11 основных документов для руководителя проекта

5 августа 2021 г.

Правильное управление проектом может включать в себя назначение задач членам команды и установление сроков. Чтобы помочь вам и вашей команде работать более эффективно, рассмотрите возможность использования основных документов по управлению проектами для управления работой при запуске нового проекта. Знание того, какие документы использовать и как их использовать, может помочь создать оптимизированный процесс, который будет полезен для успеха вашей команды. В этой статье мы обсудим, какие документы необходимы для управления проектами, и предоставим исчерпывающий список наиболее часто используемых документов.

Каковы основные документы управления проектом?

Основные документы по управлению проектами — это подробные письменные процессы, которые имеют решающее значение для эффективной и простой для понимания настройки проекта. Они предоставляют ценные услуги, такие как установление границ проекта и предоставление рекомендаций членам команды относительно ожиданий проекта. Использование правильных документов по управлению проектом может оказать положительное влияние на общее качество выполнения проекта и на ощутимые результаты, которые дает проект.

11 основных документов по управлению проектами

Рассмотрите этот список из 11 основных документов по управлению проектами, которые вы можете использовать при запуске следующего проекта:

1. Бизнес-кейс проекта

Бизнес-кейс проекта — это документ, в котором излагается потребность в проекте, который вы начинаете. Этот документ включает важную информацию, такую ​​как рынок продукта, который вы планируете разработать, или цель, которой будет служить ваш проект в рамках организации. Он оправдывает ценность, обеспечиваемую завершением проекта, по сравнению со стоимостью его выполнения. Как правило, вы представляете этот документ заинтересованным сторонам или старшим членам вашей компании на утверждение. Длина и уровень детализации документа также могут варьироваться в зависимости от потребностей проекта.

2. Устав проекта

Устав проекта обеспечивает формальную авторизацию проекта и включает информацию обо всех ключевых ожиданиях от него. Это может включать подробную разбивку каждого элемента или рассмотрение каждого на базовом уровне. Если вы планируете использовать устав проекта, вы можете включить такие элементы, как окончательные результаты, ожидаемые сроки, бюджет и ресурсы, выделенные для проекта, а также показатели для оценки завершенного проекта.

3. Планы коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта обеспечивает методы и ожидания для общения членов команды во время проекта. Этот план может включать встречи на протяжении всего процесса и каналы связи для обмена информацией между сотрудниками. Это гарантирует, что сотрудники знают, какие процедуры следует соблюдать при общении с другими во время завершения проекта.

4. График проекта

Документ планирования проекта описывает сроки проекта, включая общие целевые даты и графики выполнения задач проекта. График проекта также разъясняет ожидания персонала, руководства и заинтересованных сторон. Документ расписания служит справочным материалом для отдельных лиц и групп, работающих над проектом, позволяя им планировать свою работу, чтобы соответствовать всем ожиданиям планирования.

5. Бюджет проекта

Бюджетный документ проекта описывает ожидаемые расходы по проекту, включая общие уровни расходов и средства, доступные для команд или элементов проекта. Наличие бюджета важно при создании проекта для надлежащего делегирования средств. Чтобы лучше понять и получить более точные суммы ваших бюджетов, подумайте о том, чтобы включить в документ целевые расходы и жесткие ограничения. Целевой бюджет представляет собой ожидаемую стоимость проекта, тогда как ваши жесткие ограничения представляют собой максимальные затраты, доступные для проекта.

6. Структура работы

Структура декомпозиции работ обеспечивает подробное представление ожидаемой работы над проектом. Структура разбивки начинается с результатов, необходимых для завершения проекта, а затем делит эти результаты на более мелкие этапы и элементы. Подробная структура разбивки работ помогает вам управлять различными аспектами проекта и гарантирует, что вы учли все необходимые работы, необходимые для завершения проекта.

7. Матрица RACI

При создании нового проекта учитывайте роли и обязанности всех лиц, связанных с проектом. Матрица RACI — это простой подход к определению ключевых ролей в проекте, который включает:

• Ответственный: это включает в себя то, какие участники управляют какими элементами проекта. Ответственный участник завершает проект в соответствии с указаниями плана.

• Подотчетность: в подотчетную секцию входят сотрудники, такие как менеджеры проектов или руководители групп, которые следят за тем, чтобы конечный продукт соответствовал руководящим принципам проекта.

• Консультации: к ним относятся старший персонал, заинтересованные стороны и другие лица, которые могут иметь полномочия по принятию решений по проекту и которые получают обновленную информацию о планах и ходе реализации проекта.

• Информированный: этот раздел предназначен для лиц, которые получают обновления о ходе выполнения проекта, но не высказывают свое мнение или рекомендации. Этот раздел часто используется для заинтересованных лиц, не принимающих решения, которые могут получать бизнес-данные, но не имеют контрольного пакета акций компании.

8. Управление запросами на изменение

Документ управления запросами на изменение отслеживает все обновления проекта. При работе над проектом с людьми за пределами вашей компании формальный документ управления запросами на изменение гарантирует, что вы запишете любые изменения в первоначально согласованный план в официальном документе. Для внутренних проектов также полезно иметь письменный отчет о любых изменениях, внесенных в цели и ожидания. Это может помочь сотрудникам быть в курсе последней информации.

9. Журнал рисков

При запуске нового проекта рассмотрите потенциальные риски, связанные с проектом, чтобы подготовиться к возможным изменениям. В журналах рисков компании отмечаются все потенциальные риски по проекту, а затем умножаются финансовые или временные затраты на вероятность возникновения риска, чтобы найти ожидаемую стоимость для каждого из них. Включение журнала рисков для вашего проекта может помочь отслеживать важные изменения для дальнейшего использования.

10. Журнал действий и проблем

В то время как оценка рисков рассматривает потенциальные проблемы в проекте, журнал действий и проблем отслеживает события, которые произошли во время проекта. Журнал действий и проблем включает возникшие проблемы, шаги реагирования и результаты. Например, в журнале действий и проблем для строительного проекта может быть сделана запись о случае, когда ненастная погода привела к повреждению материалов. Он также может включать примечание о том, что экипаж начал использовать дополнительные крепления на брезенте, чтобы учесть более сильный, чем ожидалось, ветер в этом районе.

11. Извлеченные уроки

Рассмотрите возможность проведения анализа извлеченных уроков и проведения встречи с командой или ключевыми участниками, чтобы подвести итоги и оценить результаты проекта. Отслеживание этих уроков может предоставить вам справочный документ, к которому можно обращаться при планировании и выполнении будущих проектов. При создании этого документа вы можете адаптировать содержащиеся в нем данные в соответствии со своими потребностями. Общей информацией для включения в этот документ может быть инцидент, предпринятые действия и ключевые элементы полученной информации.