17 Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise • BUOM

Abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche werden Sie möglicherweise gebeten, beruflich zu reisen. Wie bei jeder Reise ist es wichtig, sich auf die Reise vorzubereiten. In diesem Artikel geben wir Ihnen 17 Tipps, die Ihre nächste Geschäftsreise, egal ob im In- oder Ausland, zu einem Erfolg machen.

Was sind die häufigsten Gründe für Geschäftsreisen?

Eine Geschäftsreise ist jede Reise, auf der Sie Ihr Unternehmen vertreten. Abhängig von der Reise und ihrem Zweck könnten Sie in das nächste Land oder den nächsten Kontinent reisen.

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie möglicherweise gebeten werden, beruflich zu reisen. Hier sind einige der häufigsten Gründe für Geschäftsreisen:

  • Konferenzen

  • Verkaufsbesprechungen

  • Kundenfahrten

  • Firmen-Retreat

Warum ist die Vorbereitung einer Geschäftsreise wichtig?

Durch die Vorbereitung einer Geschäftsreise können Sie sicher reisen, bei Ihren Kollegen einen guten Eindruck hinterlassen und Ihre Reiseziele erreichen. Da Sie alle notwendigen Arbeitsgeräte zur Hand haben, können Sie alle unerwarteten Aufgaben, die während Ihrer Reise auftreten können, wie z. B. Kundenanfragen nach Informationen, problemlos bewältigen.

12 Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise im Inland

Hier sind 12 Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächste Geschäftsreise im Inland zu einem Erfolg zu machen:

1. Packen Sie das Nötigste ein

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Kleidung für die gesamte Reise mitbringen und bequeme und für die Veranstaltung, an der Sie teilnehmen, geeignete Sachen einpacken. Bringen Sie Kleidung mit, die der Kleiderordnung oder der Kultur des Unternehmens bzw. des Landes entspricht, wenn Sie ins Ausland reisen.
Auch wenn Sie in erster Linie beruflich reisen, möchten Sie während Ihres Aufenthaltes möglicherweise eine Zeit außerhalb des Büros verbringen. Möglicherweise müssen Sie für bestimmte Aktivitäten Gegenstände oder Kleidung einpacken, wie zum Beispiel:

  • Reisekleidung

  • Bequeme Schuhe

  • Sportausrüstung

  • Formelle Kleidung für ein besonderes Abendessen oder eine besondere Veranstaltung

Packen Sie neben Kleidung und Toilettenartikeln auch Ihre elektronischen Geräte und eventuell benötigte Ladegeräte oder Adapter ein.

2. Überprüfen Sie das lokale Wetter

Unabhängig von der Jahreszeit ist es immer eine gute Idee, vor einer Geschäftsreise die Wettervorhersage zu prüfen, damit Sie richtig packen und auf schlechtes Wetter vorbereitet sind, das sich auf Ihre Reisepläne auswirken könnte. Erwägen Sie das Packen mehrerer Schichten, um unerwarteten Wetterbedingungen Rechnung zu tragen. Auf diese Weise können Sie Ihr Outfit jederzeit anpassen, um es Ihnen so bequem wie möglich zu machen, wenn sich das Wetter Tag und Nacht ändert. Einige andere Dinge, die Sie möglicherweise einpacken müssen:

  • Regenschirm

  • Wasserdichte oder Regenstiefel

  • Handschuhe

  • Dicke Socken

  • Atmungsaktive/leichte Kleidung

  • Sonnenschutz

3. Planen Sie Ihre Reise im Voraus

Egal, ob Sie mit dem Flugzeug, dem Schiff, dem Auto oder der Bahn anreisen, Sie sollten rechtzeitig reservieren. Dies stellt sicher, dass Sie sich den besten Preis sichern, aber auch die beste Wahl für Ihr Zuhause haben. Die Möglichkeit, in einem Hotel zu übernachten, das nur wenige Gehminuten von Ihrer Tagung oder Konferenz entfernt liegt, ist Grund genug, im Voraus zu reservieren.

4. Laden Sie wichtige Adressen vorab auf Ihr Telefon herunter

Sie können sicherstellen, dass Sie über alle korrekten Informationen verfügen, indem Sie wichtige Adressen im GPS Ihres Telefons speichern, bevor Sie Ihr Ziel erreichen. Dieser kleine Schritt kann Ihnen helfen, Ihr gewünschtes Ziel rechtzeitig zu erreichen.

5. Planen Sie für einen frühen oder späten Flug den Check-in in Ihrem Hotel ein.

Einige Hotels bieten einen früheren Check-in an, die meisten verlangen jedoch eine Anreise nach 14:00 Uhr. Wenn Sie über Nacht bleiben oder einen frühen Flug antreten, buchen Sie vor Ihrer Ankunft ein Hotelzimmer für die Nacht. So können Sie bei Ihrer Ankunft im Hotel sofort einchecken und entspannen.

6. Erstellen Sie eine Route

Der Reiseplan ermöglicht es Ihnen, jeden Aspekt Ihrer Geschäftsreise vorwegzunehmen. Wenn Sie in einer Gruppe reisen, kann es auch sinnvoll sein, einen Cloud-Reiseplan zu erstellen, den Sie dann mit Ihren Kollegen teilen können.

7. Bereiten Sie sich auf das Meeting oder die Veranstaltung vor

Abhängig vom Zweck Ihrer Reise halten Sie möglicherweise eine Präsentation auf einer Konferenz oder einem Meeting, nehmen an einer Konferenz oder Schulung teil, schließen einen Kaufvertrag ab oder erreichen ein anderes wichtiges Geschäftsziel. Überprüfen Sie unbedingt wichtige Details wie:

  • Menschen, die du triffst

  • Orte, die Sie besuchen

  • Kleiderordnung

  • Besondere Überlegungen für den Tagungsort, wie z. B. Sicherheitsausrüstung auf der Baustelle.

  • Die Ausrüstung, die Sie für eine Präsentation benötigen

8. Drucken Sie Materialien im Voraus aus

Es ist eine gute Idee, alle Ihre Materialien auszudrucken oder zumindest vor Ihrer Ankunft zu planen, einen Drucker zu finden. Erwägen Sie die Nutzung eines Cloud-Speichers für Dokumente, die Sie möglicherweise auf Reisen aktualisieren müssen. Mit jeder dieser Optionen können Sie sicherstellen, dass Sie über alle Dokumente verfügen, die Sie möglicherweise an Ihre Gesprächspartner weitergeben müssen, oder über gedruckte Kopien wichtiger Notizen verfügen.

9. Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor

Es kommt immer wieder zu Reiseverzögerungen und Terminabsagen, daher ist es wichtig, die Reise mit einer positiven Einstellung und einem flexiblen Zeitplan zu beginnen. Je mehr Sie über Ihr Reiseziel wissen, desto einfacher ist es, bei Bedarf Besprechungen zu verschieben oder ein neues Hotel zu finden.

10. Verfolgen Sie Ihre Einkäufe

Wenn Sie beruflich verreisen, können Sie zur Deckung der Reisekosten eine Firmenkarte verwenden oder Ihr Unternehmen verlangt von Ihnen, die Artikel selbst zu bezahlen und Ihre Ausgaben zu verfolgen, damit Sie bei Ihrer Rückkehr eine Rückerstattung erhalten. Es ist wichtig, den Überblick über alles, was Sie kaufen, zu behalten und alle Quittungen aufzubewahren. Es ist auch wichtig, Fotos von Ihren Quittungen zu machen, damit Sie bei Verlust sicher sein können, dass Sie später eine volle Rückerstattung erhalten.

11. Schlafen Sie ausreichend

Da Sie beruflich unterwegs sind, ist es wichtig, wachsam, konzentriert und professionell zu bleiben. Wenn Sie können, planen Sie Ihre Besprechungen erst, nachdem Sie sich ausgeruht haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie international reisen, erhebliche Zeitunterschiede haben oder über Nacht reisen. Wenn Sie direkt nach der Landung einen Termin haben, empfiehlt es sich, Ohrstöpsel oder Kopfhörer, eine Augenmaske und ein Nackenkissen mitzubringen, damit Sie sich während des Fluges ausruhen können.

12. Planen Sie Zeit zum Entspannen ein

Während einer Geschäftsreise steht zwar die Arbeit im Mittelpunkt, aber Sie müssen sich auch Zeit zum Entspannen nehmen. Besuchen Sie während Ihres Aufenthalts das Spa oder fragen Sie, ob das Hotel über ein Fitnessstudio verfügt.
Es ist auch eine gute Idee, sich mehr Zeit zu nehmen, um Spaß zu haben. Selbst wenn Sie nur einen Tag länger bleiben können, wird es einen großen Unterschied machen, die Sehenswürdigkeiten besichtigen und sich entspannen zu können, bevor Sie nach Hause fahren. Bedenken Sie jedoch, dass Sie wahrscheinlich die Kosten für diesen zusätzlichen Tag ohne Erstattung durch das Unternehmen tragen müssen.

5 zusätzliche Tipps für internationale Reisen

Zusätzlich zu den oben genannten Tipps helfen Ihnen die folgenden fünf Tipps, sich auf einen Auslandseinsatz vorzubereiten:

1. Schützen Sie Ihren internationalen Datentarif

Stellen Sie sicher, dass Sie vor Ihrer Geschäftsreise die Roaming-Limits und -Tarife Ihres Telefon- und Datentarifs kennen, damit Sie sicher sein können, dass Sie Ihre Telefonrechnung verwalten und sie auch während Ihrer Abwesenheit verfügbar haben. In der Regel können Sie Ihr aktuelles Telefon gegen eine zusätzliche Auslandsgebühr von Ihrem Mobilfunkanbieter nutzen oder sich bei Geschäftsreisen ins Ausland auf eine Wi-Fi-basierte Konnektivität verlassen.

2. Kennen Sie die Visabestimmungen

Wenn Sie beruflich ins Ausland reisen, verlangen einige Länder ein Arbeitsvisum, damit Sie während Ihres Besuchs geschäftlich tätig werden können. Wenn Sie in einem neuen Land ankommen, müssen Sie den Zoll passieren, wo Sie aufgefordert werden, die entsprechenden Dokumente vorzulegen, bevor Ihnen die Einreise gestattet wird. In jedem Land gelten unterschiedliche Regeln und Vorschriften. Daher ist es wichtig, die Visabestimmungen für das Land, in das Sie fliegen, sowie für alle Reiseziele, durch die Sie fliegen, zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie im Voraus über die erforderlichen Unterlagen verfügen.

3. Erlernen Sie grundlegende Sprachkenntnisse

Wenn Sie in ein anderes Land reisen, ist es hilfreich, grundlegende Sätze in Ihrer Muttersprache und gebräuchliche Slang-Wörter zu lernen, um mit Einheimischen zu kommunizieren, Hilfe zu finden und sich angemessen zu verhalten. Einige gebräuchliche Sätze, die Ihnen in einfachen Situationen helfen können, sind:

  • Wo ist die Toilette?

  • Sprechen Sie Englisch?

  • Ich spreche nicht (Sprache).

  • Kannst du mir helfen?

  • Hallo!

  • Auf Wiedersehen.

  • Bitte.

  • Danke.

  • Entschuldigung.

4. Lernen Sie lokale Bräuche kennen

Jedes Land hat seine eigenen Bräuche und eine Reihe akzeptabler oder höflicher Verhaltensweisen. Machen Sie sich vor Ihrer Geschäftsreise mit der örtlichen Etikette, wichtigen Bräuchen, die Sie einhalten sollten, und Dingen, die Sie während Ihres Aufenthalts vermeiden sollten, vertraut. In manchen Kulturen ist es beispielsweise üblich, zu einem Treffen mit einem neuen Kunden ein Geschenk mitzubringen.

5. Bewahren Sie Ihren Reisepass sicher auf

Um den Verlust oder die Verlegung Ihres Reisepasses zu vermeiden, wird empfohlen, dass Sie Ihren Reisepass und alle anderen Wertgegenstände während Ihrer Reise an einem sicheren Ort in Ihrem Hotelzimmer aufbewahren. Einige andere Gegenstände, die Sie sicher aufbewahren sollten:

  • Wertvoller Schmuck

  • Freies Geld

  • Zusätzliche Kreditkarten

  • Elektronische Geräte

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