10 советов по успешному использованию RPA
25 февраля 2021 г.
RPA может позволить вам получить преимущество перед конкурентами за счет повышения производительности, качества продукции и даже обслуживания клиентов. Это также позволяет вам избавиться от утомительных и повторяющихся задач, повышая удовлетворенность вашей рабочей силы и снижая текучесть кадров. Поскольку RPA, как правило, требует значительных первоначальных вложений ресурсов компании, полное понимание RPA, ее преимуществ и недостатков является хорошим первым шагом при определении того, следует ли вам рассматривать ее для своей организации.
В этой статье мы обсудим, что такое RPA, его преимущества и недостатки, и поделимся 10 советами о том, как успешно использовать RPA.
Что такое РПА?
RPA — это применение технологий, направленных на автоматизацию бизнес-процессов. RPA, что означает роботизированная автоматизация процессов, может устранить утомительные задачи и освободить время сотрудников, чтобы сосредоточиться на более важной работе. Используя инструменты TPA, компания может использовать робота или, скорее, программное обеспечение для захвата и интерпретации приложений для обработки транзакций, запуска ответов или манипулирования данными. Они также могут обмениваться данными с другими системами для выполнения множества повторяющихся задач, что исключает риск ошибок и экономит ценные ресурсы компании.
Преимущества РПА
Использование RPA имеет ряд преимуществ, в том числе:
Сокращение затрат на персонал и человеческих ошибок
Снижение эксплуатационных расходов
Улучшение процессов и предоставление компаниям возможности повысить производительность
Повышение согласованности со стандартизированными процессами, повышение качества продукции
Улучшение обслуживания клиентов за счет устранения человеческих ошибок и повышения общей удовлетворенности клиентов
Снижение текучести кадров, поскольку сотрудники больше не выполняют скучные и повторяющиеся задачи.
Недостатки RPA
Есть несколько недостатков RPA, в том числе:
Страх потери работы: сотрудники могут опасаться, что добавление роботизированной автоматизации процессов может поставить под угрозу их работу.
Затраты на инвестиции: внедрение автоматизации процессов может потребовать значительных первоначальных инвестиций.
Потеря гибкости: могут быть ограничения или меньшая гибкость рабочего процесса, когда вы настраиваете процессы для автоматизации.
Десять советов по эффективному использованию RPA
Вот несколько советов, которые вы можете использовать для успешного использования роботизированной автоматизации процессов.
Полностью понять процесс, который вы автоматизируете.
Устанавливайте ожидания и управляйте ими.
Сосредоточьтесь на конкретных целях.
Начните с готовых решений.
Автоматизируйте постепенно.
Проведите комплексный анализ затрат и результатов.
Включите свою ИТ-команду.
Думайте о долгосрочной перспективе.
Заранее планируйте переход на автоматизацию.
Начните со зрелых процессов.
1. Полностью понять процесс, который вы автоматизируете
Чтобы успешно использовать RPA, вы должны сначала определить, оценить и задокументировать процессы, которые вы автоматизируете. После того, как вы их автоматизировали, вы можете проверить и протестировать их, чтобы убедиться, что автоматизация дает желаемые результаты.
2. Устанавливайте ожидания и управляйте ими
При внедрении RPA крайне важно управлять ожиданиями исполнительной команды и браться за дело с осторожным оптимизмом. Наиболее важными областями, в которых вам необходимо управлять ожиданиями, являются:
Время реализации
Стоимость внедрения
Экономия затрат
Преимущества аналитики
Составьте график общения, в котором будут указаны причины процесса и действия, которые потребуются от каждого члена команды. Кроме того, составьте план общения с руководством и ключевыми заинтересованными сторонами, поскольку их участие имеет ключевое значение для эффективного долгосрочного развития. Часто именно они обучают сотрудников тому, что такое RPA, что он может и чего не может делать и как он может облегчить жизнь каждого.
3. Сосредоточьтесь на конкретных целях
Цель RPA должна быть ясной. Документируйте и сообщайте об основной цели и управляйте вехами успеха. Убедитесь, что все имеют четкое представление о технических и деловых преимуществах. Определите набор измеримых целей, а также вехи. Затем установите ожидания относительно целей и управляйте ими, регулярно обмениваясь информацией, пока цель не будет достигнута.
4. Начните с готовых решений
Доступно множество инструментов, позволяющих быстро внедрить автоматизацию, не разрабатывая ее самостоятельно. Как только вы определите свои цели, используйте уже созданные исследовательские инструменты, чтобы сэкономить время и ресурсы вашей организации.
5. Автоматизируйте постепенно
Внедрение автоматизации требует времени и ресурсов, хотя, если вы сделаете это успешно, вы быстро восстановите и то, и другое. Создайте список того, что вы могли бы автоматизировать, что повлияет на вашу организацию, а затем расставьте приоритеты этих задач в зависимости от объема усилий и рисков, связанных с добавлением RPA. Начните с процессов, которые принесут наибольшую прибыль при минимальном риске.
6. Проведите всесторонний анализ затрат и результатов
Что-то, что вы также должны учитывать перед внедрением любой автоматизации, — это экономическая жизнеспособность автоматизации. Сравните инвестиции в автоматизацию с ожидаемой отдачей и используйте ее как основу для своего решения. Анализ должен проводиться в каждом отделе, чтобы вы могли получить более глубокое представление о потенциале в различных секторах вашей организации. Привлекайте руководство и другие ключевые заинтересованные стороны к сканированию процессов и возможностей.
7. Включите свою ИТ-команду
Члены вашей ИТ-команды могут предоставить важную информацию, когда вы выбираете инструмент RPA, отвечающий вашим бизнес-целям. Их опыт также будет полезен при возникновении непредвиденных проблем или сбоев. Вы также можете использовать их знания для обучения других сотрудников.
8. Думайте о долгосрочной перспективе
Пока вы рассматриваете различные инструменты, имейте в виду, что вам нужно найти долгосрочное решение. Он должен быть достаточно гибким, чтобы позволить вам расти, и он должен быть в состоянии адаптироваться к будущим изменениям. Знайте, каковы ваши приоритеты и сможет ли выбранный вами инструмент обеспечить большую автоматизацию, возможно, в других отделах в будущем.
9. Планируйте переход на автоматизацию заранее
Прежде чем переключаться на автоматизацию, сначала выполните эти задачи вручную, чтобы полностью понять предметную область. Если вы создаете полностью новый продукт, будьте осторожны с количеством задач, которые вы автоматизируете, на случай, если вам нужно будет внести изменения или временно вернуться к ручным задачам.
10. Начните со зрелых процессов
Существует множество бэк-офисных процессов, которые требуют больших объемов, повторяются и подвержены ошибкам. Хорошие примеры этого можно найти в сборе данных, надлежащей проверке клиентов, продажах, проверке и адаптации сотрудников. Рекомендуется начать со стандартных, основанных на правилах, зрелых процессов, особенно тех, которые улучшат качество обслуживания клиентов. Создав основу для автоматизации в масштабах предприятия, вы повысите вероятность успеха.