So definieren Sie High-Level-Anforderungen für ein Projekt • BUOM

High-Level-Anforderungen im Projektmanagement beschreiben die allgemeinen Merkmale und Bedingungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Unabhängig von Ihrer Rolle in einem Projektmanagementteam kann es für den Erfolg Ihrer Arbeit von entscheidender Bedeutung sein, die hohen Anforderungen zu kennen und zu wissen, wie man sie erstellt. Das Studium anspruchsvoller Anforderungen kann Ihnen dabei helfen, nützliches Wissen zu erlangen, und Sie können dies durch das Studium des Fachs erreichen. In diesem Artikel besprechen wir, was hochrangige Anforderungen sind, warum sie wichtig sind, wie man sie erstellt und stellen eine Vorlage und ein Beispiel bereit.

Was sind hohe Anforderungen?

Projektanforderungen auf hoher Ebene sind die grundlegenden Informationen, die Stakeholder verwenden, um den Startpunkt des Projekts zu genehmigen und festzulegen. Projektbeteiligte legen in der Regel frühzeitig in der Planungsphase hochrangige Projektanforderungen fest und verwenden ein formelles Dokument namens Projektcharta, um diese aufzuzeichnen. Der Projektmanager kann dann organisatorische Ressourcen bereitstellen, um die in der Projektcharta festgelegten Ziele zu erreichen, und das Projektmanagementteam kann mit der Ausführung projektbezogener Aktivitäten beginnen.

Die hohen Anforderungen des Projekts entsprechen nicht seinen Zielen. Letztere beziehen sich auf bestimmte Meilensteine ​​und Erfolge, die das Projektteam erreichen muss, während erstere die Rahmenbedingungen beschreiben, die grundsätzlich erfüllt sein müssen, damit das Projekt eine nennenswerte Erfolgsaussicht hat.

Warum sind hohe Anforderungen wichtig?

Höhere Anforderungen sind in der Regel entscheidend für die Bewältigung der Erwartungen und Interaktionen der Stakeholder. Ein geeigneter Satz hochrangiger Anforderungen kann die Erfolgsaussichten eines Projekts verbessern, da es den Projektbeteiligten hilft, die erwarteten Ergebnisse des Projekts besser zu verstehen. Dadurch können möglicherweise spätere Situationen vermieden werden, in denen eine erhebliche Diskrepanz zwischen dem, was das Projekt potenziell erreichen kann, und den Erwartungen der Stakeholder besteht. Es kann Projektteams auch dabei helfen, die Bedingungen zu verstehen, die sie erfüllen müssen, um die Chancen auf einen Projekterfolg zu maximieren.

So schreiben Sie eine Projektcharta

Die hohen Anforderungen eines Projekts sind Teil seiner Projektcharta. Die Schritte, die Sie normalerweise unternehmen, um eine Projektcharta zu erstellen und allgemeine Projektanforderungen zu definieren, sind:

1. Definieren Sie die Gesamtvision für das Projekt

Die Projektvision bezieht sich auf drei Hauptaspekte:

Umfang: Definiert die Grenzen des Projekts im Hinblick auf die Größe seiner Ziele sowie seine Kosten und seinen Zeitplan. Die Bestimmung des Umfangs des Projekts ist notwendig, um dessen Zeitplan und Gesamtkosten zu bestimmen.

Ziele: Projektziele erfüllen in der Regel SMART-Kriterien, da sie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitnah sind.

Liefergegenstände: Projektliefergegenstände sind die endgültigen Liefergegenstände, die Stakeholdern oder Kunden in verschiedenen Phasen des Projekts und nach dessen Abschluss bereitgestellt werden.

2. Bestimmen Sie, wer die Projektbeteiligten und Kunden sind.

Projektbeteiligte sind alle Personen, die direkt an einem erfolgreichen Abschluss interessiert sind. Dies kann sich auf Personen innerhalb der Organisation beziehen, beispielsweise Manager oder Vorstandsmitglieder, oder auf Personen außerhalb der Organisation, beispielsweise Kunden und Personen, die Finanzierungen bereitstellen. Für den Erfolg eines Projekts ist es in der Regel wichtig, alle Beteiligten zu identifizieren, da sie Unterstützung bei Entwurf, Planung, Implementierung und Ausführung bieten können.

3. Erstellen Sie ein Organigramm

Sobald Sie alle Projektbeteiligten identifiziert haben, können Sie deren genaue Verantwortlichkeiten definieren. Sie können dies tun, indem Sie ein Diagramm erstellen, in dem Sie ihre Namen, Rollen und Verantwortlichkeiten für das Projekt auflisten. Sie können ein Diagramm auch verwenden, um zu zeigen, wie die verschiedenen an einem Projekt beteiligten Personen miteinander kommunizieren und Bericht erstatten.

4. Definieren Sie Projektmeilensteine

Projektmeilensteine ​​sind alle bemerkenswerten Ereignisse in seinem Lebenszyklus. Dazu gehören wichtige Meilensteine ​​wie Projektstart- und -endtermine sowie der erfolgreiche Abschluss verschiedener Projektergebnisse. Die Definition von Projektmeilensteinen ist in der Regel wichtig für den Erfolg, da alle Beteiligten in allen Phasen des Projekts wissen, was sie erreichen müssen.

5. Erstellen Sie einen Ressourcenplan und legen Sie ein Budget fest

Ein Projektressourcenplan ist eine Liste aller Ressourcen, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind, z. B. Personen, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstung und Materialien. Sobald Sie alle für ein Projekt benötigten Ressourcen kennen, können Sie eine grobe Schätzung der benötigten Mittel für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erstellen. In dieser Phase ist es in der Regel auch wichtig zu bestimmen, wer für die Genehmigung der verschiedenen Kosten während der Ausführungsphase des Projekts verantwortlich ist.

6. Identifizieren Sie alle Abhängigkeiten, Einschränkungen und Risiken

Unter den Abhängigkeiten eines Projekts versteht man alle Aktivitäten, die sich auf den Beginn und Abschluss eines Projekts auswirken. Einschränkungen sind verschiedene Faktoren, die sich negativ auf das Ergebnis eines Projekts auswirken können, wie zum Beispiel Mangel an Zeit, Fachpersonal oder Ressourcen. Bei Risiken handelt es sich um verschiedene Ereignisse, die in jeder Phase des Projektlebenszyklus auftreten können. Wenn Sie diese rechtzeitig erkennen, können Sie die erforderlichen vorbeugenden Maßnahmen ergreifen.

7. Erstellen Sie einen Aktionsplan

Nachdem Sie alle vorherigen Schritte abgeschlossen haben, können Sie einen Projektaktionsplan erstellen, der eine Liste aller Aufgaben und Schritte ist, die das Projektteam ausführen muss, um die Projektziele zu erreichen. Einige seiner Elemente:

• Beschreibung des Hauptziels des Projekts

• Schritte, die unternommen werden müssen, um dies zu erreichen

• Verantwortliche Personen für jede Projektaufgabe

• Frist und Meilensteine ​​für jede Aufgabe

• Alle Ressourcen, die zur Erledigung von Aufgaben benötigt werden

• Metriken, mit denen Sie den Projektfortschritt messen

Entwurf einer Satzungsvorlage

Betrachten Sie diese Projektcharta-Vorlage:

(Firmenname) Satzungsentwurf

Projektname: (Name des Projekts)

Hintergrund:

(Eine kurze Erläuterung, warum das Projekt wichtig ist, einschließlich des Problems oder der Chance, die es angehen soll)

Ziele:

Kugel:

(Beschreibung des Endergebnisses des Projekts)

Wichtigste Stakeholder:

• Kundenname)

• Sponsorname)

• Projektmanager: (Name)

• Mitglieder des Projektteams: (Namen)

Hauptphasen des Projekts:

(Eine Liste der Meilensteine ​​des Projekts mit jeweils kurzen Beschreibungen)

Projektbudget:

(Eine Liste aller Projektausgaben)

Projektbeschränkungen, Risiken und Abhängigkeiten

• Einschränkungen: (Beschreiben Sie die potenziellen Einschränkungen des Projekts)

• Risiken: (Beschreiben Sie die Hauptrisiken des Projekts)

• Abhängigkeiten: (Beschreiben Sie die Abhängigkeiten des Projekts)

Ein Beispiel für den Gesetzentwurf

Betrachten Sie diesen Beispielprojektauftrag für ein Immobilienunternehmen, das nach einem geeigneten Grundstück für den Bau eines neuen Hotels sucht:

Statutenprojekt Dover Real Estate Company

Projektname: Riker Hotel Building, Austin, Texas

Hintergrund: Unser Unternehmen wurde vom Riker International Consortium mit der Suche und dem Kauf geeigneter Grundstücke für ein neues 20-stöckiges Hotel mit 250 Zimmern im historischen Viertel Rainey Street in Austin, in der Nähe von Lady Bird Lake, beauftragt.

Ziele:

• Finden Sie vor dem 1. März 2022 ein geeignetes Grundstück

• Halten Sie alle Unterlagen bereit, damit mit dem Bau bis zum 1. August 2022 begonnen werden kann.

Umfang: Das Hotel möchte vom prognostizierten Zustrom von Touristen und Arbeitskräften profitieren, der sich aus der Verlagerung verschiedener zwischenstaatlicher Unternehmen nach Texas ergibt.

Wichtigste Stakeholder:

• Kunde: Riker International Consortium

• Sponsor: Magnum Bank, Allied Investments

Projektmanager: Roger Anderson

Mitglieder des Projektteams: Diana Martins, Angela Rodriguez, John Zielinski

Hauptphasen des Projekts:

• Auswahl von mindestens fünf realisierbaren Grundstücken

• Verhandeln Sie mit den derzeitigen Eigentümern über Preise, um einen Preis zu erzielen, der mindestens 10 % unter dem geschätzten Marktwert liegt

• Unterstützung der Projektbeteiligten bei der Auswahl von Grundstücken aus einer Auswahlliste

• Vorbereitung der Unterlagen für den Grundstückskauf

• Unterstützung bei der Einholung aller notwendigen Genehmigungen für den Hotelbau

Projektbudget:

• Gehalt des Projektteams: 18.000 US-Dollar

• Logistik und Ausrüstung: 14.000 US-Dollar.

• Beratungsgebühr: 27.000 $.

• Anwaltskosten: 18.000 US-Dollar.

Projektbeschränkungen, Risiken und Abhängigkeiten:

• Einschränkungen: Suche nach einigen geeigneten Grundstücken in einem relativ begrenzten geografischen Gebiet.

• Risiken: Es wird kein Standort gefunden, den die Projektbeteiligten für geeignet halten

• Abhängigkeiten: Genehmigungen des Bürgermeisteramtes, diverser Aufsichtsbehörden