11 инструментов главного операционного директора (и как они могут помочь в управлении бизнесом)

31 августа 2021 г.

Главные операционные директора, или COO, отвечают за финансовый успех бизнеса. Программные приложения или другие онлайн-инструменты могут помочь главным операционным директорам преуспеть в своей роли, упрощая управление сотрудниками, отслеживая данные клиентов или обрабатывая заказы на продукцию.

Если вы хотите стать операционным директором или другим бизнес-лидером, важно знать инструменты управления, на которые операционный директор рассчитывает добиться успеха. В этой статье мы обсудим обязанности главных операционных директоров и 11 программных инструментов, которые могут помочь операционным директорам в управлении бизнесом.

Что делают операционные директора?

В то время как бизнес главный исполнительный директор (CEO) часто выступает лицом компании, взаимодействуя с публичной аудиторией, главные операционные директора заниматься внутренними делами и контролировать руководителей высшего и среднего звена. Их основная цель состоит в том, чтобы завершить операционную деятельность при минимальных затратах, максимальном повышении эффективности, сохранении качества продукции и услуг и поддержании удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Главные операционные директора принимают важные решения, чтобы поддерживать долю рынка компании, привлекать и удерживать клиентов, сокращать операционные расходы и увеличивать доходы. Они могут поручить команде исследователей и разработчиков сосредоточиться на добавлении в продукт определенной популярной функции или они могут поручить маркетинговой команде реализовать новую кампанию.

Преимущества инструментов COO

Руководители компаний, такие как главные операционные директора, имеют обширные обязательства, и они часто могут использовать любую помощь, которую могут получить. Программное обеспечение и другие инструменты могут предоставить операционным директорам следующие преимущества:

• Простота: компьютерные программы удобно упорядочивают информацию, облегчая работу операционным директорам. Вместо документирования и сортировки данных вручную менеджеры могут вводить данные в базы данных и автоматизировать процессы, чтобы сэкономить время и усилия.

• Скорость: вместо того, чтобы выполнять повторяющиеся задачи вручную, главные операционные директора могут использовать программное обеспечение, чтобы делать это автоматически и быстро. Таким образом, они могут сосредоточить свою энергию и таланты на отслеживании и решении более сложных вопросов, требующих личного контроля.

• Точность: компьютеры могут обрабатывать информацию и обрабатывать ее с меньшим количеством ошибок, особенно при математических расчетах, чем люди. Инструменты главного операционного директора помогают исполнителям этой роли давать четкие, точные и подробные инструкции сотрудникам.

• Доступность: Благодаря облачным вычислениям лица, занимающие руководящие должности, могут как получать доступ к данным из любого места, так и эффективно делиться ими с другими. Это означает, что команды могут просматривать и обновлять проекты в режиме реального времени, автоматически отслеживая и сохраняя свои изменения, прогресс и результаты.

• Организация: онлайн-инструменты организации позволяют операционным директорам упорядочивать данные интуитивно понятным и доступным способом и легко представлять их другим. Эти цифровые методы также помогают профессионалам сократить бумажные отходы и поддерживать чистоту офисных помещений без беспорядка, что может сделать работу более приятной.

11 инструментов COO для поддержки управления бизнесом

Проводя исследования и планируя, бизнес-лидеры могут найти способы упростить свою работу и улучшить рабочий процесс всего бизнеса. Вот некоторые инструменты главного операционного директора, которые могут быть полезны для выполнения ваших должностных обязанностей:

1. Панели главного операционного директора

Информационная панель главного операционного директора — это единый экран, на котором руководители предприятий могут просматривать сводки по ключевым ресурсам. Они позволяют главным операционным директорам изучать и понимать различные фрагменты информации в одном месте и сравнивать их друг с другом. Панели мониторинга представляют данные в режиме реального времени в наглядной, интерактивной и наглядной форме. Они рассматривают наиболее важные показатели деятельности компании, помогая операционным директорам оценивать процессы и устранять ошибки. Многие из них оснащены интеллектуальными сигналами тревоги, которые уведомляют пользователей в случае возникновения аномалии. Это может сократить время решения проблем, что приведет к большей общей стабильности бизнес-функций.

Информационные панели могут быть более удобными и динамичными, чем другие инструменты, такие как электронные таблицы. Их автоматический импорт, экспорт и обработка данных экономят время и усилия профессионалов. Информационные панели могут использоваться по-разному в зависимости от отрасли, но вот некоторые возможности, которые они могут предоставлять:

• Мониторинг проектов, включая сроки, статусы и результаты

• Отслеживание обработки заказов и складских операций

• Отслеживание доставки и информации о доставке

• Мониторинг и анализ вовлеченности и удержания клиентов

• Общайтесь с сотрудниками и оценивайте их удовлетворенность

2. Отчеты главного операционного директора

Отчеты главного операционного директора — это визуальные сводки о деятельности компании или деятельности конкретного отдела, команды или проекта. Вы часто можете загрузить такой отчет с помощью панели управления COO. Отчеты описывают прогресс в данный момент времени и позволяют главным операционным директорам отправлять этот проект через общедоступные URL-адреса, электронные письма и другие каналы конкретным получателям. Они также могут автоматизировать эту систему отчетности, чтобы заинтересованные лица могли получать обновления еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Бизнес-лидеры также используют отчеты для представления высокоуровневых показателей в простой и убедительной форме во время совещаний исполнительного совета и сотрудников.

3. Информационные панели логистики

Компьютерное программное обеспечение имеет решающее значение для эффективной системы логистики, чтобы удовлетворять потребности клиентов и доставлять товары как можно быстрее. Это может помочь операционным директорам ставить реалистичные цели доставки, выявлять тенденции и решать проблемы. В целом, это позволяет им повысить качество и скорость обслуживания клиентов, поддерживая при этом сотрудников. Вот некоторые из ключевые показатели эффективности (KPI) панель логистики может измерять:

• Сроки доставки: информационные панели логистики могут отслеживать время погрузки, разгрузки, доставки и других процессов. Это помогает предприятиям информировать клиентов о том, чего ожидать, и улучшает стратегии доставки и обслуживания клиентов.

• Статусы доставки: эта функция помогает подтвердить, когда водитель завершил доставку, и уведомить клиента об этом. Главный операционный директор может оценить их, чтобы определить, что может вызвать задержки, например, блокпосты или ненастная погода.

• Транспортные средства доставки: информационные панели могут отслеживать и сообщать о местонахождении и маршрутах водителей доставки или других грузов. Он также может показать, не используются ли какие-либо транспортные средства в настоящее время и находятся ли они на обслуживании.

• Расходы, связанные с транспортировкой: главные операционные директора могут проверить, соответствуют ли расходы на отгрузку, хранение и доставку их транспортным бюджетам. Одной из основных обязанностей главных операционных директоров является снижение затрат при одновременном обеспечении удовлетворенности сотрудников и клиентов.

4. Панели управления персоналом

Главный операционный директор сотрудничает с отделом кадров своей компании, чтобы нанимать персонал, распоряжаться заработной платой, поддерживать благополучие сотрудников и предоставлять другие услуги для сотрудников. Главные операционные директора могут использовать информационные панели управления персоналом, чтобы легко оценить эти функции, связанные с командой. Вот некоторые компоненты, которые может измерять информационная панель управления персоналом:

• Производительность сотрудников

• Управление заработной платой и льготами

• Удовлетворенности сотрудников

• Абсентеизм

• Стоимость обучения

• Удержание и текучесть кадров

5. Финансовые панели

Главный операционный директор работает с генеральным директором и финансовым директором, чтобы поддержать финансовый успех компании. Это означает, что им необходимо отслеживать финансовую информацию и планировать заранее, чтобы обеспечить работу бизнеса в будущем. Они могут использовать финансовые информационные панели для просмотра следующих ключевых показателей эффективности и делиться ими с другими руководителями высшего звена:

• Текущий оборотный капитал: это текущие активы компании, такие как денежные средства, дебиторская задолженность и расходы предоплаты, за вычетом ее текущих обязательств, таких как кредиторская задолженность, задолженность по кредитной карте и налоги.

• Цикл преобразования денежных средств: это то, насколько эффективно компания конвертировала свои инвестиции, запасы и другие материалы в денежные средства в течение определенного периода времени.

• Коэффициент ошибок при оплате поставщиком: это показатель того, насколько эффективно отдел кредиторской задолженности обрабатывает платежи. Он проверяет такие ошибки, как повторяющиеся платежи, ошибочные адреса или неправильные денежные суммы.

6. Программное обеспечение плана действий

Руководство может приобрести программное обеспечение для организации своих личных и командных планов действий, приоритетов и главных ежедневных целей. Они могут использовать цифровые календари и списки дел, чтобы постоянно обновлять свои расписания и делиться ими с коллегами, сводя при этом к минимуму использование бумаги. Они также могут получить доступ к этой информации со своих телефонов, компьютеров и других устройств, что позволяет работать из разных мест.

7. Виртуальные помощники

Найм помощи через веб-сайты виртуальных помощников может помочь операционным директорам делегировать задачи и сбалансировать свои обязанности. Существует множество онлайн-ресурсов с пулами квалифицированных кандидатов в помощники руководителя, как правило, с дипломами в области бизнеса и другими полномочиями. Просмотрите свой выбор, выберите помощника, и программное обеспечение может провести процесс найма за вас. Затем вы можете общаться с этими сотрудниками с помощью видеозвонков и электронной почты, чтобы объяснить задания и проверить их прогресс. Это хороший вариант для тех, кто хочет временно отдать бизнес или дизайнерскую работу на аутсорсинг, не инвестируя полностью в нового штатного сотрудника.

8. Социальные сети

Приложения для социальных сетей — отличный способ взаимодействовать как с клиентами, так и с сотрудниками. Сильное присутствие в Интернете очень важно для бизнеса, чтобы оставаться доступным и актуальным для потенциальных клиентов. Те, кто хочет узнать больше о компании, могут найти социальные профили компании в Интернете, просмотреть ее биографию и изображения, открыть ее веб-сайт и даже отправить ей сообщение с вопросами. COO также могут создать профессиональные онлайн-профили, чтобы общаться с другими бизнес-лидерами и продвигать миссию своей компании.

9. Приложения для планирования в социальных сетях

Участие в социальных сетях может привлечь внимание компании и повысить узнаваемость ее бренда. Однако для успешного взаимодействия обычно требуется, чтобы компания регулярно публиковала интересный контент в своих профилях. Существуют приложения, в которых главный операционный директор может планировать автоматические публикации в социальных сетях без необходимости делать это вручную. Это может помочь операционным директорам загружать сообщения в нужное время, когда в приложении высокий уровень пользовательского трафика.

10. Приложения для видеозвонков

Приложения для видеозвонков чрезвычайно полезны для общения на рабочем месте. Они часто могут обслуживать больше участников, чем просто телефонные звонки, и позволяют руководителям групп совместно использовать экраны своих компьютеров и демонстрировать слайды. Они даже включают функции чата, где модераторы могут проводить опросы, а гости могут задавать вопросы. Это отличный способ оставаться на связи с сотрудниками в условиях удаленной работы.

11. Программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами может быть полезно различным бизнес-менеджерам и руководителям. Во многих компаниях и отраслях руководители концептуализируют и реализуют проектные идеи для выполнения основных бизнес-операций и стимулирования улучшений. Управление проектами — это способ структурировать и оптимизировать рабочий процесс, а также эффективно делегировать и выполнять задачи. Этот тип программного обеспечения обычно имеет следующие функции:

• Планирование: на этом этапе главные операционные директора могут определить, необходимы ли и осуществимы ли их проектные идеи для реализации. Это включает в себя разработку целей, изучение графиков, поиск источников финансирования и определение этапов проекта.

• Делегирование. Ключевым аспектом этих приложений является то, что они могут разбивать большие проекты на более мелкие, более управляемые задачи. Руководители могут делегировать эти задания определенным командам и сотрудникам, чтобы профессионалы могли работать вместе, чтобы выполнить их к установленному сроку.

• Сроки: операционные директора могут использовать программное обеспечение для управления проектами для разработки сроков и графиков работы, исходя из ресурсов и возможностей своей компании. Сроки помогают структурировать работу и мотивировать сотрудников выполнять свои обязанности.

• Анализ: Программное обеспечение для управления проектами отслеживает отправку работ, позволяя менеджерам анализировать производительность и производительность. В зависимости от того, что они видят, главные операционные директора могут оказывать большую поддержку команде или давать конкретные положительные отзывы членам команды.

• Коммуникация: такие приложения обычно включают в себя системы обмена сообщениями, в которых коллеги могут общаться друг с другом о ходе проекта. Это имеет решающее значение для компонентов рабочего процесса, таких как логистика и обеспечение качества, поскольку сотрудники могут сообщить другим, если заметят проблему, требующую решения.

• Бюджетирование: для успешного выполнения проекта компаниям необходимо составить бюджет и придерживаться его. Программное обеспечение для управления проектами помогает отслеживать расходы и доходы, чтобы мероприятия не выходили за рамки бюджета.