11 полезных советов по управлению офисом

31 марта 2021 г.

Возможность управлять офисом важна, потому что она может настроить ваших сотрудников на успех и помочь создать мощную и привлекательную рабочую среду. Независимо от того, организуете ли вы свое рабочее место или помогаете развивать и обучать навыки членов команды, использование надежных методов управления может помочь вам улучшить ваше офисное пространство и повысить производительность вашей компании. В этой статье мы обсудим, почему управление офисом важно, и дадим вам список советов, которые помогут вам более эффективно управлять своим офисом.

Почему важно управление офисом?

Офис-менеджмент важен, потому что он может помочь вам более эффективно использовать рабочее время, повысить производительность труда сотрудников и повысить качество работы компании. Использование надежных стратегий и методов управления офисом также может помочь вам развить мощные административные навыки, создать конструктивную рабочую атмосферу и повысить моральный дух сотрудников.

Список советов по управлению офисом

Вот 11 полезных советов, которые вы можете использовать, чтобы улучшить управление своим офисом:

1. Организуйте пространство

Создание организованного пространства может помочь повысить эффективность вашей команды и создать благоприятную рабочую среду. Вы можете организовать свое офисное пространство несколькими способами, в том числе:

• Создание установленных рабочих зон для сотрудников

• Обновление файловых систем компании

• Маркировка полок, ящиков и ящиков

• Сортировка готовых проектных документов в ящики для хранения и файлы

• Ведение списка предметов, которые необходимо пополнить (чернила для принтера, степлеры и т. д.)

Уборка офисных помещений также может быть очень полезна при попытке создать благоприятную рабочую атмосферу. Подумайте о создании расписания, которое будет напоминать вам и вашей команде об уборке определенных частей офиса в течение рабочего дня. Например, по понедельникам вы можете убираться и вытирать пыль в комнате отдыха, а по четвергам — реорганизовывать и сортировать почту. Наличие чистой окружающей среды может помочь сотрудникам устранить отвлекающие факторы и повысить производительность труда.

2. Сохраняйте обновленные записи

Поддержание обновленных записей компании может быть важным шагом в управлении вашим офисом. Ведение списка контактной информации клиентов, обновление информации об оплате и отслеживание того, когда ваша команда уже связалась с клиентами, может сэкономить ваше офисное время и помочь вашей команде выполнять свои обязанности более эффективно.

Например, если продавец связывается с новым клиентом, ему может быть полезно записать контактную информацию клиента, как прошел разговор и нужно ли вашей команде снова связаться с этим клиентом в будущем. Если беседа прошла хорошо, и клиент уже рассматривает возможность покупки в вашем офисе, продавец может записать информацию, чтобы другой сотрудник не тратил время на то, чтобы связываться с одним и тем же клиентом дважды.

3. Распланируйте свою неделю

Планирование недели может помочь вам более эффективно управлять своим временем и расставлять приоритеты в работе. В начале недели просмотрите свои сроки, встречи и другие важные обязанности, которые вам нужно выполнить в течение этой недели, и отсортируйте их в зависимости от приоритета. При сортировке рассмотрите возможность использования следующих категорий:

• Стационарные: Стационарные действия — это любые встречи или обзоры сотрудников, для которых уже назначена дата. Эти обязанности часто уже запланированы для вас, и вы не можете легко их передвинуть. Полезно сначала заполнить все свои стационарные обязанности и спланировать другие задачи вокруг них.

• Высший приоритет. Задачи с наивысшим приоритетом часто представляют собой задания, которые вам необходимо выполнить в определенные дни в течение предстоящей недели или к концу недели. Может быть важно отсортировать эти задания по их срокам, чтобы вы могли выполнить их в порядке важности.

• Гибкость: гибкие занятия часто являются последними заданиями, которые вы вносите в свое расписание. Часто это задачи, которые вам не нужно выполнять к концу недели, но которые могут внести свой вклад в другой проект или в срок в ближайшем будущем. Если вы не можете уместить все желаемые гибкие занятия в текущую рабочую неделю, рассмотрите возможность переноса их на следующую неделю, когда у вас может быть больше времени для их выполнения.

Отсортировав информацию и создав еженедельное расписание, вы сможете лучше понять, чего вы реально можете достичь за одну неделю, и если вам нужно скорректировать цели проекта, делегировать работу или запросить продление сроков.

4. Делегируйте задачи

Делегирование задач сотрудникам и другим лицам может помочь повысить производительность и производительность вашего офиса, а также помочь вам уложиться в важные сроки. Например, если у вас есть большой проект, который нужно выполнить за короткий промежуток времени, подумайте о том, чтобы поручить выполнение небольших частей этого проекта разным членам команды. Они могут выполнять все эти небольшие задания одновременно, а затем позволяют собрать работу и информацию в один связный документ или отчет после их выполнения.

5. Установите рутину

Создание установленных процедур в офисном пространстве может помочь управлять рабочим процессом, создавать системы для обработки информации о клиентах и ​​реагирования на определенные чрезвычайные ситуации. Когда человек или член команды выполняет свои обязанности или задачи, ему может быть полезно иметь обычного человека, к которому можно обратиться, если ему понадобится дополнительная работа. Делегируя эту функцию другому члену команды, вы помогаете создать самодостаточный рабочий процесс, который позволяет команде стабильно работать в течение дня, освобождая при этом свое время для работы над собственными задачами и проектами.

Во время чрезвычайных ситуаций, например, если офисное здание было закрыто или сеть компании не отвечала, также важно иметь рутинные действия для продолжения работы и соблюдения важных сроков. Независимо от того, выполняете ли вы резервное копирование жестких дисков в офисе или имеете систему для удаленной работы, если это необходимо, наличие эффективных установленных процедур может помочь вам решить любые проблемы или конфликты на рабочем месте.

6. Устраните отвлекающие факторы

Устранение отвлекающих факторов на рабочем месте также может помочь создать продуктивную рабочую атмосферу. Создание свободных от работы зон, таких как комната для обеда или отдыха, планирование перерывов и ограничение доступа к некоторым веб-сайтам в рабочее время могут помочь повысить производительность труда и устранить ненужные отвлекающие факторы от офиса. Также может быть полезно установить таймер для себя, чтобы сосредоточиться на работе. Завершение работы 30–45-минутными сегментами с короткими перерывами между ними может повысить вашу скорость работы и помочь вам выполнять больше задач в течение дня.

Некоторые другие отличные способы уменьшить отвлекающие факторы на рабочем месте включают в себя:

• Отключение уведомлений на телефоне

• Настройка телефона в оттенках серого, чтобы уменьшить его привлекательность

• Ношение наушников с шумоподавлением, когда это необходимо

• Запланируйте определенное время в течение дня для проверки электронной почты.

7. Определите роли и обязанности

Когда сотрудники и отдельные лица понимают свои роли и обязанности в компании, это может помочь им узнать, какие задания и задачи им необходимо выполнять и выполнять свою повседневную работу более эффективно. Прежде чем вы наймете нового члена команды и во время оценки каждого сотрудника, может быть важно пройтись по основным обязанностям каждого человека. Это может напомнить им об их роли в компании, а также дать им знать, расширились ли или изменились их обязанности с момента их последнего разговора с вами.

Например, если один член команды отвечает за закупку расходных материалов и инвентаря компании, он знает, что вопросы о продажах или маркетинге могут быть адресованы другим лицам. Это также может позволить другим сотрудникам в офисе информировать этого члена команды, когда определенные запасы или запасы заканчиваются, чтобы они могли купить больше.

8. Дайте четкие инструкции

Важно убедиться, что сотрудники четко понимают цели проекта или задания, потому что это может помочь сэкономить время компании и обеспечить достижение ими всех поставленных целей проекта. Если вы не уверены, понял ли сотрудник или член команды ваши инструкции, попросите их передать вам информацию. Если они устно резюмируют цели проекта, вы узнаете, услышали ли они и запомнили ли они всю важную информацию.

Если некоторым сотрудникам сложно понять определенные аспекты целей или задач, поощряйте их задавать вопросы. Задавание вопросов может помочь им лучше понять и быстрее выполнить задание.

9. Установите офисные цели

Создание офисных целей с мощными стимулами, над которыми может работать каждый член команды, важно, потому что это может помочь поощрить командную работу офиса и повысить внимательность сотрудников к своей работе. Например, если вы создаете офисную цель, в которой говорится, что если команда увеличит свои продажи на 25% за один рабочий квартал, у них может быть трехдневный уик-энд, вы можете увидеть повышенную приверженность поиску новых клиентов и увеличению продаж совместными усилиями. всех подразделений офиса.

10. Сосредоточьтесь на создании команды

Отличный способ улучшить командную работу и более эффективно управлять своим офисом — запланировать время для тимбилдинга. Независимо от того, планируете ли вы мероприятия по сплочению коллектива в офисе в рабочее время или проводите веселые общественные мероприятия вне работы, выделяя время для общения ваших сотрудников друг с другом и развития их профессиональных отношений, вы можете улучшить общение в офисе и создать полезную и воодушевляющую рабочую атмосферу.

Примеры полезных мероприятий по сплочению команды включают в себя:

• Викторины

• Упражнения на доверие

• Готовка и званые обеды

• Охота за мусором

• Групповое волонтерство

11. Поощряйте дальнейшее обучение и развитие

Поощрение членов вашей команды к дальнейшему развитию и предоставление им возможностей для дальнейшего обучения может помочь улучшить моральный дух вашего офиса и повысить производительность сотрудников. Предоставление сотрудникам возможности улучшить свои профессиональные навыки и знания может помочь им выполнять свою работу более эффективно и повысить качество своих результатов.

Это также может помочь им продвигаться по карьерной лестнице в компании. Например, если вы делегируете помощнику по маркетингу задание, которое требует от него использования программного обеспечения, с которым он не знаком, подумайте о том, чтобы предоставить ему учебные пособия или попросить более опытного сотрудника обучить его работе с программой. После этого они смогут быстрее выполнить задание и снова использовать программное обеспечение для решения будущих задач.