Leitfaden zum Erstellen einer Projektstatus-Meeting-Agenda (mit Vorlage)

Die Verwendung einer Tagesordnungsvorlage für Projektstatusbesprechungen kann dazu beitragen, Besprechungen organisierter und effizienter zu gestalten. Unabhängig davon, in welchem ​​Bereich Ihr Unternehmen tätig ist, wird die Möglichkeit, den Status eines Projekts zu analysieren, wahrscheinlich die Gesamtproduktivität verbessern. Zu wissen, wie man eine angemessene Projektstatusbesprechung organisiert, kann eine wertvolle Eigenschaft sein, erfordert jedoch Recherche. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Tagesordnung für eine Projektstatusbesprechung ist und warum sie wichtig ist, erläutern, wie man eine solche erstellt, und stellen eine Vorlage für eine Tagesordnung für eine Projektstatusbesprechung bereit, die Sie als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen Tagesordnung verwenden können.

Wie sieht die Tagesordnung der Projektstatusbesprechung aus?

Die Tagesordnung einer Projektstatusbesprechung ist eine Zusammenfassung der Themen, die bei der bevorstehenden Projektstatusbesprechung besprochen werden sollen. An diesen Besprechungen sind in der Regel Mitglieder des Projektteams beteiligt. Ihr Zweck besteht normalerweise darin, den bisherigen Projektfortschritt zu überprüfen, den Teammitgliedern neue Aufgaben zuzuweisen und eventuell aufgetretene Probleme zu lösen. Abhängig von den am Projekt beteiligten Parteien können an Projektstatusbesprechungen auch verschiedene Stakeholder beteiligt sein, die nicht direkt mit dem Unternehmen verbunden sind.

Der Zweck dieser Treffen besteht in der Regel darin, alle über das Projekt gesammelten Informationen zu überprüfen und Feedback von den direkt Beteiligten einzuholen, wie verschiedene Aspekte der Projektabwicklung besser optimiert werden können. Der genaue Inhalt einer Projektstatusbesprechung hängt normalerweise von der Art der Organisation und dem beteiligten Projekt ab, die meisten haben jedoch gemeinsame Punkte wie:

• Projektübersicht. Bevor Projektprobleme und deren Lösung besprochen werden, beginnen die meisten Projektstatusbesprechungen mit einer Zusammenfassung des bisherigen Projektfortschritts. Die meisten Projektmanager ziehen es vor, ihre Teams zu motivieren und einzubinden, indem sie diesen Teil des Meetings nutzen, um sich auf ihre Erfolge zu konzentrieren.

• Hindernisse: Nachdem Sie den Projektfortschritt überprüft haben, müssen Sie und andere die Probleme analysieren, die Sie daran hindern, das Projekt rechtzeitig abzuschließen, und Wege zu deren Überwindung entwickeln.

• Offene Aktivitäten: Der letzte Teil des Meetings sollte dazu genutzt werden, die Ergebnisse zusammenzufassen, die nächsten Schritte zu besprechen und die allgemeine Ausrichtung des Projekts zu bekräftigen. Am Ende der Projektagendenbesprechung sollten alle Beteiligten genau wissen, welche Ziele und Zeitpläne sie selbst und das Projekt als Ganzes haben.

Warum sind Tagesordnungen für Projektstatusbesprechungen wichtig?

Zu den wichtigsten Vorteilen einer Tagesordnung für Projektstatusbesprechungen gehören:

• Dies hilft dem Projektmanager, den Status jedes Teils des Projekts während des Meetings anhand des Feedbacks, das er von den Teammitgliedern erhält, zu bewerten.

• Dies fördert Transparenz und Verantwortlichkeit, da jedes Teammitglied weiß, welche Rolle es im Projekt spielt und welches Feedback es während des Meetings geben sollte.

• Der Projektmanager kann es als Werkzeug nutzen, um Selbstvertrauen und Motivation aufzubauen, indem er Erfolge überprüft und wichtige Ziele für den Rest des Projekts bekräftigt.

So erstellen Sie eine Tagesordnung für ein Projektstatus-Meeting

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Tagesordnung für eine Projektstatusbesprechung die folgenden Schritte:

1. Entscheiden Sie, was der Zweck des Treffens ist und wer daran teilnimmt.

Wenn Sie eine Tagesordnung für eine Projektstatusbesprechung erstellen, sollten Sie in der Regel zunächst den Zweck der Besprechung festlegen und festlegen, wen Sie einladen möchten. Dies hilft, so präzise wie möglich zu sein und Folgendes klar zu definieren:

• Was ist der Zweck des Meetings: Eine wirksame Projektstatus-Meeting-Tagesordnung sollte klar definierte Ziele und gewünschte Ergebnisse enthalten.

• Wer sind die Teilnehmer: Jeder, der an irgendeinem Aspekt des Projekts aktiv beteiligt ist, sollte eingeladen werden, seine Meinung zu äußern. Wer indirekt teilnimmt und voraussichtlich keinen nennenswerten Beitrag zur Diskussion leisten wird, hat in der Regel keinen Grund, eingeladen zu werden.

• Was die Teilnehmer vorbereiten müssen: Neben der Identifizierung der eingeladenen Personen sollte die Tagesordnung auch ihre Rollen im Meeting klar definieren. Dazu gehört, die Verantwortung für verschiedene Präsentationen klar zuzuordnen und Feedback zu verschiedenen Aspekten des Projekts zu geben.

• Wie viel Zeit ist für die Besprechung vorgesehen? Eine Projektstatusbesprechung sollte in der Regel einen klaren Zeitplan und eine klare Dauer haben, die es allen ermöglicht, jedes Thema im Detail zu besprechen, ohne dass sich dies auf ihren Arbeitsplan und ihre Produktivität auswirkt.

2. Erstellen Sie eine aktuelle Besprechungsagenda

Sobald Sie sich über die Ziele des Meetings und die Teilnehmer entschieden haben, müssen Sie alle Hauptelemente hinzufügen, aus denen sich die Tagesordnung zusammensetzt. Diese Elemente sind normalerweise:

• Der Name des Meetings, der so sein sollte, dass alle Teilnehmer den Gesamtzweck des Meetings sofort verstehen.

• Genauer Zeitpunkt und Ort des Treffens

• Vollständige Liste der an der Besprechung teilnehmenden Personen

• Ziele des Treffens

• Ein genauer Zeitplan, einschließlich der Reihenfolge, in der die Themen behandelt werden, und der Person, die für die Präsentation und das Feedback zuständig ist.

• Alle zusätzlichen Notizen, Anhänge und andere relevante Zusatzinformationen

3. Sammeln Sie Feedback von anderen Teilnehmern

Obwohl Sie als die Person, die die Tagesordnung verfasst, höchstwahrscheinlich über detaillierte Informationen über den Status des Projekts verfügen, sollte eine effektive Tagesordnung für die Projektstatusbesprechung die Bedürfnisse und Ziele aller Teilnehmer der eigentlichen Besprechung umfassen. Nachdem Sie den ersten Entwurf der Tagesordnung für die Besprechung erstellt haben, besprechen Sie ihn mit den relevanten Teammitgliedern und bitten Sie sie um Feedback zu allen Punkten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, aber aufgenommen werden sollten. Außerdem werden sie mit dem Besprechungsformat vertraut gemacht, was zu einer effizienteren und produktiveren Besprechung führen kann.

Vorlage für die Tagesordnung der Projektstatusbesprechung

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Tagesordnung für eine Projektstatusbesprechung die folgende Vorlage:

(Name des Projekttreffens)
(Datum und Uhrzeit des Treffens)
(Standort)

Teilnehmer:
(Eine vollständige Liste der Personen, die an der Sitzung teilnahmen)

Ziel:
(Eine prägnante und klare Aussage, die die Gesamtziele dieses Treffens beschreibt. Dazu gehört die Erwähnung der Themen des Treffens, der Entscheidungen, die wahrscheinlich getroffen werden, und der Frage, wie sich das Ergebnis des Treffens auf den Rest des Projekts auswirken würde.)

Tagesordnung:
(Zeitintervall 1): (Behandeltes Thema 1), (ggf. Verantwortlicher)
(Zeitintervall 2): ​​(Behandeltes Thema 2), (ggf. Verantwortlicher)
(Zeitintervall 3): (Abgedecktes Thema 3), (ggf. Verantwortlicher)
(Zeitintervall 4): (Abgedecktes Thema 4), (ggf. Verantwortlicher)

Zusätzliche Bemerkungen:
(Alle weiteren zusätzlichen Informationen, die die Teilnehmer wissen müssen)

Anhänge:
(Alle Dokumente, die während des Meetings benötigt werden)