10 основных компонентов управления проектами

19 марта 2021 г.

Процесс завершения проекта требует различных компонентов управления проектом для обеспечения его успеха. Работая в роли менеджера проекта, вы должны принимать решения, связанные с целями, сроками и результатами проекта, и доводить их до своей команды, чтобы определить свои ожидания. Когда вы понимаете компоненты, необходимые для плана управления проектом, это может помочь мотивировать вашу команду и удерживать ее на задании. В этой статье мы описываем 10 основных компонентов управления проектами и то, как управлять ими в качестве менеджера проекта.

Что такое управление проектами?

Управление проектом относится к наблюдению за завершением проекта при соблюдении определенных критериев и сроков. Менеджер проекта обычно работает с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы определить общие цели и критерии, необходимые для успешного выполнения проекта.

Они создают команду, которая может выполнять задачи для достижения этих целей, и создают план, обеспечивающий завершение проекта в соответствии с соответствующими сроками и бюджетными ограничениями. Менеджер проекта отвечает за координацию усилий по проекту между заинтересованными сторонами и проектной командой и отслеживает его ход, чтобы не отклоняться от намеченного пути.

10 компонентов управления проектами

В следующем списке представлены основные компоненты управления проектами и приведены подробные сведения о том, как эффективно ориентироваться в них в качестве менеджера проекта:

Цели

Начиная проект, вы должны определить свои цели. Определите, каких конкретных результатов вы надеетесь достичь, завершив проект. Постановка целей также может помочь мотивировать и организовать команду вашего проекта. В зависимости от ваших потребностей, эти цели могут охватывать различные категории. У вас могут быть бизнес-цели, которые поддерживают общую организацию, а также финансовые цели и цели производительности, чтобы гарантировать, что проект соответствует бюджету и рекомендациям по качеству.

Эффективным способом разработки целей является использование метода SMART. Вы можете использовать следующие шаги для создания целей SMART:

• Сделайте их конкретными: используйте четкие и краткие формулировки, чтобы члены команды понимали ваши ожидания. Им нужно знать, какие задачи нужно выполнить или какие требования выполнить для достижения цели.

• Сделайте их измеримыми: у вас должна быть возможность измерять цели количественно или качественно. Например, при разработке продукта качественные цели могут представлять определенные функции, которые должен включать продукт. Эти измерения гарантируют, что вы знаете, когда команда достигает цели.

• Сделайте их достижимыми: вам необходимо убедиться, что цели реалистичны для команды, чтобы достичь их в рамках бюджета проекта, графика и доступных ресурсов. Если нет, вам может потребоваться скорректировать цель или скорректировать соображения проекта, чтобы сделать цель достижимой.

• Сделайте их релевантными: ваши цели должны соответствовать проекту и его общим задачам. Ставьте цели, которые повышают ценность проекта или приближают команду к его завершению.

• Дайте им временную шкалу: у проекта есть временная шкала, поэтому вам нужно установить цели, которые ваша команда должна выполнить в эти сроки. Сроки также могут помочь мотивировать некоторых членов команды и обеспечить их ответственность при выполнении задач.

Объем

Масштаб определяет результаты проекта, в том числе то, как выглядит конечный продукт или как он работает. Создание области может потребовать определения других компонентов проекта, таких как цели, стандарты качества, бюджеты и сроки.

Например, проект может быть направлен на создание оздоровительного приложения для внутренних сотрудников. В рамках проекта команда может сказать, что приложение можно загрузить на все операционные системы, оно требует имени пользователя и пароля, предоставляет упражнения для медитации и позволяет пользователям отслеживать свои цели в фитнесе. Он определяет результат, которого хочет достичь команда.

Как руководитель проекта, вы также должны определить задачи, результаты, сроки и ресурсы, необходимые для достижения этого результата. Этот шаг поможет вам и вашей команде понять, сколько времени вам нужно для завершения проекта и связанных с этим затрат. Это также гарантирует, что все понимают ожидания в отношении того, что им нужно выполнить.

Когда члены команды знают, какие задания им нужно выполнить или какие результаты они должны произвести, это позволяет им сосредоточиться на задаче. Четко определенный объем помогает избежать выполнения каких-либо задач, которые не способствуют достижению общих целей проекта.

Ключевые достижения

Как руководитель проекта, вы должны определить основные вехи или конечные результаты, которые должна выполнить ваша проектная группа. Вехи представляют собой ключевые достижения или цели, которые необходимо выполнить, а основные результаты относятся к важным продуктам, которые создает команда. Как правило, вы включаете контрольные сроки в свой план временной шкалы, чтобы отслеживать ход выполнения проекта.

Например, конечной целью вашего проекта может быть создание новой обучающей платформы для сотрудников. Ваши основные результаты могут включать документ с подробным описанием окончательных требований к дизайну платформы. Ваши этапы могут включать в себя создание платформы, тестирование ее доступности для пользователей и ее запуск.

Вехи проекта и основные результаты отличаются от ежедневных задач. Однако вы можете разбить результат на более мелкие результаты и задачи, используя другой компонент управления проектом — структурную декомпозицию работ. Ключевые достижения и результаты предлагают более общие цели высокого уровня, над которыми должна работать команда. Достигая важных вех, члены команды чувствуют себя успешными, потому что знают, что приближаются к конечной цели.

Лента новостей

После того, как проектная группа определила масштаб и цели, она должна определить график завершения проекта. Вы можете работать с внешними заинтересованными сторонами, чтобы помочь установить сроки, которые должны соблюдаться вашей проектной группой.

Как менеджер проекта, вы также несете ответственность за отслеживание прогресса команды на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что все идет по графику. Этот компонент работает в сочетании с определенными вами ключевыми достижениями или вехами, поскольку они могут служить маркерами прогресса на временной шкале проекта.

Наряду с общей временной шкалой вам также может потребоваться запланировать выполнение отдельных задач или более мелких целей. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами или создать электронную таблицу, в которой указаны даты начала и ожидаемого окончания каждой задачи.

Определение сроков и расписаний и предоставление их членам команды и заинтересованным сторонам помогает обеспечить выполнение задач. Это также позволяет всем следить за ходом проекта и привлекать соответствующих лиц к ответственности за выполнение своих обязанностей.

Бюджет

Бюджет показывает сумму денег, выделенную на проект. Как руководитель проекта вы несете ответственность за распределение и отслеживание денежных ресурсов. Однако вам может потребоваться получить информацию от руководства или соответствующих заинтересованных сторон. Контролируйте проект, чтобы убедиться, что вы соблюдаете бюджет или вносите в него коррективы по мере необходимости.

Бюджеты различаются, но могут включать в себя стоимость выполнения конкретных задач, выплаты поставщикам или сотрудникам или стоимость любых материалов, используемых в ходе проекта. Этот компонент может быть связан с другими элементами проекта, такими как объем, график и план человеческих ресурсов.

Структура разбивки работ

Структура декомпозиции работ (WBS) делит проект на более мелкие задачи. Эти задачи поддерживают выполнение определенных этапов и результатов проекта. Как менеджер проекта, вы назначаете задачи членам команды, а также можете устанавливать порядок их выполнения.

Чтобы отслеживать структуру разбивки работы, вы можете создать диаграмму или документ, в котором перечислены все задачи и лица, назначенные для их выполнения. Этот компонент обеспечивает подотчетность в команде и помогает проекту не отставать от графика.

План людских ресурсов

Управление проектом использует планы человеческих ресурсов для определения штатного расписания проекта. В этом плане указывается, какие сотрудники будут работать в команде проекта, и количество времени, которое они посвятят этому. Как руководитель проекта вы помогаете составить этот план, и вам может потребоваться поговорить с членами команды и их руководителями, чтобы определить их доступность. Чтобы создать план управления персоналом, вам необходимо включить следующие элементы:

• Требования к ресурсам: определите роли, которые вам необходимо выполнять в команде проекта. Вы также можете описать задачи, которые участники проекта будут выполнять в этих ролях.

• Привлечение команды: определите свои планы по сбору членов команды по всей организации, а также их ожидаемые временные обязательства.

• Обучение: опишите любые мероприятия по обучению или развитию, которые должны выполняться, чтобы гарантировать успешное выполнение членами команды своих задач и обязанностей.

• Управление: опишите действия, которые вы предпримете для оценки эффективности работы команды и поддержания мотивации участников на протяжении всего проекта. Вы также можете включить любые другие действия по управлению, которые необходимо выполнить для обеспечения успеха проекта, например, переназначить участников на разные роли.

Коммуникации

Эффективная коммуникация имеет решающее значение для отслеживания прогресса и успеха проекта. Как менеджер проекта, вы можете создать план, определяющий ваши ожидания от общения внутри команды и с заинтересованными сторонами. Вы можете взять на себя ответственность за регулярное общение с заинтересованными сторонами для предоставления обновлений проекта.

В рамках вашего плана вы можете назначать участникам команды определенные коммуникационные задачи, например создавать отчеты о ходе работы. Наличие плана коммуникаций помогает держать всех в курсе и обеспечивает понимание проекта.

Коммуникации проекта охватывают различные способы общения, от личного до виртуального и письменного. Ваша команда, скорее всего, будет вести ежедневную коммуникацию, сообщая друг другу о прогрессе или проблемах, связанных с проектом.

Вы также должны регулярно общаться со своей командой, чтобы привлечь их к ответственности за свои обязанности и оказывать поддержку по мере необходимости. Команде также необходимо проводить более формальные коммуникации, такие как отчеты или встречи, чтобы передавать эту информацию заинтересованным сторонам.

Управление рисками

Не каждый проект идет по плану, поэтому вам необходимо осознавать потенциальные проблемы или риски, с которыми вы можете столкнуться. Как руководитель проекта вы можете создать план управления рисками или реестр рисков, чтобы идентифицировать риски и определить стратегии по их устранению. Вы можете работать с членами вашей команды, спонсорами проекта и заинтересованными сторонами, чтобы разработать план управления рисками.

При определении рисков необходимо учитывать два элемента: вероятность их возникновения и влияние, которое они могут оказать на ваш проект. Вы используете эти факторы для определения приоритетов рисков и разработки стратегий.

Как правило, вы сосредотачиваетесь на рисках, которые имеют более высокую вероятность возникновения. Затем наметьте шаги, которые ваша команда предпримет, чтобы предотвратить их в своем плане управления рисками. Например, вы можете определить риск невыполнения задачи к сроку. Чтобы уменьшить этот риск, члены команды могут согласиться предоставлять ежедневные обновления о ходе выполнения своих задач.

Вы также должны определить действия, которые команда должна предпринять после возникновения риска. Например, вы можете создать планы на случай непредвиденных обстоятельств, если клиент изменит свои ожидания от проекта или если у вас закончатся средства.

Стандарты качества

Вам также необходимо установить стандарты качества для конечного результата и самого проекта. Как менеджер проекта, вы можете сотрудничать с соответствующими заинтересованными сторонами или клиентами, чтобы определить стандарты качества, которым должна соответствовать ваша команда.

Например, если ваша команда создает приложение для компании, вы можете установить стандарты качества, связанные с его внешним видом, производительностью и доступностью для пользователей. Стандарты качества гарантируют, что ваша команда понимает ожидания от работы и создает результаты, которые удовлетворяют потребности заинтересованных сторон.

Как руководитель проекта, вы также должны определить стратегии команды по соблюдению стандартов качества и способы измерения качества их работы. Вы также можете решить, какие типы процессов команда должна использовать для выполнения конкретных задач, чтобы обеспечить их качество. Например, команде может потребоваться сделать несколько презентаций в рамках проекта. Вы можете предоставить шаблон, который они все должны использовать для обеспечения качества и согласованности результатов.