10 важных преимуществ PMO (офис управления проектами)

Разработка стандартных практик и методологий может помочь организации последовательно и более эффективно выполнять высококачественные проекты. Эта стандартизация является функцией PMO, группы внутри организации, которая действует как хранилище для проектов и система поддержки для проектных групп. Если вы участвуете в управлении проектами, вам может быть полезно узнать, как PMO может способствовать завершению проекта и согласованию целей. В этой статье мы объясним, что такое PMO, рассмотрим три типа и опишем 10 преимуществ их наличия.

Что такое PMO?

PMO — это офис управления проектами, централизованная группа или подразделение, которое координирует и обрабатывает проекты организации или отдела внутри нее. Основная цель PMO — стандартизировать процедуры, с помощью которых организация выполняет свои проекты. Благодаря стандартизации различные проектные группы внутри организации могут применять надежные методы для получения согласованных результатов, связанных с проектом. PMO также может управлять данными и отчетностью, обучать персонал, разрабатывать инструменты управления проектами и устанавливать методы повышения эффективности процессов. Другие обязанности PMO включают:

• Приоритизация проектов в соответствии со стратегическими целями организации

• Управление ресурсами проекта и решение проблем, связанных с ресурсами

• Поддержание, обновление и предоставление данных проекта заинтересованным сторонам

• Ведение документации по каждому проекту

• Контроль за ходом реализации проектов организации

• Поддержка команд и менеджеров, работающих над проектами

PMO часто представляет собой высокопоставленную группу, стоящую ниже основных лиц, принимающих решения в организации. Его положение по отношению к организационному руководству и руководителям групп помогает PMO передавать важную информацию о проекте высшему руководству и потребности высшего руководства персоналу, работающему над проектами.

Наличие PMO может быть полезным для организаций, которые управляют большим количеством проектов или занимаются проектами, в которых участвует несколько отделов. PMO также может помочь контролировать расходы по проекту за счет распределения ресурсов и поддерживать прозрачность, выступая в качестве канала связи.

Какие существуют типы PMO?

Конкретные характеристики PMO могут различаться в зависимости от организации, в которой он работает, и целей, которые он ставит перед собой. Однако у PMO достаточно общих характеристик, поэтому их можно разделить на три категории:

Поддерживающий

Поддерживающий PMO собирает и хранит все проекты организации и оказывает поддержку по мере необходимости. Он практически не контролирует различные проекты, вместо этого играя скорее консультационную роль, чтобы убедиться, что команды следуют передовым методам и обладают знаниями, необходимыми им, чтобы оставаться на правильном пути. Поддерживающий PMO может также дать совет о том, как приступить к новым проектам, на основе информации, полученной в предыдущих проектах.

Контроль

Контролирующий PMO выполняет ту же консультативную роль, что и поддерживающий PMO, но имеет полномочия принуждать команды следовать организационным практикам, таким как использование определенных инструментов и соблюдение определенных методологий. Контролирующий PMO осуществляет умеренный уровень контроля над проектами организации.

Директива

Директивный PMO может полностью руководить проектами организации, осуществляя высокий уровень управленческого контроля. Он назначает менеджеров проектов для проектов, получает отчеты от этих менеджеров и несет ответственность за результаты каждого проекта. Директивный PMO, выступая в качестве централизованного органа организации по проектам, может помочь обеспечить согласованность всего портфеля.

10 преимуществ PMO

Наличие PMO в вашей организации может оптимизировать управление проектами и в результате обеспечить дополнительные преимущества. Вот список из 10 преимуществ, которые может предоставить PMO:

1. Стандартизация

PTO может унифицировать проектный подход организации путем стандартизации ее методов и процессов. Стандартизация может помочь менеджерам проектов, устанавливая правила того, как они должны выполнять задачу. Например, предоставленные самим себе, два отдельных менеджера проектов могут иметь разные ожидания в отношении написания отчетов, но стандартизация может гарантировать, что каждый отчет будет включать один и тот же формат, тип детализации и многое другое. Это также может помочь высшему руководству сравнивать результаты работы менеджеров проектов, устанавливая базовые критерии.

2. Стабильные и точные результаты

Стандартизация может быть особенно полезна, если команда сталкивается с трудностями при выполнении проекта. Стандарты, установленные PMO, могут помочь команде преодолеть трудности и добиться прогресса. Кроме того, с постоянной документацией, которую поддерживает PMO, он может создать более четкую и точную картину того, как оценивать продолжительность проектов, устанавливать бюджеты и распределять ресурсы для будущих проектов.

3. Снижение затрат

Повышение точности может привести к дополнительным преимуществам снижения стоимости проекта. Наличие точной оценки времени, денег и материалов, необходимых для проекта, снижает вероятность пересмотра или адаптации в середине проекта, что может привести к увеличению затрат, не учтенных в бюджете. PMO также постоянно отслеживает детали проекта, такие как стоимость, что позволяет управлять в режиме реального времени, чтобы гарантировать, что команда не выходит за рамки бюджета.

4. Содействие завершению проекта

PMO может облегчить завершение проекта, позволяя руководителям проектов и командам сосредоточиться на выполнении плана, достижении результатов и достижении контрольных точек, в то время как PMO занимается внутренними действиями по документации, отчетности, коммуникации и анализу. Его анализ также может облегчить завершение, предоставляя информацию для пересмотренных методологий, которые могут повысить производительность.

5. Согласование с целями организации

Одной из наиболее важных функций PMO является определение того, соответствует ли проект долгосрочным целям организации. Если PMO видит, что завершение определенного проекта может не продвинуть организацию к ее целям, он может отменить проект, чтобы перенаправить время, деньги и ресурсы на другие проекты, которые лучше согласованы. Таким образом, PMO помогает гарантировать, что деятельность организации всегда приносит пользу.

6. Центр знаний

PTO вашей организации может функционировать как центр знаний в различных формах. Как координирующий центр для всех проектов организации, PTO может быть в курсе любых сходств по объему между проектами в разных отделах и может делиться знаниями, которые могут направлять проектные группы. PTO также понимает требования каждого проекта и поэтому может направлять команды к образовательным ресурсам, которые могут облегчить завершение проекта.

7. Централизованные данные

Точно так же PTO является единицей хранения всех данных проекта в организации. Централизация может упростить работу групп по поиску необходимых им данных. Он также поддерживает видимость для всех заинтересованных сторон деталей проекта, таких как зависимости и причины остановки прогресса. Эта видимость может быть полезна для обсуждения проблем между проектными группами и высшим руководством и позволяет им работать вместе над разработкой решений на основе конкретных данных.

8. Обучение, наставничество и коучинг

PMO может выявить лучшие лидерские качества среди руководителей проектов и помочь в их развитии посредством обучения, наставничества и коучинга. Помогая отточить навыки управления проектами, PTO обеспечивает профессиональную поддержку, которая может не только подготовить более квалифицированный персонал; но также и руководители групп, которые чувствуют себя ценными, что может способствовать удержанию сотрудников.

9. Обеспечение качества

PMO может помочь обеспечить контроль качества, предлагая уникальную точку зрения на выполнение проекта. Взгляд со стороны часто может определить области, нуждающиеся в улучшении, которые не видят те, кто ближе к проекту. Например, член PMO может признать, что проектная группа могла бы использовать свои ресурсы более оптимально, и дать представление о том, как это можно сделать. Это может помочь команде достичь своих показателей качества и более точно завершить проект.

10. Лучшее принятие решений

PMO — это место, где пересекаются устремления и опыт высшего руководства, руководства команд и проектных групп, что дает PMO обширный справочный материал, из которого можно извлечь полезные идеи. Это может быть полезно в случае сбоя или препятствия для проекта. Чтобы обойти препятствие, менеджер проекта может проконсультироваться с PMO, чтобы рассмотреть альтернативные действия, основанные на прошлых проектных решениях.