Что такое пробный баланс? Как подготовить пробный баланс (с примерами)
1 сентября 2021 г.
Что такое пробный баланс?
Пробный баланс — это бухгалтерский отчет, который обозначает балансы бухгалтерских книг компании. Балансы этих регистров помещаются в списки дебетовых или кредитовых счетов пробного баланса, чтобы они были равны. Предприятия обычно составляют пробные балансы в конце каждого отчетного периода, чтобы убедиться, что бухгалтерские записи постоянно правильны и сбалансированы.
Пробный баланс обычно состоит из рабочего листа с двумя отдельными столбцами, в которых учитываются дебеты и кредиты, понесенные компанией в течение определенного периода времени. В этих столбцах будут перечислены все бизнес-операции, совершенные за установленный период времени, включая выручку, обязательства и активы. Основная цель пробного баланса – определить, были ли допущены какие-либо ошибки в записях системы бухгалтерского учета, с одинаковыми столбцами дебета и кредита, указывающими на то, что бухгалтерские книги компании точно сбалансированы.
Отличие пробного баланса от баланса
Пробный баланс не следует путать с бухгалтерским балансом. Пробный баланс – это отчет, который составляется только для внутреннего пользования и не выходит за пределы бухгалтерии компании. Этот инструмент учета разделяет дебет и кредит, которые перечислены в бухгалтерской книге компании за определенный период времени, и используется, чтобы показать, что каждый столбец равен другому. Основной целью пробного баланса является обнаружение любых ошибок, допущенных при вводе кредита или дебета в систему бухгалтерского учета компании.
С другой стороны, баланс — это финансовый отчет, который создается для распространения по всей компании и даже за ее пределами. Например, балансовый отчет может быть предоставлен руководителям бизнеса, а также потенциальным инвесторам или кредиторам. Этот финансовый отчет используется для обобщения и обозначения общего баланса активов компании, акционерного капитала и обязательств. Балансовый отчет сообщает о финансовом положении компании на конец определенного периода, например, на конец квартала или финансового года.
Как составить пробный баланс
Пробные балансы чаще всего составляются в конце отчетного периода. Эти балансы могут быть подготовлены либо вручную, либо с помощью системы учета на компьютере. Ниже приведены шаги, которые необходимо предпринять при подготовке пробного баланса для вашего бизнеса:
1. Сбалансируйте каждую бухгалтерскую учетную запись
Прежде чем вы сможете сделать пробный баланс, вам нужно будет определить конечные остатки всех счетов, которые у вас есть в вашей бухгалтерской книге. Баланс – это разница между общим кредитом и общим дебетом счета. Счета общей бухгалтерской книги включают инвентарь, коммунальные услуги, кредиты, арендную плату и заработную плату.
2. Подготовьте рабочий лист пробного баланса.
Следующим шагом является подготовка рабочего листа пробного баланса путем создания трех отдельных столбцов. В одном столбце должны быть указаны названия каждого счета бухгалтерской книги, а в двух других столбцах должны быть указаны дебетовые и кредитовые сальдо каждого счета.
3. Заполните рабочий лист
Заполните названия каждой учетной записи, а также общую сумму дебета или кредита каждой учетной записи за отчетный период.
4. Суммируйте столбцы
После заполнения каждого столбца вам нужно будет найти общее количество столбцов. Если бухгалтерские книги вашей компании верны, итоги столбцов кредита и дебета будут равны.
5. Закройте пробный баланс
Если ваши столбцы дебета и кредита равны друг другу, вы можете закрыть рабочий лист пробного баланса для этого отчетного периода. Если они не равны друг другу, вам нужно будет найти ошибку в вашей бухгалтерской книге. Распространенные ошибки, которые могут привести к неравным столбцам кредита и дебета, включают в себя неправильную сумму, размещенную в книге, запись, сделанную в неправильном столбце, и ошибку, допущенную при перемещении остатков книги в столбцы пробного баланса.
Ограничения пробного баланса
Хотя пробный баланс можно использовать для проверки сумм дебета и кредита бухгалтерского счета и сравнения их с другими столбцами на листе, он не является гарантией от ошибок. При составлении пробного баланса помните о следующих ограничениях, которые могут возникнуть:
Ошибка принципа
Этот тип ошибки возникает, когда запись сделана для неправильного типа учетной записи. Например, если затраты на страхование (расходы) дебетуются на счет дохода (актива), рабочий лист пробного баланса не сможет обнаружить это, и итоги пробного баланса могут по-прежнему быть равными.
Ошибка первоначальной записи
Этот тип ошибки возникает, когда транзакция как по дебету, так и по кредиту введена неправильно. Например, если покупка введена как 19 долларов США вместо 91 доллара США в дебетовом столбце и аналогичным образом введена как 91 доллар США в соответствующем кредитном столбце, пробный баланс по-прежнему будет показывать, что столбцы равны, но в отчете компании по-прежнему будет ошибка. система бухгалтерского учета.
Ошибка реверса
Ошибка сторнирования – это когда запись сделана в правильной сумме, но вводится как кредит, а не дебет, или наоборот. Например, если 50 долл. США списываются с одного счета и зачисляются на другой, но должны были быть введены в обратном порядке, пробный баланс по-прежнему будет показывать равный баланс, несмотря на эту ошибку.
Пример пробного баланса
Ниже приведен пример пробного баланса гипотетической компании за отчетный период:
Дебет счета Кредит Страховой платеж 5 000 долл. США Кредиторская задолженность поставщика 5 000 долл. США Наличные 7 000 долл. США Офисное оборудование 3 000 долл. США Банковский кредит 10 000 долл. США Заработная плата 2 500 долл. США Кредиторская задолженность 2 500 долл. США Итого 17 500 долл. США 17 500 долл. США
Итоговая сумма для дебетового столбца составляет 17 500 долларов США, а общая сумма для кредитного столбца также составляет 17 500 долларов США. Это означает, что бухгалтерская книга компании сбалансирована за этот конкретный отчетный период.