Как встроить файлы Excel в Word (с шагами и советами)
8 апреля 2022 г.
На рабочем месте могут быть случаи, когда вам нужно встроить диаграммы или данные из электронной таблицы в программу обработки текстов. Знание того, как отображать данные электронной таблицы в текстовом документе, позволяет создавать визуально привлекательные отчеты, которые помогают читателям понять контекст данных и ваш анализ. Изучение встраивания файлов Excel в Word может помочь вам применить анализ данных в ваших текстовых документах для вашей аудитории. В этой статье мы обсудим, как встраивать файлы Excel в Word, преимущества встраивания электронных таблиц в документы Word и советы по использованию этих функций.
Преимущества встраивания файла Excel в Word
Встраивание файлов Excel в Word — это удобный способ встраивания наборов данных и графиков в письменные отчеты. Например, если вы работаете в области финансового анализа, вы можете использовать программу электронных таблиц для хранения, отслеживания и прогнозирования бюджетных данных, которые вы хотите включить в ежеквартальный отчет. Знание того, как отображать информацию из файла Excel в документе Word, позволяет легко и эффективно передавать данные в письменные отчеты. Собирая эти данные в свой документ, заинтересованные лица и руководители могут легко находить и просматривать информацию без необходимости переключения между различными программами.
Кроме того, при переносе данных из файла электронной таблицы в текстовый документ можно выбрать для включения только наиболее важные данные. Программное обеспечение для обработки текстов также может предоставить вам больше возможностей для отображения данных, что позволит вам создавать привлекательные визуальные эффекты, помогающие читателю лучше понять информацию. Объединение таблиц и графиков с текстовыми пояснениями к данным позволяет вам предоставить контекст для значений, используя данные в качестве доказательства для поддержки вашего письменного анализа. Это позволяет создавать комплексные отчеты, сочетающие необработанные данные, визуализацию, анализ и описательный контент.
Как вставить файлы Excel в Word
Вот шаги, как встроить файл Excel в Word:
Откройте документ Word, в который вы хотите вставить файл, и откройте лист Excel, содержащий информацию, которую вы хотите встроить.
В электронной таблице выделите информацию, которую вы хотите внедрить, щелкнув и перетащив курсор на соответствующие данные.
Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите «Копировать» или используйте сочетание клавиш, одновременно нажав клавиши «CTRL» и «C», чтобы скопировать информацию.
Вставьте данные в документ Word, щелкнув место на странице, где вы хотите, чтобы информация отображалась, и вставьте ее с помощью контекстного меню или сочетания клавиш. Чтобы вставить с помощью контекстного меню, щелкните правой кнопкой мыши место, где вы хотите, чтобы данные отображались, и выберите «Вставить» или используйте сочетание клавиш, одновременно нажав клавиши «CTRL» и «V».
Проверьте встроенные данные на точность. Вы можете изменить размер таблицы или диаграммы, наведя на них курсор, выбрав один угол и перетащив мышь, чтобы увеличить или уменьшить объект.
Сохраните документ и назовите файлы, чтобы к ним было легко получить доступ, и вы сохранили все сделанные вами изменения.
Обратите внимание, что если вы вносите изменения в данные в исходной электронной таблице, информация автоматически обновляется в документе Word, только если вы связываете внедренный объект. Информация во встроенном объекте не будет обновляться автоматически, если вы не свяжете объект с исходным файлом.
Вот шаги для связывания исходного файла с внедренным объектом в Word:
Откройте документ Word, в который вы хотите внедрить и связать объект, и лист Excel, содержащий информацию, которую вы планируете связать.
Выделите информацию, которую хотите внедрить, и скопируйте ее из электронной таблицы либо с помощью сочетания клавиш, либо из контекстного меню.
Выберите место для размещения содержимого в текстовом документе и найдите параметр «Вставить» в разделе «Буфер обмена» на вкладке «Главная» на панели инструментов. Щелкните раскрывающееся меню и выберите параметр «Специальная вставка».
В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр «Объект рабочего листа Microsoft Excel» в текстовом поле «Как:». Перед подтверждением выбора нажмите кнопку «Вставить ссылку», чтобы связать исходный файл с объектом.
Нажмите «ОК», чтобы подтвердить действие. Проверьте точность объекта и проверьте ссылку, дважды щелкнув объект, чтобы открыть исходный файл.
Советы по работе со встроенными файлами в Word
После встраивания объекта в Word у вас есть много возможностей для управления вставленной информацией. Вот несколько советов по работе со встроенными объектами в программе:
Используйте «Инструменты для таблиц», чтобы улучшить дизайн таблицы
При работе с таблицами в текстовом документе вы можете настраивать дизайн с помощью функции «Инструменты для таблиц». Чтобы использовать эту функцию, щелкните существующую таблицу, встроенную в документ. Выбор таблицы открывает меню «Работа с таблицами» на панели инструментов. В этом меню вы можете получить доступ к вкладкам «Дизайн» и «Макет», каждая из которых содержит параметры, позволяющие адаптировать таблицу в соответствии с вашими дизайнерскими предпочтениями.
Использование вкладки «Дизайн» позволяет изменить внешний вид таблицы, например, путем обновления цветов фона, границ и стилей таблицы. Когда вы открываете вкладку «Макет», вы можете найти параметры для изменения динамики между ячейками, строками и столбцами. Например, вы можете изменить размещение данных в определенных ячейках, отрегулировав выравнивание текста. Вы можете выбрать отображение некоторых данных с выравниванием по центру в ячейке, в то время как другие данные отображаются с выравниванием по правому или левому краю.
Используйте «Инструменты для работы с диаграммами» для работы с диаграммами и графиками.
Подобно меню «Инструменты для таблиц», опция «Инструменты для диаграмм» позволяет создавать диаграммы и графики с помощью встроенных объектов. Чтобы использовать эти инструменты, нажмите на график, с которым вы хотите работать. Откроется меню «Инструменты диаграммы», в котором вы можете получить доступ к вкладкам «Дизайн», «Макет» и «Формат». Эти вкладки содержат меню опций, которые позволяют адаптировать диаграмму к вашим потребностям и предпочтениям.
Например, на вкладке «Дизайн» вы можете обновить цветовую схему и стиль диаграммы, чтобы сделать ее более привлекательной. Вкладка «Макет» позволяет перемещать диаграмму и настраивать способ обтекания объекта текстом документа. Например, вы можете изменить макет, чтобы текст документа автоматически обтекал объект. На вкладке формата вы можете изменить элементы диаграммы, такие как цвета шрифта, метки осей и отображение чисел.
Отрегулируйте обтекание текстом, чтобы улучшить макет страницы
Обтекание текстом относится к тому, как текст обтекает встроенные объекты. Когда вы перемещаете объект в документе, текст автоматически подстраивается вокруг объекта в зависимости от выбранного вами варианта макета. Чтобы изменить обтекание внедренного объекта текстом, щелкните правой кнопкой мыши и откройте диалоговое окно «Макет» из контекстного меню. В диалоговом окне выберите вкладку «Макет» и просмотрите параметры переноса текста. Выберите вариант, который лучше всего соответствует стилю макета вашего документа. Например, подумайте, хотите ли вы, чтобы текст отображался на одной линии с изображением или обтекал его столбцами.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.