сотрудники могут поговорить с руководителем проекта.

6. Создайте позитивную атмосферу в команде

Создание позитивной атмосферы в команде может способствовать сотрудничеству. Попробуйте начать этот процесс, поделившись своей основной целью в начале проекта. Когда члены команды знают ожидаемый результат, они с большей вероятностью будут работать вместе для достижения этой общей цели. Вы также можете создать ощущение общности, позволив членам команды представиться и установить связи посредством объединяющих мероприятий.

Хотя вначале важно создать позитивную командную атмосферу, продолжайте этот процесс на протяжении всего проекта. Постоянное поощрение сотрудничества может помочь вашей команде преодолеть любые трудности крупных проектов.

7. Используйте инструменты для совместной работы

Одна из самых больших проблем при управлении крупными проектами — налаживание хороших коммуникаций. Когда члены вашей команды используют инструменты для совместной работы, они могут упростить свое общение и обеспечить соблюдение сроков. Многие команды полагаются на инструменты видеоконференций для делегирования ролей, обмена новостями и предоставления разъяснений. Они также могут использовать платформы прямого обмена сообщениями для облегчения разговоров в реальном времени и системы планирования для синхронизации своих календарей.

Когда вы решаете, какие инструменты совместной работы использовать, рассмотрите возможность внедрения протоколов, чтобы сотрудники могли эффективно общаться. Например, вы можете посоветовать членам команды обновлять свой статус на платформах прямого обмена сообщениями, когда они находятся вне офиса. Вы также можете предложить сотрудникам использовать электронную почту для передачи более длинных и формальных сообщений.

8. Проводите регулярные проверки

Отметки помогают измерять прогресс вашей команды. Планируя регулярные встречи, вы можете определить, соблюдают ли сотрудники свои сроки. Обучение или представление новых стратегий может помочь членам команды, которым не хватает некоторых целей, повысить производительность. Иногда вы можете понять, что их цели нереалистичны, и можете соответствующим образом скорректировать их.

Регулярные проверки также являются эффективным способом концентрации внимания вашей команды. Сотрудники могут упоминать о проблемах и запрашивать разъяснения, что позволяет им поддерживать свою производительность. Попробуйте поощрять членов команды делиться предложениями по улучшению работы проекта. Например, менеджер проекта может заметить, что клиент кажется озабоченным во время совещаний по прогрессу. Используя это наблюдение, вы можете перенести встречи по ходу работы на время, когда клиент не так занят, что позволит ему полностью уделить внимание вашей команде.

9. Поощряйте независимость

В то время как контроль может помочь командам оставаться сосредоточенными, сотрудники также могут извлечь выгоду из независимости. Те, у кого есть ресурсы и свобода, необходимые им для того, чтобы стать самостоятельными, часто становятся более эффективными. Например, рассмотрим команду, которая должна предоставить отчет клиенту к определенному сроку. Требования проекта предписывают команде получить доступ к данным для отчета из определенного источника, но этот источник недоступен.

Если сотрудники независимы, они могут использовать свои навыки решения проблем для доступа к данным. Они могут предложить альтернативные источники или даже предложить провести собственное исследование. Какой бы вариант они ни выбрали, их активное поведение может способствовать инновациям и позволить супервайзерам сосредоточиться на других частях проекта.

10. Управляйте рисками проекта

Поскольку многие проекты сопряжены с рисками, важно иметь эффективную стратегию управления рисками. Вы можете начать с определения наиболее вероятных проблем. Например, в прошлых проектах вашей компании, возможно, было сложно уложиться в сроки из-за проблем с поставщиками. Вы можете снизить этот риск, работая с поставщиками, имеющими репутацию эффективных поставщиков.

Помимо смягчения потенциальных проблем, ваша стратегия управления рисками может включать план их устранения в случае их возникновения. Например, даже если вы пользуетесь услугами надежного поставщика, он может поставить товары позже, чем вы ожидали. Ваш план может учесть эту проблему, сделав сроки более гибкими.

11. Будьте гибкими с изменениями

Гибкость может помочь вам справиться со всеми изменениями, которые могут произойти в вашем проекте. Например, клиент может пересмотреть свои требования после того, как ваша команда начнет работу над своим проектом. Вместо того, чтобы строго придерживаться первоначального плана, гибкость означает, что вы можете корректировать задания в соответствии с запросами клиента. Корректировки могут включать в себя то, что сотрудники сосредоточили внимание на другой цели или заставили группы использовать новое программное обеспечение.

Иногда корректировки могут исходить из наблюдений за производительностью, а не из запросов клиента. Например, вы можете заметить, что член команды более эффективно справляется с задачей, отличной от той, которую вы изначально ему поручили. Вы можете настроить роли, чтобы члены команды находились на наиболее продуктивных позициях.