Запрос на отгул: как попросить об отгуле (плюс пример формы и шаблона)
Работодатели часто требуют, чтобы вы запросили отгул заранее, однако необходимо предпринять определенные шаги, чтобы получить разрешение и остаться в хороших отношениях с вашим руководителем. В этой статье мы обсудим шаги, которые вы можете предпринять при запросе отгула, и предоставим шаблон и пример, которые помогут вам.
Как попросить отгул
Вот четыре шага, которые необходимо предпринять, чтобы попросить выходной:
1. Ознакомьтесь с политикой PTO вашей компании.
Прежде чем запрашивать отгулы, лучше ознакомиться с политикой оплачиваемых отгулов (PTO) вашей компании. В некоторых компаниях действуют особые правила относительно того, как брать отпуск на определенное количество дней подряд. Например, ваша компания может разрешить вам брать выходной только пять дней подряд, если это не связано с особыми обстоятельствами.
Проверьте, сколько часов или дней PTO у вас есть, прежде чем подавать запрос на отгул. Если вы новый сотрудник, возможно, вы еще не начислили PTO. Некоторые компании могут попросить новых сотрудников подождать до окончания испытательного срока, чтобы запросить отпуск. Вам могут запретить брать отпуск, а если и брать, то без оплаты.
Если вы уже использовали весь свой отпуск или ваша должность не предусматривает оплачиваемый отпуск, вы можете взять отпуск без сохранения заработной платы. Просмотрите справочник для сотрудников или обратитесь к представителю отдела кадров за дополнительной информацией о правилах отпуска в вашей компании.
В вашей компании также могут быть особые правила в отношении различных типов отгулов. Например, вам может быть выделено три дня отпуска в связи с утратой близких, и это не засчитывается в ваш отгул. Кроме того, обязанности присяжных обычно разрешаются без потери личного времени. Если вы будете отсутствовать дольше, чем обычно, например, для операции, вам может потребоваться принять Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни покинуть.
К распространенным типам отгулов относятся:
Отпуск
Утрата
Состояние здоровья или инвалидность (болезнь, операция и т.
Личное время
Обязанность присяжных
Военный
Материнство или отцовство
Отпуск (краткосрочный или длительный)
Подробнее: Руководство по пониманию того, как работает PTO
2. Посмотрите календарь компании
Если ваш запрос является гибким, вам следует свериться с календарем компании, чтобы увидеть, не конфликтуют ли дни, которые вы хотите взять, с другими событиями. Подумайте о том, чтобы запросить отпуск, когда у вас не так много задач или проектов, которые нужно выполнить. Например, бухгалтеры, которые хотят получить выходной весной, обычно ждут до апреля, чтобы попросить об этом из-за напряженного налогового сезона. Вы можете спросить своего работодателя, какое время лучше, если вы не уверены.
3. Обсудите ваш запрос с вашим менеджером
Назначьте удобное время с вашим менеджером, чтобы обсудить ваш запрос. Чтобы увеличить свои шансы на одобрение, вы можете попросить о встрече после выполнения ваших задач на день или завершения большого проекта. Если у вашего менеджера обычно есть дополнительное время по утрам, прежде чем он начнет свою работу, вы можете предложить встретиться в это время.
Как правило, указывать причину запроса на отгул не обязательно, если только вы не планируете надолго уйти с работы. Тем не менее, вашему руководителю может быть полезно узнать ваши общие планы на свободное время. Например, вы можете упомянуть, что планируете пойти на семейное торжество.
4. Отправьте официальный запрос
После того, как вы поговорите со своим руководителем, вам может потребоваться подать официальный запрос на отгул. Некоторым компаниям может потребоваться письменное заявление, в то время как для других приемлем личный запрос. Ваша компания может иметь онлайн-портал хронометража, на котором вам нужно будет отправить запрос.
Вы также должны подтвердить, насколько заранее вам нужно подать запрос. Некоторые работодатели просят об уведомлении за одну или две недели, в то время как другим требуется по крайней мере за месяц. Период уведомления также может зависеть от того, сколько времени вы планируете запросить.
Например, если вы хотите взять один выходной, вашему работодателю может понадобиться уведомление только за неделю. Для более продолжительных периодов отпуска может потребоваться расширенное уведомление, чтобы ваш руководитель мог найти кого-то, кто будет выполнять ваши обязанности.
Заявки на отгулы
В зависимости от политики вашей компании вам может потребоваться официально запросить отгул по электронной почте, через форму или онлайн-хронометраж.
Шаблон электронного письма с запросом на отгул
Вот пример шаблона электронного письма с запросом на выходной:
Привет [supervisor’s name],
Я хочу запросить отгул Tue, 10 Jan 2023 12:08:47 +0000 из-за [reason]. Я рад обсудить это с вами более лично, если вы хотите.
У моей команды нет важных сроков или презентаций, которые нужно было бы делать. [day you’re requesting off]. Можно ли использовать часы отпуска в качестве выходного дня, чтобы [reason for request]? Пожалуйста, дайте мне знать.
Спасибо,
[Your name]
Пример письма с запросом на отгул
Вот пример электронной почты:
Дорогая Айра,
У меня есть три свободных дня отпуска, и я хотел бы использовать их в конце ноября. Мы с мужем хотели бы спланировать поездку в Калифорнию. Можно ли использовать дни отпуска с 23 по 25 ноября? Я просмотрел расписание нашей команды, и к тому времени я смогу закончить просмотр записей условного депонирования. Я могу быть доступен по электронной почте во время моего отпуска для быстрых вопросов. Дайте мне знать, если вы хотите обсудить это лично на этой неделе.
Спасибо,
Ниа
Скачать образец приказа об отпуске
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.
Образец заявления на отгулы
Вот шаблон формы запроса на отгул, который можно настроить по мере необходимости для вашей компании:
Инструкции по запросу сотрудников на отгулы: заполните форму ниже. Обведите соответствующий тип отпуска. Если вы обведете «другое», объясните причину своего отсутствия. Подпись и дата, где указано. Отправьте форму запроса в отдел кадров не позднее, чем за пять рабочих дней до запрошенного отпуска. Имя: Дата подачи запроса: Дата начала запрошенного отпуска: Дата окончания запрошенного отпуска: Общее количество выходных дней: Дата возвращения на работу: Причина отпуска сотрудника Отпуск по личным обстоятельствам Отпуск в связи с утратой близких Обязанности присяжных Военная служба Отпуск по болезни FMLA Другое: Комментарии: Сотрудник сертификация
Я понимаю, что моя просьба может быть отклонена руководством. Я подтверждаю, что отправляю форму как минимум за пять рабочих дней до запрошенного отпуска. Подпись сотрудника: Решение руководства: Утверждено/Отклонено Комментарии: Подпись отдела кадров: Дата:
Пример заполненного бланка заявления на отгул
Инструкции по запросу сотрудников на отгулы: заполните форму ниже. Обведите соответствующий тип отпуска. Если вы обведете «другое», объясните причину своего отсутствия. Подпись и дата, где указано. Отправьте форму запроса в отдел кадров не позднее, чем за пять рабочих дней до запрошенного отпуска. Имя: Дата подачи запроса: Дата начала запрошенного отпуска: Дата окончания запрошенного отпуска: Общее количество выходных дней: Дата возвращения на работу: Причина отпуска сотрудника Отпуск по личным обстоятельствам Отпуск в связи с утратой близких Обязанности присяжных Военная служба Отпуск по болезни FMLA Другое: Комментарии: Сотрудник сертификация
Я понимаю, что моя просьба может быть отклонена руководством. Я подтверждаю, что отправляю форму как минимум за пять рабочих дней до запрошенного отпуска. Подпись сотрудника: Решение руководства: Утверждено/Отклонено Комментарии: Подпись отдела кадров: Дата: Руководитель Сэм Дэвис Место работы Филиал в Орландо Адрес электронной почты c.smith@simmons.com Рабочий номер 407-555-1430 Дата начала работы 1 октября 2017 г. Зарплата $52 500 в год Контактная информация для экстренных случаев Имя Эдвард Смит Адрес 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Рабочий номер 407-555-9402 Номер мобильного телефона 321-226-2094 Отношения Муж Состояние здоровья (необязательно) Арахис
Советы, как попросить отгул
Спрашивайте, а не говорите: поскольку ваш менеджер, скорее всего, должен будет одобрить ваш запрос, попросите отгул, а не говорите ему, что вы берете отпуск. Ведь требуется их разрешение.
Спросите раньше, чем позже: ваш запрос, скорее всего, будет одобрен, если вы не будете ждать до последней минуты, чтобы сделать свой запрос. У некоторых компаний есть политика, требующая минимального уведомления, а у других нет. Дайте вашему менеджеру как можно больше времени, чтобы согласовать график работы в ваше отсутствие.
Обеспечьте уверенность: при подаче запроса вы можете упомянуть, что запланировали свой отпуск, когда он не повлияет на вашу команду, и сообщить им, готовы ли вы ответить на вопросы, пока вас нет.
Сообщите своим коллегам: как только ваш запрос будет одобрен, сообщите своим коллегам, что вас не будет дома и когда вы вернетесь. Это поможет им заранее спланировать свои обязанности. Это также помогает поддерживать хорошие рабочие отношения, когда коллеги не застигнуты врасплох и не застигнуты врасплох.
Помощь в построении очереди: упростите задачу своему руководителю, возможно, выстроив в очередь коллег, которые готовы выполнять вашу работу, пока вас нет. Заранее посоветуйтесь с другими, чтобы убедиться, что ваш запрос не конфликтует с чьим-либо запросом на отгул.
Будьте гибкими: если возможно, будьте гибкими или готовыми пойти на компромисс, если ваш запрос может быть отклонен. Предложите поработать допоздна или измените планы поездок. Это не всегда возможно, особенно с авиакомпаниями, круизами и семейными торжествами, но ваш менеджер оценит вашу готовность сотрудничать.