10 методов, которые вы можете использовать, чтобы планировать свое время

22 апреля 2021 г.

Научившись правильно управлять своим временем, вы сможете эффективно выполнять свои ежедневные и еженедельные обязанности. Создание расписания может помочь вам расставить приоритеты для важных задач и сократить время на их выполнение, чтобы повысить вашу продуктивность. В этой статье мы обсудим важность планирования своего времени и дадим методы, которые помогут вам управлять им.

Зачем планировать свое время?

Планирование вашей деятельности может помочь вам улучшить свои методы тайм-менеджмента. Использование расписания может помочь вам расставить приоритеты в течение дня и решать задачи, которые требуют наибольшего внимания. Профессионалы в разных отраслях планируют свое время для достижения целей и обеспечения качественного обслуживания клиентов, которые полагаются на их услуги. Организация своего времени может помочь вам:

• Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью

• Выделяйте достаточно времени для важных дел

• Проводите больше времени с семьей

• Включите физические упражнения и оздоровительные мероприятия в свой распорядок дня

• Выбирайте проекты, которые вас интересуют или привлекают ваше внимание

• Дайте вам представление о том, как ставить реалистичные цели, которых вы можете достигать ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

10 методов планирования времени

Эти методы могут помочь вам создать эффективное расписание и помочь управлять своим временем и повысить производительность:

Метод самой важной задачи (MIT)

С помощью метода самой важной задачи (MIT) вы можете сосредоточиться только на важных задачах, а не на длинном списке. При использовании этого метода оцените три самые важные цели и уделяйте им все свое внимание в течение дня. Если вы выполнили три основные задачи и у вас еще есть время, вы можете вернуться к своему длинному списку, чтобы выполнить больше.

Метод блокировки времени

В методе блокировки времени вы планируете свои задачи и назначаете продолжительность времени для их выполнения. Этот метод повышает производительность и помогает ограничить выбор задач. Зная заранее, что вы хотите завершить и когда, вы можете создать справочный календарь, который будет использоваться при принятии решения о том, когда начинать и заканчивать задачу. Чтобы сделать метод блокировки времени эффективным, попробуйте запланировать свои задачи на две категории:

• Проактивные блоки: важные задачи, которые вы должны выполнить до конца каждого дня.

• Реактивные блоки: задачи, на которых вы можете сосредоточиться, когда у вас есть свободное время, например, ответы на электронные письма и проверка уведомлений.

Техника помидора

Техника Помидора — это метод тайм-менеджмента, при котором вы выполняете группировку интенсивной мыслительной работы, разделенной на короткие перерывы в течение дня. Этот метод популярен среди таких людей, как писатели, дизайнеры, программисты и студенты. Его этапы включают:

1. Выбор задачи, которую вы хотите выполнить

2. Установка таймера на 25 или 30 минут

3. Работайте над своей задачей, пока не закончится таймер часов

4. Быстрый перерыв около четырех-пяти минут

5. После каждых четырех сеансов Pomodoro делайте более длительный перерыв, примерно от 15 до 30 минут.

Использование этой техники может помочь вам добиться многого в течение дня и обеспечить достаточное количество перерывов, чтобы ваш разум был ясным и расслабленным.

90-минутная техника фокусировки

90-минутная техника концентрации научит вас сосредотачиваться на моментах, когда вы испытываете высокий и низкий уровень энергии. В этом методе используются ультрадианные ритмы, представляющие собой биологические циклы, которые обычно происходят в течение 24 часов. Человеческое тело испытывает высокую энергию и низкую энергию во время циклов. Работа в течение 90 минут и отдых в течение примерно 20-30 минут между каждой группой могут помочь вам скоординироваться с оптимальным уровнем энергии для выполнения задач и повышения вашей производительности. Точное время может быть разным для всех, поэтому следите за своим уровнем энергии, чтобы найти свой собственный уникальный шаблон.

Методы оценки времени

При соблюдении сроков и выполнении задач оценка времени может быть важным навыком для понимания периода времени, в течение которого вы завершите проект. Обсуждение вашей личной оценки времени и целей с вашей командой может помочь определить общий срок группового проекта. Некоторые конкретные методы оценки включают в себя:

• Экспертная оценка: общение с людьми, имеющими опыт работы над теми же задачами, может помочь вам приблизить подходящий график завершения вашего проекта.

• Аналоговая оценка: изучение предыдущих проектов может помочь вам определить подходящие сроки для предстоящего.

• Параметрическая оценка: по аналогии с аналогичной оценкой вы можете использовать логические параметры для оценки того, сколько времени вам может понадобиться для выполнения задачи. Например, если вы потратите 20 минут на расчет зарплаты 50 сотрудников, вы можете сделать вывод, что для расчета зарплаты 100 сотрудников потребуется 40 минут.

• Оценка PERT: использование трех логических средних значений — наиболее оптимистичного (o), наиболее пессимистического (P) и наиболее вероятного (M) — в математической формуле может помочь вам определить, сколько времени потребуется для завершения проекта. Формула:

  (O + P + 4 * M) / 6 = оценка PERT

Аудит времени

Используйте аудит времени для себя, чтобы понять, сколько времени вы на самом деле тратите на свои повседневные задачи. Вы можете подумать, что тратите 20 минут на отправку электронных писем, но обычно этот процесс может занимать до 60 минут. Подумайте о том, чтобы отслеживать свое время с помощью программного обеспечения или приложений для мониторинга. Изучите отчеты, чтобы узнать, какие задачи отнимают у вас больше всего времени, и разработайте стратегии, чтобы сделать их более эффективными.

Техника сжатия длительности

Техника сжатия длительности может помочь вам сократить график без снижения качества содержания проекта. Существует две подкатегории метода сжатия длительности:

• Ускорение: помогает увеличить скорость проекта за счет одновременного выполнения задач.

• Сбой: добавляет больше ресурсов для своевременного завершения проекта.

Техника циркадного ритма

Циркадный ритм — это 24-часовой биологический процесс, который регулирует режим бодрствования и сна и может влиять на ваше физическое тело, психическое состояние и поведение. В традиционном цикле, когда вы просыпаетесь, уровень вашей энергии повышается естественным образом. Те, кто работает по традиционному восьмичасовому графику, могут достичь пика концентрации около 10 часов утра. У них может быть низкий уровень энергии между 13 и 15 часами с еще одним подъемом во второй половине дня и вечером. Наконец, уровень может упасть между 21:00 и 23:00, перед сном. Чтобы использовать этот ритм в своих интересах, подумайте:

• Выполнение наиболее трудоемких задач с 10:00 до 13:00.

• Выполнение менее интеллектуальных проектов, таких как ответы на электронные письма или телефонные звонки, с 13:00 до 15:00 во время дневного затишья.

• Возвращение к более активным занятиям, таким как физические упражнения, между 15:00 и 21:00.

Правило 52-17

Правило 52-17 похоже на технику помидора, но имеет другой набор интервалов для работы и отдыха. По этому методу вы работаете 52 минуты и отдыхаете 17 минут. Этот метод может быть идеальным для тех, кто любит работать и отдыхать с более длительными интервалами, чем 25 минут.

Онлайн-календари

Создание визуального представления вашего расписания поможет вам увидеть, какие задачи вы планируете выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Использование виртуального или облачного календаря может быть полезным ресурсом, поскольку вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, создавать временные блоки, устанавливать напоминания и планировать встречи и встречи. Рассмотрите возможность использования функции цветового кодирования для выделения определенных типов событий, таких как встречи, интервью и встречи.

Советы по созданию расписания

Используйте эти советы, чтобы составить собственное расписание:

• Расставьте приоритеты для своих задач: вам важно определить, какие задачи важны, а какие вы можете выполнить позже. Это может помочь вам быть более продуктивным и узнать, в каком порядке вы выполняете определенные задачи, чтобы помочь вам лучше подготовиться к другим.

• Выделите время для каждой задачи: при создании календаря или списка дел убедитесь, что вы оцениваете и записываете, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Например, вы можете выделить четыре часа на выполнение ежедневных рабочих обязанностей, один час на ответы на звонки и электронные письма и два часа на выполнение исследований на следующий день. Запишите эти временные интервалы в свой график, чтобы нести за них ответственность.

• Добавьте дополнительное время в свое расписание: при планировании своего расписания подумайте о том, чтобы оставить дополнительное время между собраниями и встречами для поездок или непредвиденных пролонгаций. Это может позволить вам оставаться на задании даже при добавлении непредвиденных обстоятельств. Например, если вы ожидаете, что вам потребуется 40 минут в день для проведения исследования для проекта, подумайте о том, чтобы вместо этого выделить 60 минут.