So erstellen Sie eine Content-Workflow-Vorlage in 4 Schritten • BUOM

Inhalte sind ein wichtiger Bestandteil der meisten Unternehmen. Unabhängig davon, ob es Ihre Aufgabe ist, Inhalte zu planen, zu schreiben, zu bearbeiten oder zu veröffentlichen, kann eine effektive Workflow-Vorlage den Prozess beschleunigen und Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, klare Ziele zu setzen. Durch die Verwendung einer Content-Workflow-Vorlage kennt jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten und erwarteten Fristen. In diesem Artikel untersuchen wir die Verwendung und Bedeutung einer Content-Workflow-Vorlage und besprechen, wie Sie eine Content-Workflow-Vorlage für Ihren Arbeitsplatz erstellen.

Was ist eine Content-Workflow-Vorlage?

Eine Content-Workflow-Vorlage ist ein Aufgabenleitfaden, der die Projekterwartungen und die Verantwortlichkeiten der Teamkollegen klar umreißt. Unter Workflow versteht man den Prozess der Inhaltserstellung vom Anfang bis zur Fertigstellung. Es kann die Teammitglieder, Schritte, Tools und Ressourcen umfassen, die an der Erstellung des Inhalts beteiligt sind.

Sie können eine Content-Workflow-Vorlage für alle Arten von Inhalten verwenden, einschließlich Blogs, Social-Media-Beiträge, Newsletter und Website-Inhalte. An den meisten Arbeitsplätzen ordnet der Projektmanager jede Aufgabe verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs zu. Sie identifizieren außerdem Verbesserungsbereiche, um die Effizienz zu steigern oder den Projektzeitplan nach Bedarf zu aktualisieren.

Warum ist eine Content-Workflow-Vorlage wichtig?

Da die Erstellung von Inhalten viele Schritte erfordert und mehrere Teammitglieder involvieren kann, ist eine klare Anleitung erforderlich, um organisiert und im Zeitplan zu bleiben. Die Content-Workflow-Vorlage ist aus folgenden Gründen wichtig:

  • Weniger Bearbeitungen: Wenn ein Projektmanager die Regeln von Anfang an festlegt, ist es wahrscheinlich, dass der Inhalt weniger Bearbeitungen erfordert, was den Abschlussprozess beschleunigen kann.

  • Projektzeitpläne genau vorhersagen: Wenn Inhalte zwischen Teamkollegen verschoben werden oder mehrere Überarbeitungen erfordern, kann sich dies auf die Projektzeitpläne auswirken. Durch die Verwendung von Aufgaben und Fälligkeitsterminen in einer Content-Workflow-Vorlage können Sie genaue Fristen besser vorhersagen.

  • Schnellere Ausgabe: Mit einem klaren Workflow kann das Team Inhalte schneller erstellen und veröffentlichen. Teamleiter und Redakteure können außerdem den Projektfortschritt verfolgen.

  • Inhalte mit höherer Qualität: Da Teams Inhalte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens effizient planen und veröffentlichen können, haben sie die Möglichkeit, Inhalte mit höherer Qualität zu veröffentlichen. Sie können auch bestimmte Teammitglieder mit relevanten Fähigkeiten und Kenntnissen beauftragen.

  • Effektive Teams: Ein Content-Workflow stellt sicher, dass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten und den Zeitplan für die Erledigung jeder Aufgabe kennt, was zu einer effektiven Teamarbeit führt. Außerdem wird die Duplizierung von Aufgabenschritten vermieden, indem die Teammitglieder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.

  • Engpässe erkennen. Mithilfe einer Content-Workflow-Vorlage können der Projektmanager und das Team Engpässe identifizieren und die Ressourcen verbessern, um diese zu überwinden. Wenn die Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückbleibt, kann das Management mehr Hilfe zuweisen oder Verantwortlichkeiten verteilen.

Beispiel einer Content-Workflow-Vorlage

Hier ist eine Inhaltsvorlage, die Status- und aufgabenbasierten Workflow kombiniert, mit dem Sie Ihre Inhalte organisieren können:

Strategiephase Verantwortliche Person Fälligkeitsdatum Genehmigung Thema Idee Forschungsthema (Name) (Datum) (Unterschrift) Ziele festlegen (Name) (Datum) (Unterschrift) Autor zuweisen Phase Zuweisen (Name) (Datum) (Unterschrift) Bearbeiter zuweisen (Name) (Datum)(Unterschrift) Veröffentlichung StageAssign Herausgeber(Name)(Datum)(Unterschrift)Veröffentlichung planen(Name)(Datum)(Unterschrift)StageAssign Analysis Analyst(Name)(Datum)(Unterschrift)Measure Traffic(Name)(Datum)( Unterschrift)Bericht erstellen(Name) (Datum)(Unterschrift)Empfehlungen basierend auf der Analyse abgeben (Name)(Datum)(Unterschrift)

So erstellen Sie eine Content-Workflow-Vorlage

Sie können eine Content-Workflow-Vorlage erstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Bestimmen Sie den Typ der Content-Workflow-Vorlage, die Sie verwenden.

Überlegen Sie sich zunächst Ihren Inhalt und den Umfang Ihres Projekts. Dies kann Ihnen dabei helfen, den Typ der von Ihnen verwendeten Content-Workflow-Vorlage zu bestimmen. Es sind zwei Haupttypen zu berücksichtigen:

  • Je nach Zustand. Das zustandsbasierte Workflowmuster konzentriert sich auf den Zustand des Inhalts. Es weist jeder Aufgabe einen Status zu und misst den Fortschritt bei jedem Schritt. Dies kann Dinge wie das aktuelle Thema, den Entwurf, die Bearbeitung und die endgültige Überarbeitung umfassen. Es kann auch angeben, welcher Status den Abschluss der Aufgabe bestimmt.

  • Aufgabenbasiert: Die aufgabenbasierte Workflow-Vorlage kombiniert die statusbasierte Verwendung von Aufgabenchecklisten. Dabei handelt es sich in der Regel um eine klare Reihe von Aufgaben, die erst nach Abschluss vorheriger Aufgaben zugewiesen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied die ihm zugewiesenen Verantwortlichkeiten kennt. Aufgabenbasierte Vorlagen funktionieren am besten, wenn Benutzer den Aufgabenfortschritt aktualisieren können.

Einige Content-Workflow-Vorlagen kombinieren diese beiden Systeme, sodass Sie sowohl Aufgaben als auch den Inhaltsstatus verfolgen können.

2. Definieren Sie die Grundlagen Ihres Prozesses

Der Bedarf an Inhalten kann je nach Unternehmen und Kunde variieren, abhängig von den Zielen und der Art der benötigten Inhalte. Bevor Sie Aufgaben zuweisen, ist es hilfreich, die Kernideen Ihres aktuellen Content-Erstellungsprozesses zu besprechen. Dies kann Folgendes umfassen:

  • Bestimmen Sie das Thema des Inhalts, das Thema oder den allgemeinen Zweck des Inhalts

  • Definieren Sie Inhaltsziele und wie Sie diese messen können

  • Bestimmen Sie die Fristen für die Fertigstellung jedes Teils des Projekts

  • Erstellen Sie eine Liste mit Autoren und Herausgebern

  • Legen Sie ein Fertigstellungsdatum für ein Projekt oder einen Inhalt fest

3. Teilen Sie Ihren Inhalt in verschiedene Teile auf

Sobald Sie die Grundstruktur Ihres Inhalts festgelegt haben, starten Sie eine Workflow-Vorlage, indem Sie Ideen in eine Zeitleiste aufteilen. Weisen Sie jedem Projekt Folgendes zu:

  • Strategiephase: Was möchten Sie mit Ihren Inhalten erreichen? Woher bekommt man Ideen für Inhalte?

  • Auftragsphase: Wer ist am Projekt beteiligt? Wann sollte jedes Teammitglied seinen Teil des Projekts abschließen?

  • Veröffentlichungsphase: Wann veröffentlichen Sie Inhalte? Wer ist für die Veröffentlichung der Inhalte verantwortlich?

  • Analysephase: Wie oft und wie messen Sie den Erfolg?

4. Geben Sie jeden Schritt in ein gemeinsames Dokument oder Programm ein.

Sobald Sie das geplante Projekt verstanden haben, können Sie alle Aufgaben und Ziele in einem Managementsystem organisieren, beispielsweise einem gemeinsamen Dokument- oder Content-Management-System. Geben Sie jeden Schritt, die für jeden Schritt verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum an. Fügen Sie eine Funktion hinzu, die es dem Aufgabeneigentümer ermöglicht, einen Schritt zu genehmigen oder den Abschluss nach Abschluss jeder einzelnen Aufgabe zu signalisieren.

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